Teamassistent:in im Vorstandsteam (m/w/d)

WBS TRAINING AG; Berlin; Hybrid; EUR 38.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

WBS TRAINING AG sucht einen Teamassistenten (m/w/d) für die Unterstützung des Führungsteams in administrativen Aufgaben. In dieser Rolle übernehmen Sie das Office Management, organisieren Termine und sind die zentrale Anlaufstelle zwischen Vorstand und Mitarbeitern. Sie benötigen eine abgeschlossene Berufsausbildung und müssen kommunikativ sowie organisiert sein. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeiten und eine wertschätzende Unternehmenskultur.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Vertrauensarbeitszeit

Fortbildungsangebote

Homeoffice-Möglichkeiten

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich.
• Erste Berufserfahrung im Büro-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung des Führungsteams mit administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Koordination von Terminen und Dokumentenmanagement.
• Bearbeitung von Unterschrifts- und Behördenangelegenheiten.

Kenntnisse

Kommunikation

Organisation

Medienkompetenz

Ausbildung

Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

Jobbeschreibung

DEINE AUFGABEN.

Als engagierte und kompetente Teamassistent:in unterstützt du unser Führungsteam mit Herz und Organisationstalent in administrativen und organisatorischen Belangen. In dieser Schlüsselposition übernimmst du das überwiegend digitale Office Management und koordinierst Termine und weitere Aufgaben der drei Mitglieder unseres Vorstands. Du bist zentrale Anlaufstelle und Schnittstelle zwischen Vorstand, unseren Mitarbeitenden sowie externen Partnern und leistest einen wichtigen Beitrag für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.

• Kommunikation und Terminmanagement: Du vermittelst kommunikativ zwischen Vorstand, Mitarbeitenden und externen Stakeholdern über verschiedene Kanäle und organisierst zuverlässig Termine für die Mitglieder des Vorstands.

• Dokumenten- und Postmanagement: Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post und verwaltest die digitale und physische Ablage von Dokumenten zu Vorstandsangelegenheiten.

• Unterschrifts- und Behördenangelegenheiten: Du kümmerst dich um die Einholung von Unterschriften vom Vorstand und unterstützt bei der Bearbeitung und Weiterleitung behördlicher Unterlagen.

• Bestellwesen und Reisebuchungen: Du kümmerst dich um Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen, führst Recherchen und Besorgungen durch und übernimmst die Buchung sowie Abrechnung von Geschäftsreisen für die Vorstandsmitglieder.

• Du übernimmst Sonderaufgaben vom Vorstand nach Bedarf, bspw. Versandaktionen, Recherchen, Erstellung diverser Schreiben oder Sacharbeiten.

• Unterstützung anderer Kollegen im Vorstandsteam bei Bedarf: Bei größeren Veranstaltungen wie Tagungen oder Jahresfeiern hilfst du bei der Organisation, Begrüßung und Koordination vor Ort. In digitalen Meetings mit größerer Teilnehmerzahl unterstützt du die digitale Meetingraumverwaltung im Hintergrund.

• Vorbereitung und Ausstattung von Besprechungsräumen – sowohl für Videokonferenzen als auch für persönliche Meetings.

Dein Arbeitsplatz ist nach Absprache an ca. 1-3 Tagen pro Woche in unserem Seminarhaus Essentis in Berlin (Weiskopffstr. 16/17, 12459 Berlin) sowie an anderen Tagen an unserem Firmensitz im Lorenzweg 5. Der Wechsel zwischen diesen Arbeitsorten ermöglicht dir Präsenzaustausch mit den Mitgliedern des Vorstands, wie auch das Kennenlernen und die Interaktion mit vielen Kolleg:innen aus unterschiedlichen Bereichen. In dieser Stelle sind 20 % Homeoffice möglich.

DEINE STÄRKEN.

Werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze unser Führungsteam dabei, das Tagesgeschäft reibungslos zu gestalten. Dabei bist du mit Herz und Verstand bei der Arbeit. Lebe mit uns digitale Arbeitsorganisation, empathische Kommunikation und effiziente Arbeitsabläufe. Durch deine schnelle Auffassungsgabe und strukturierte Art sorgst du nicht nur für eine effektive Zusammenarbeit, sondern behältst auch stets den Überblick über vielfältige Aufgaben.

WAS WIR BENÖTIGEN.

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, Office Management oder vergleichbare Kompetenzen sowie erste Berufserfahrung im Büro-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich.

• Hohe Medien- und PC-Kompetenz bei einer selbstständigen, strukturierten Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortlichkeit.

• Sehr gute Deutschkenntnisse, die dir eine effektive Kommunikation mit vielseitigen Menschen ermöglichen.

DAS WÄRE SCHÖN.

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden und in Verwaltungsangelegenheiten.

• Fähigkeit, herausfordernde Situationen zu meistern gepaart mit einer lösungsorientierten Denkweise.

• Freude am Arbeiten im Team.

• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

DEINE VORTEILE UND BENEFITS BEI UNS.

ARBEITEN MIT SINN.Entfalte dein volles Potenzial | Fokus auf Gemeinwohl und Nachhaltigkeit | Eigenverantwortliches Arbeiten | WBS HerzensProjekte

GESUNDHEIT.Mache mit bei Fitness-Challenges | Virtuelle Sportangebote | Jobrad | Mentale Gesundheit mit 7mind@work | Vegetarische Bio-Lebensmittel

WORK-LIFE-BALANCE. Genieße 30 Tage Urlaub | Vertrauensarbeitszeit | Sabbatical |180 Tage Arbeiten im EU-Ausland | Workation in unseren Seminarhäusern

DIGITALES ARBEITEN.Sei digital vernetzt mit deinen Kolleg:innen | Remote Work mit Microsoft 365und Copilot | Ergonomische Arbeitsplatzausstattung

WOHLFÜHLEN.Erlebe ein herzliches Miteinander | Achtsame Meetingkultur | Coachingangebote | Transparente Kommunikation | Wohlfühlplattform Voiio

BERUF UND FAMILIE. Nutze flexible Arbeitszeiten und Homeoffice | Familienurlaub in unseren Seminarhäusern |Bezahlter Sonderurlaub für die Pflege von Angehörigen

PRÄMIEN UND RABATTE.Profitiere von Prämienzahlungen | Rabatte und Corporate Benefits | Zuschüsse zu Versicherungen und der betrieblichen Altersvorsorge

VERANSTALTUNGEN.Feiere mit bei Jahresfeiern in Berlin | Individuelle Teamevents und Weihnachtsfeiern | Yoga- und Pilates-Retreats | Onboarding-Event

PERSÖNLICHE ENTWICKLUNG.Bilde dich weiter mit diversen Trainingsangeboten | Drei Weiterbildungstage pro Jahr | Digitale Lernplattform | KI-Schulungen

*Hinweis: Je nach Position und Standort variieren die Benefits.

DEIN KONTAKT ZUR WBS GRUPPE.

Lisa Raab | Recruiting Team WBS GRUPPE

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