Teamassistenz Immobilienverwaltung (m/w/d)

Wentzel Dr. GmbH; Düsseldorf; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmenfitness

Deutschlandticket

Mentor-Programm

Weiterbildung

Urlaub 30 Tage

Geburtstags-Urlaub

Wohnungssuche-Hilfe

Job summary

Wentzel Dr. GmbH sucht eine teamorientierte Teamassistenz zur Unterstützung der Immobilienverwaltung im operativen Tagesgeschäft in Düsseldorf.

Sie sorgen für reibungslose Abläufe, pflegen Akten und Stammdaten, bearbeiten den Posteingang und unterstützen das Team in der Korrespondenz. Zu Ihren Aufgaben gehören Telefon- und Empfangstätigkeiten, das Prüfen von Rechnungen und das Vorbereiten von Aufträgen sowie Dienstleistungsverträgen.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Strukturiertes, zuverlässiges Arbeiten auch bei mehreren Aufgaben.
• Freundliche Kommunikation und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Eigenständige, proaktive Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Teamfähiges Arbeiten.

Responsibilities

• Unterstützung der Immobilienverwaltung im operativen Tagesgeschäft.
• Organisieren von Abläufen und Unterlagen.
• Bearbeitung digitaler Posteingänge und Korrespondenz.
• Telefon- und Empfangstätigkeiten zeitweise.
• Rechnungen prüfen und kontieren von Energieversorgern im Leerstand.
• Aufträge, Freigabeformulare und Mietverträge vorbereiten.
• Büroorganisation in Zusammenarbeit mit dem Team.

Skills

Kaufmännische Basis

Organisationsstärke

Serviceorientierung

Hands-on-Mentalität

Digital fit

Teamplayer

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung / Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Stellenbeschreibung

Mitten in Düsseldorf. Mitten im Immobiliengeschehen.
Zwischen modernen Quartieren, gewachsenen Wohnlagen und einem dynamischen Immobilienmarkt sorgen wir bei Wentzel Dr. dafür, dass Immobilien professionell betreut und zuverlässig verwaltet werden.
Damit im Hintergrund alles rundläuft, braucht es Menschen, die organisieren, mitdenken und den Überblick behalten. Genau hier kommst du ins Spiel.
Als Teamassistenz unterstützt du unsere Immobilienverwaltung im operativen Tagesgeschäft, hältst deinem Team organisatorisch den Rücken frei und sorgst dafür, dass Informationen, Abläufe und Unterlagen zuverlässig zusammenlaufen.
Du magst Struktur, arbeitest gerne im Team und behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Klingt nach einer Aufgabe, die zu dir passt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

• Organisation mit Überblick: Du unterstützt unsere Immobilienverwaltung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles zuverlässig läuft
• Post & Korrespondenz: Du bearbeitest den digitalen Posteingang und unterstützt das Team bei der Korrespondenz – von Schreiben nach Vorgabe bis hin zu Serienbriefen
• Daten & Akten im Griff: Du pflegst Akten sowie Stammdaten in unseren Systemen und sorgst dafür, dass alle Informationen vollständig und aktuell hinterlegt sind
• Telefon & Empfang: Du übernimmst zeitweise den Telefondienst, nimmst eingehende Anrufe entgegen, leitest diese weiter und empfängst unsere Gäste vor Ort
• Rechnungen sorgfältig bearbeiten: Du prüfst und kontierst Rechnungen von Energieversorgern im Zusammenhang mit Leerständen
• Unterstützung in der Immobilienverwaltung: Du erstellst nach Vorgabe Aufträge, Freigabeformulare, Bauregierechnungen, Nachträge zu Mietverträgen sowie Dienstleistungsverträge
• Büroorganisation: Du unterstützt bei weiteren administrativen Themen und sorgst gemeinsam mit dem Team dafür, dass Abläufe und Unterlagen gut organisiert sind

Dein Profil

• Kaufmännische Basis: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation
• Organisation ist deine Stärke: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dich zukommen
• Serviceorientierung: Du hast Freude am Umgang mit Menschen, kommunizierst freundlich und unterstützt dein Team mit einer lösungsorientierten Arbeitsweise
• Hands‑on‑Mentalität: Du packst mit an, arbeitest eigenständig und denkst gerne einen Schritt weiter
• Digital fit: MS Office gehört für dich zum Arbeitsalltag und du arbeitest dich schnell in neue Programme ein
• Teamplayer: Du arbeitest gerne mit anderen zusammen und trägst mit deiner positiven Art zu einer guten Zusammenarbeit bei

Warum wir?

• Fit und aktiv:Mit unserem Firmenfitnessangebot über „EGYMWellpass“ bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark – die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance!
• Mobilität, die dich weiterbringt:Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticketoder einem Businessbike – ganz nach deinen Bedürfnissen
• Wohl durchdachte Einarbeitung:Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest
• Immer einen Schritt voraus:Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben
• Mehr als nur Urlaub:Neben 30 Tagen Erholungsurlaub hast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einen halben Urlaubstag
• Dein neuer Wohlfühlort:Ob du nach Düsseldorf ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst – wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir schnell in der Stadt anzukommen

Kontakt

Fragen? Ich bin für dich da!Melde dich gerne telefonisch oder per WhatsApp bei mir,Vanessa Mauri Stephan, unter0171 7633860. Bitte sende keine Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse über WhatsApp, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Kleiner Hinweis: Schau nach deiner Bewerbung auch mal in deinen Spam-Ordner – manchmal landen unsere Nachrichten dort.