Teamassistent:in (m/w/d)

Wbs Schulen; Hamm; Hybrid; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Vermögenswirksame Leistungen

Sabbatical-Option

Job summary

WBS SCHULEN sucht eine engagierte Büroassistenz zur Unterstützung der Schulleitung. Die Aufgaben umfassen Sekretariat, Empfang, Bewerbungsmanagement für Schüler:innen und Pflege der Kontakte zu Kooperationspartner:innen.

Sie arbeiten im Team, arbeiten zuverlässig und strukturiert. MS Office beherrscht du sicher, idealerweise mit erster Erfahrung im Schulsekretariat. Die Stelle ist befristet im Rahmen einer Elternzeitvertretung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Erfahrung in Assistenz, Empfang oder Sekretariat von Vorteil
• Gute Organisationsfähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise

Responsibilities

• Gemeinsam mit deinem Team organisierst du in Teilzeit 20 Stunden pro Woche Sekretariat und Empfang und unterstützt die Schulleitung im Tagesgeschäft.
• Du koordinierst Anrufe, berätst Interessierte und begleitest das Bewerbungsmanagement für Schüler:innen.
• Du pflegst den Kontakt zu Kooperationspartner:innen, baust vertrauensvolle Beziehungen auf und entwickelst die Zusammenarbeit weiter.

Skills

Kooperationspartnermanagement

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Bei den WBS SCHULEN arbeitest du an einem Ort, an dem Menschen wachsen und du mit ihnen. Ganz gleich, ob du unterrichtest, organisierst, berätst oder im Hintergrund dafür sorgst, dass alles läuft: Deine Arbeit trägt dazu bei, Bildung wirksam, modern und menschlich zu gestalten. Dieser Sinn verbindet uns und macht unseren Alltag besonders.

Unsere Kultur ist geprägt von echtem Miteinander. Wir unterstützen uns und schaffen ein Umfeld, in dem neue Ideen gefordert und gefördert werden. Empathie, Vertrauen, Engagement und Mut prägen, wie wir zusammenarbeiten: offen, wertschätzend und auf Augenhöhe. Bei uns findest du ein Team, das dir den Rücken stärkt, dich inspiriert und gemeinsam mit dir neue Ziele erreicht.

Gleichzeitig richten wir unseren Blick immer nach vorn: Wir entwickeln Bildung weiter, nutzen moderne Tools und KI. Ob im Unterricht, in der Verwaltung oder in Projekten: Du bekommst Freiraum, Dinge auszuprobieren, Lösungen zu gestalten, Fehler zu machen, daraus zu lernen und deine Stärken einzubringen.

Deine Aufgaben

• Gemeinsam mit deinem Team organisierst du in Teilzeit mit 20 Stunden pro WocheSekretariat und Empfang und unterstützt die Schulleitung im Tagesgeschäft.
• Du koordinierst Anrufe, berätst Interessierte und begleitest das Bewerbungsmanagement für Schüler:innen.
• Du pflegst den Kontakt zu Kooperationspartner:innen, baust vertrauensvolle Beziehungen auf und entwickelst die Zusammenarbeit weiter.
• Anträge, Bescheinigungen, Statistiken und Protokolle bearbeitest du sorgfältig und unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung.
• Du verwaltest Schulunterlagen und wirkst bei Veranstaltungen, Messen und der Standortkommunikation mit.

Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung auf 1,5 Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung über den Befristungszeitraum hinaus kann sich abhängig von den betrieblichen Möglichkeiten ergeben.

Deine Stärken

• Mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung und erster Erfahrung in Assistenz, Empfang oder Sekretariat bist du gut vorbereitet.
• Du arbeitest zuverlässig, selbstständig und strukturiert und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
• Mit deinem freundlichen, verbindlichen Auftreten arbeitest du gern im Team und kommunizierst sicher mit unterschiedlichen Ansprechpersonen.
• Erfahrungen im Kooperationspartnermanagement sowie im Schulsekretariat sind von Vorteil; Kommunikationsstärke und Konfliktfähigkeit runden dein Profil ab.
• Im Umgang mit MS Office bist du sicher und erledigst administrative Aufgaben routiniert.

Das bieten wir dir: deine Vorteile

Work-Life-Balance: Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie | 30 Tage Urlaub | Sabbatical | Urlaub in unseren Seminarhäusern in Berlin und Pommritz | Bezahlte Kinderkrankentage | Bezahlter Sonderurlaub für die Pflege von Angehörigen

Gesundheit: Sport- und Entspannungsangebote mit Voiio | JobRad | Firmenfitness mit EGYM Wellpass | Yoga-Retreats | Firmenläufe | Nahrungsergänzungsmittel | Coaching- und Beratungsangebote

Persönliche Entwicklung: Drei Weiterbildungstage | Individuelle fachliche und persönliche Entwicklung | Systemische Coachin | Bildungsreisen mit Erasmus+ | LinkedIn Learning | Leadership Management Programm | Microsoft 365 mit Copilot

Benefits+: Angebote und Rabatte über Corporate Benefits | Zuschuss zum Deutschlandticket | Kostenfreier Zugang zu Gesundheitskursen, Coachings und digitale Kinderbetreuung via Voiio

Gemeinsam stark: Jahresfeiern und Teamevents | Teamentwicklungen | Mentoringprogramm und Onboarding-Seminare | Achtsame Meetingkultur

Arbeiten mit Sinn: Gestalte die Zukunft der Bildung mit KI | Sinnstiftende Tätigkeiten mit gesellschaftlichem Mehrwert | Gemeinwohlorientierung mit Fokus auf Nachhaltigkeit | Spendenaktion Herzensprojekte by WBS GRUPPE

Dein Kontakt

Noch Fragen offen? Dann melde dich gerne bei Lena Wieglepp (Team Recruiting) und tausch dich mit ihr aus:030 9210 952 00.