Aktiviere Job-Benachrichtigungen per E-Mail!

Teamassistentin / Office Managerin (m/w/d)

Universität Bielefeld

Bielefeld

Vor Ort

EUR 30.000 - 50.000

Teilzeit

Vor 2 Tagen

Sei unter den ersten Bewerbenden

Erhöhe deine Chancen auf ein Interview

Erstelle einen auf die Position zugeschnittenen Lebenslauf, um deine Erfolgsquote zu erhöhen.

Zusammenfassung

An einer renommierten Hochschule wird ein Teamassistent/Office Manager gesucht, der die administrative Unterstützung in einer dynamischen Umgebung übernimmt. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem innovativen Team zu arbeiten, das an der Schnittstelle von Wissenschaft und Wirtschaft tätig ist. Die Position umfasst vielfältige Aufgaben, von der Organisation von Veranstaltungen bis hin zur Unterstützung bei Personalmaßnahmen. Wenn Sie Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten mitbringen, ist dies Ihre Chance, einen wertvollen Beitrag zu leisten und die Zukunft aktiv mitzugestalten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Mobile Arbeitsmöglichkeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Zusatzversorgung

Gesundheitsangebote

Qualifikationen

Abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen Beruf.
Alternativ: Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung.

Aufgaben

Administrative Unterstützung der Gruppenleitung und des Teams.
Koordination der Abläufe in der Gruppe und Organisation von Veranstaltungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

MS-Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Berufsausbildung in Verwaltungsberufen

Qualifikation mit Berufserfahrung

Tools

SAP

Excel

In der Technischen Fakultät ist folgende Position zu besetzen: Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) Kennziffer: Tech25198

Start: nächstmöglich
Teilzeit 50 %
Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet

Ihr Arbeitsbereich als Teamassistent*in/ Office Manager*in (m/w/d) liegt in einer neu gegründeten Gruppeder Technischen Fakultät im Bereich der Biotechnologie. Perspektivisch werden Sie Teil eines Officepools, der aufgabenbezogene Schwerpunkte mehrerer Gruppen betreut.

Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 21 Forschungsgruppen, 240 Mitarbeiter*innenund knapp 1400 Studierenden. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.

Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und spannende Tätigkeiten mit kurzen Kommunikationswegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur. Ihre Aufgaben Ihre Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen und Hilfskräfte der Arbeitsgruppe für Anliegen und Auskünfte aller Art
administrative und organisatorische Unterstützung der Gruppenleitung und des gesamten Teams
Koordination und Organisation der typischen Abläufe in der Gruppe (z. B. Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungen, Inventarisierung, Pflege der Homepage, Schlüsselverwaltung, Buchungen von Räumen, Terminkoordination und -vereinbarung)
Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Meetings und Tagungen)
Übernahme von Vertretung von Kolleg*innen in den anderen Gruppen der Fakultät
Zusammenarbeit mit der Fakultätsverwaltung bei:
- Vorbereitung von Personalmaßnahmen
- Finanzplanung von Beschaffungen, Reisekosten sowie Personalkosten für Hilfskräfte
- Überwachung des Mittelabflusses sowie der verfügbaren Mittel der Gruppe
- Finanzierungsprüfungen von Drittmittelprojekten
- Verwaltung von Prüfungen und Abwicklung von Masterbewerbungen

Unser Angebot

Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet
Teilzeit 50 %

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
flexible Arbeitszeiten und grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)

Ihr Profil Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS-Office)
gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
Fähigkeit und Freude in Teams zusammenzuarbeiten
ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähigkeit und Bereitschaft, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und ausgeprägte Serviceorientierung
die Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen und proaktives Handeln

Das wünschen wir uns

erste Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Officemanagement, optimalerweise in der Betreuung von Teams oder im Hochschulumfeld
Erfahrung im Bereich vonPersonalmaßnahmen
Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
Erfahrungen im Umgang mit SAP
Erfahrungen in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen mit Excel

Interessiert? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen. Bewerbungsfrist: 02.06.2025 Kontakt
Frau Daniela Isert
0521 106-12365
recruitment.techfak@uni-bielefeld.de
Anschrift
Universität Bielefeld
Dekanat der Technischen Fakultät
Daniela Isert
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert.Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk.Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeitvorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.