Team Assistenz (m/w/d) bei der Sovereign Tech Agency

interim Group; Berlin; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Organisation in Berlin sucht eine Team Assistenz, die für administrative Aufgaben und die Büroorganisation verantwortlich ist. Der Bewerber sollte Erfahrung in der Verwaltung mitbringen, strukturiert arbeiten und kommunikationsstark sein. Flexible Arbeitsmodelle und eine Vergütung von 48.000-57.000 € im Jahr werden angeboten.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitsmodelle

Unterstützung bei Weiterbildung

Vertragslaufzeit von zwei Jahren

Qualifikationen

• Mindestens abgeschlossene Berufsausbildung in Verwaltung oder Wirtschaft.
• Fundierte Erfahrung in der Terminkoordination.
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Verantwortlich für die Terminkoordination des Teams.
• Koordinierung von Reisebuchungen und -abrechnungen.
• Allgemeine Büroorganisation und Rechercheaufgaben.

Kenntnisse

Proaktive Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Ausbildung

Abgeschlossene verwaltungstechnische oder kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Moderne Collaborations-Tools

Jobbeschreibung

Die Sovereign Tech Agency ist eine öffentliche Organisation für die digitale Souveränität von Wirtschaft und Gesellschaft. Unsere Mission ist es, die Grundlagen unseres selbstbestimmten digitalen Handelns zu stärken und offene digitale Technologien als die kritische Infrastruktur des 21. Jahrhunderts abzusichern.

Offene digitale Infrastrukturen sind das Rückgrat der digitalen Welt, vergleichbar mit Straßen und Brücken im physischen Raum. Sie ermöglichen Informationsfluss, Verwaltung, Handel und Innovation. Die erfolgreichste Strategie hierfür ist Open-Source-Software: Sie ist das Fundament unserer digitalen Gesellschaft – leistungsfähig, kollaborativ und demokratisch.

Im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWE) investieren wir in kritische Softwarekomponenten, entwickeln Programme und schaffen Strukturen, um das Open-Source-Ökosystem nachhaltig zu stärken, inklusive der Menschen, die es tragen.

Unsere Arbeit ist weltweit einzigartig. Dabei setzen wir Standards für den Umgang mit offener digitaler Infrastruktur und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für Resilienz, technologische Vielfalt und eine öffentliche digitale Grundversorgung.

Gemeinsam bauen wir die digitale Zukunft Europas – offen, sicher und souverän.

Aufgaben

Als Team Assistenz bist Du erste*r Ansprechpartner*in für das Team in administrativen Fragen und verantwortlich für unser Büro. Du kümmerst Dich um die Terminkoordination für das Team und unsere Geschäftsführung, bereitest Meetings vor und nach, koordinierst Reisebuchungen, unterstützt im Einkauf und sorgst dafür, dass sowohl unser Büro als auch unsere digitalen Workspaces aufgeräumt bleiben.

Deine Aufgaben:

• Terminkoordination und Pflege des Teamkalenders
• Reisebuchungen und -abrechnungen
• Unterstützung im Einkauf
• Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Zuarbeit bei administrativen Abläufen
• Koordination von Bewerbungsverfahren
• Lizenzmanagement und – verwaltung
• allgemeine Büroorganisation
• allgemeine Rechercheaufgaben

Qualifikation

• Abgeschlossene verwaltungstechnische oder kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare mehrjährige
• Erfahrung
• Proaktive, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Fundierte Erfahrung mit Terminkoordination und der dazugehörigen Korrespondenz nach innen und außen
• Lust auf die Arbeit mit modernen Collaborations-Tools und technische Themen
• Freude an Teamwork und kollegialer Zusammenarbeit
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
• Da unsere Unternehmenssprache Englisch ist, solltest Du Dich darin sicher ausdrücken können.

Für uns ist Deine Motivation genauso wichtig wie Dein Lebenslauf. Wir begrüßen ausdrücklich auch Bewerbungen, die nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir freuen uns darüber hinaus, im Anschreiben mehr über individuelle Eigenschaften und Fähigkeiten zu erfahren, die hier nicht aufgeführt sind, aber relevant für die Stelle sein könnten.

Benefits

• Je nach Erfahrungstand und Qualifikation bieten wir für diese Rolle eine Vergütung von 48.000-57.000 € (in Anlehnung TVÖD 9b) bei einer 40-Stunden-Woche
• Mitaufbau einer wachsenden und international sichtbaren Organisation, die in ihrem Feld Pionierarbeit leistet
• Flexible Arbeitsmodelle für alle Lebenssituationen in unserem Büro in Berlin-Mitte, mit der Option, nach Absprache tageweise remote zu arbeiten
• 30 Tage Urlaub bei 5 Arbeitstagen pro Woche
• Wir unterstützen Dich in Deiner fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Vertragslaufzeit von zwei Jahren mit dem Ziel anschließend zu entfristen
• In unserem Team zählt Deine Stimme: Es ist explizit erwünscht, eigene Ideen und Vorschläge zur Organisationsentwicklung einzubringen und diese aktiv mitzugestalten

Wir sind ein diverses Team und begrüßen die Bewerbung von BPoC, Menschen mit Behinderung, Menschen mit Migrationsgeschichte und Menschen anderer Gruppen, die in der Technologieentwicklung unterrepräsentiert sind.

Wenn Du zu diesen Gruppen gehörst, weise in Deiner Bewerbung gerne darauf hin, aber wir möchten darum bitten, in Deinen Unterlagen auf ein Foto von Dir sowie Informationen zu Alter, Geschlecht, Familienstand oder Ähnlichem zu verzichten.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben bis zum 01.07.2025.

Wir werden Dir den Eingang Deiner Unterlagen per E-Mail bestätigen und Dir anschließend weitere Schritte mitteilen. Bewerbungsgespräche finden ggf. bereits vor Ablauf der Frist statt.