Teamassistenz Immobilienverwaltung (m/w/d)

Wentzel Dr. - Immobilien seit 1820; Düsseldorf; On-site; EUR 32,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmenfitness-Angebot

Mobilitätskonzept (Deutschlandticket)

Strukturierte Einarbeitung

Fort- und Weiterbildungsangebote

30 Tage Urlaub + besondere freie Tage

Job summary

Wentzel Dr. - Immobilien seit 1820 in Düsseldorf sucht eine teamorientierte Teamassistenz für die Immobilienverwaltung. Du behältst den Überblick, organisierst Abläufe und unterstützt das Team im Tagesgeschäft.

Zu deinen Aufgaben gehören Post, Korrespondenz, Stammdatenpflege, Empfang, Rechnungsprüfung und das Erstellen von Aufträgen sowie Verträgen. Du bringst Organisationstalent, Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität mit.

Qualifications

• Kaufmännische Basis: abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Organisation ist Ihre Stärke: strukturiertes, zuverlässiges Arbeiten
• Serviceorientierung: freundlicher Umgang mit Menschen und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität: eigenständig arbeiten und mit anpacken
• Digitale Kompetenz: sicherer Umgang mit MS Office und neuen Programmen
• Teamplayer: Zusammenarbeit mit Kollegen und positiver Beitrag

Responsibilities

• Organisationsaufgaben im Tagesgeschäft der Immobilienverwaltung
• Posteingang digital bearbeiten und Team bei der Korrespondenz unterstützen
• Daten & Akten in Systemen pflegen und aktuell halten
• Telefon- und Empfangsaufgaben, Gäste empfangen
• Rechnungen prüfen und kontieren, insbesondere von Versorgern im Leerstand
• Aufträge, Freigabeformulare, Bauregie- und Mietverträge nach Vorgabe erstellen
• Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung des Teams

Skills

Organisation

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Hands-on-Mentalität

MS Office

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement)

Tools

MS Office

Job description

Stellenbeschreibung

Mitten in Düsseldorf. Mitten im Immobiliengeschehen. Zwischen modernen Quartieren, gewachsenen Wohnlagen und einem dynamischen Immobilienmarkt sorgen wir bei Wentzel Dr. dafür, dass Immobilien professionell betreut und zuverlässig verwaltet werden.

Stellenbeschreibung Mitten in Düsseldorf. Mitten im Immobiliengeschehen. Zwischen modernen Quartieren, gewachsenen Wohnlagen und einem dynamischen Immobilienmarkt sorgen wir bei Wentzel Dr. dafür, dass Immobilien professionell betreut und zuverlässig verwaltet werden. Damit im Hintergrund alles rundläuft, braucht es Menschen, die organisieren, mitdenken und den Überblick behalten. Genau hier kommst du ins Spiel.

Als Teamassistenz unterstützt du unsere Immobilienverwaltung im operativen Tagesgeschäft, hältst deinem Team organisatorisch den Rücken frei und sorgst dafür, dass Informationen, Abläufe und Unterlagen zuverlässig zusammenlaufen.

Du magst Struktur, arbeitest gerne im Team und behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

• Organisation mit Überblick: Du unterstützt unsere Immobilienverwaltung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles zuverlässig läuft
• Post & Korrespondenz: Du bearbeitest den digitalen Posteingang und unterstützt das Team bei der Korrespondenz – von Schreiben nach Vorgabe bis hin zu Serienbriefen
• Daten & Akten im Griff: Du pflegst Akten sowie Stammdaten in unseren Systemen und sorgst dafür, dass alle Informationen vollständig und aktuell hinterlegt sind
• Telefon & Empfang: Du übernimmst zeitweise den Telefondienst, nimmst eingehende Anrufe entgegen, leitest diese weiter und empfängst unsere Gäste vor Ort
• Rechnungen sorgfältig bearbeiten: Du prüfst und kontierst Rechnungen von Energieversorgern im Zusammenhang mit Leerständen
• Unterstützung in der Immobilienverwaltung: Du erstellst nach Vorgabe Aufträge, Freigabeformulare, Bauregierechnungen, Nachträge zu Mietverträgen sowie Dienstleistungsverträge
• Büroorganisation: Du unterstützt bei weiteren administrativen Themen und sorgst gemeinsam mit dem Team dafür, dass Abläufe und Unterlagen gut organisiert sind

Dein Profil

• Kaufmännische Basis: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation
• Organisation ist deine Stärke: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dich zukommen
• Serviceorientierung: Du hast Freude am Umgang mit Menschen, kommunizierst freundlich und unterstützt dein Team mit einer lösungsorientierten Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität: Du packst mit an, arbeitest eigenständig und denkst gerne einen Schritt weiter
• Digital fit: MS Office gehört für dich zum Arbeitsalltag und du arbeitest dich schnell in neue Programme ein
• Teamplayer: Du arbeitest gerne mit anderen zusammen und trägst mit deiner positiven Art zu einer guten Zusammenarbeit bei

Warum wir?

• Fit und aktiv: Mit unserem Firmenfitnessangebot über „EGYM Wellpass“ bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark – die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance!
• Mobilität, die dich weiterbringt: Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticket oder einem Businessbike – ganz nach deinen Bedürfnissen
• Wohl durchdachte Einarbeitung: Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest
• Immer einen Schritt voraus: Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben
• Mehr als nur Urlaub: Neben 30 Tagen Erholungsurlaub hast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einen halben Urlaubstag
• Dein neuer Wohlfühlort: Ob du nach Düsseldorf ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst – wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir, schnell in der Stadt anzukommen

Über uns

Über 200 Jahre Wentzel Dr.! Ein Traditionsunternehmen schreibt Geschichte und bietet erstklassige Perspektiven: Mit unserer unabhängigen hanseatischen Immobilienkompetenz treffen wir mehr denn je den Zeitgeist. Verantwortlich dafür sind die Menschen dahinter, rund 300 Kolleginnen und Kollegen. Sie überzeugen mit Engagement und Expertise, im Immobilien- und Facility Management sowie als Immobilienmakler. Zusammen gestalten wir die Immobiliendienstleistung von morgen. Dabei verbinden uns fundierte Fachkenntnisse, innovative Prozesse und eine teamorientierte Unternehmenskultur. Was uns außerdem ausmacht? Ein starker Zusammenhalt, Verlässlichkeit, Loyalität und Qualität. Wir sind stets mit Leidenschaft dabei. Und Du?