Teamassistenz / Backoffice (m/w/d)in Vollzeit

Hirn Immobilien GmbH; Ulm; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein familiengeführtes Immobilienunternehmen in Ulm sucht eine engagierte Fachkraft für die Unterstützung der Immobilienvermittlung. Zu den Aufgaben gehören die Planung von Terminen, die Erstellung von Exposés und die Kommunikation mit Kunden. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen haben und über ein hohes Maß an Organisationsgeschick sowie sehr gute Deutschkenntnisse verfügen. Das Unternehmen bietet ein strukturiertes Onboarding und ein angenehmes Arbeitsumfeld.

Leistungen

Unbefristete Festanstellung

Professionelles Onboarding

Helle Büroräume

Gesundheit & Extras

Qualifikationen

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und Prioritäten zu setzen.
• Hervorragendes Deutsch in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Terminplanung, Unterlagenverwaltung und Datenpflege.
• Erstellung professioneller Exposés.
• Beantwortung von Kundenanfragen per Telefon und E-Mail.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Digitales Know-how

Belastbarkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Die im Jahr 1988 gegründete Hirn Immobilien GmbH ist ein familiengeführtes mittelständisches Immobilienunternehmen in der Region Ulm und Neu-Ulm. Die Tätigkeitsfelder liegen in der klassischen Wohnimmobilienvermittlung über die Vermarktung von Investmentprojekten bis hin zum Vertrieb von Bauträgermaßnahmen. Wir setzen auf Vertrauen und ein faires Miteinander im Team ebenso mit unseren Kunden.

Aufgaben

• Von Terminplanung über Unterlagenverwaltung bis zur Datenpflege – du hältst die Abläufe im Griff
• Du erstellst professionelle Exposés auf Basis unserer Vorlagen
• Grundrisse und Wohnflächenberechnungen, organisierst alle Objektunterlagen und stellst die Vermarktung sicher.
• Du beantwortest Kundenanfragen per Telefon & E‑Mail, begleitest Eigentümer im Onboarding und bist die erste Anlaufstelle für Interessenten.
• Behördengänge, Objektaufnahmen, Events & Seminare – du bringst Struktur auch nach draußen.
• Du unterstützt unser Vertriebsteam, koordinierst Abläufe und stellst sicher, dass Deals vorbereitet, begleitet und erfolgreich abgeschlossen werden können.
• Nice to have: Marketing‑Support – falls Du Lust auf Social Media, Grafikdesign, etc. hast unterstützen wir dich gerne.

Qualifikation

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Arbeitsweise: Strukturiert, selbstständig und zuverlässig – du hältst Abläufe im Griff und behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick.
• Organisationstalent: Du kannst mehrere To‑Do‘s parallel koordinieren, setzt Prioritäten und bringst Projekte pünktlich ins Ziel.
• Kommunikation: Sehr gutes Deutsch in Wort & Schrift sowie ein sicheres, freundliches Auftreten im direkten Kundenkontakt.
• Teamgeist: Du arbeitest gerne mit anderen zusammen und hast Lust, gemeinsam mit dem Vertrieb Erfolge zu feiern.
• Digital Fit: Du bist affin für digitale Tools und arbeitest dich schnell in neue Systeme ein.
• Belastbarkeit: Auch in intensiven Phasen bleibst du ruhig, fokussiert und souverän.

BITTE NICHT BEWERBEN WENN…

• … dir Organisation, Struktur und Genauigkeit nicht liegen.
• … du phasenweise intensive Arbeit und hohen Einsatz scheust.
• … du keine Lust hast, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
• … du lieber Dienst nach Vorschrift machst, statt Verantwortung zu übernehmen.
• … dein Deutsch nicht mindestens auf Muttersprachenniveau ist.

Benefits

WORAUF DU DICH FREUEN KANNST:

• Sicherer Einstieg & Perspektive: Unbefristete Festanstellung in einem renommierten, familiengeführten Unternehmen mit klarem Fokus auf langfristige Zusammenarbeit.
• Professionelles Onboarding & Mitgestaltung: Strukturierter Einstieg mit persönlichem Mentor, klaren Prozessen und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und aktiv mitzugestalten.
• Arbeitsumfeld zum Wohlfühlen: Zentrale Innenstadt‑Lage in Ulm, helle Büroräume, flache Hierarchien, kollegiale Atmosphäre und als Plus die wohl flauschigsten Bürohunde.
• Gesundheit & Extras: Zugang zu Wellpass, die Möglichkeit zum Bikeleasing sowie regelmäßige Firmenevents, bei denen der gemeinsame Spaß nicht zu kurz kommt.

HABEN WIR DEIN INTERESSE GEWECKT?

Senden uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Startdatum und Gehaltswunsch per Mail oder nutze direkt das unten stehende Formular!

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