Team-Assistenz (m/w/d)

Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz e. V.; Frankfurt; Vor Ort; EUR 30.000 - 35.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung sucht eine Team-Assistenz in Frankfurt am Main. In dieser Teilzeitstelle unterstützen Sie die Abteilung in organisatorischen Aufgaben, koordinieren Termine und verwalten die Kommunikation sowohl intern als auch extern. Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Büro oder Verwaltung mit und haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Ein attraktives Umfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und zusätzlichen Benefits erwartet Sie.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Unterstützung bei Kinderbetreuung

Betreuung und berufliche Entwicklung

Dienstausweis für kostenfreien Eintritt in städtische Museen

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Verwaltung oder als Fremdsprachensekretär*in.
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen sind erforderlich.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung der Abteilung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen und Veranstaltungen.
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen und Dokumentation.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Eigeninitiative

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder Verwaltung

Tools

MS-Office-Anwendungen

SAP

Jobbeschreibung

Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN), Frankfurt am Main

Stellenausschreibung Ref. #11-25004

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den zwölf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftler*innen aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Hauptsitz der Gesellschaft ist die Mainmetropole Frankfurt im Herzen Deutschlands. Hier befindet sich auch eine der bekanntesten Senckenberg-Einrichtungen, das Senckenberg Naturmuseum.

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Frankfurt im Stab International Science Policy eine

Team-Assistenz (m/w/d)

(Teilzeit: 50%)

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Abteilung in allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben gemeinsam mit einer im Institut bereits tätigen Assistentin, u.a. Buchhaltung inklusive Überwachung und Abstimmung der Buchungen in SAP, Bestellwesen, Recherchearbeiten und Angebotseinholung, Bearbeitung des Postein- und Postausganges
• Planung, Koordination und Verwaltung interner und externer Termine der Arbeitsgruppen
• Unterstützung bei Vertragsangelegenheiten
• Organisation und Unterstützung im On- und Offboarding von Mitarbeitenden und internationalen Gastforscher*innen
• Betreuung von Gästen, Gastwissenschaftler*innen; Ansprechpartner*in für Praktikanten*innen, Studierende, Doktorand*innen und Postdocs
• Erstellen von Reisekostenabrechnungen
• Verhandlungssichere interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Sitzungen
• Dokumentations- und Berichtswesen, insbesondere: Jährliche Zusammenstellung und Eingabe der übergeordneten Abteilungsdaten in die Datenbank zur Berichterstattung an den Zuwendungsgeber
• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Verwaltung oder als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, freundliches und professionelles Auftreten
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen

• eine attraktive und herausfordernde Tätigkeit in einem motivierten Team
• selbstständiges Handeln in einem internationalen und professionellen Umfeld
• flexible Arbeitszeiten – mobiles Arbeiten – Unterstützung bei Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) – Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in städtische Museen – Jahressonderzahlung – betriebliche Altersvorsorge
• Ort: Frankfurt am Main
• Beschäftigungsumfang: Teilzeit (20 Stunden/Woche)
• Vertragsart: Zunächst befristet für 2 Jahre
• Vergütung: Tarifvertrag des Landes Hessens, TV-H E 8

Senckenberg engagiert sich für Vielfalt. Wir profitieren von den unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiter*innen und freuen uns über jede Bewerbung qualifizierter Kandidat*innen, unabhängig von Alter, Geschlecht oder geschlechtlicher Identität, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Kultur der Zusammenarbeit.

Sie möchten sich bewerben?

Dann senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, detaillierter Lebenslauf, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse) in elektronischer Form (als zusammenhängende PDF-Datei) bitte unter Angabe der Referenz #11-25004 bis zum 24.06.2025 an recruiting(at)senckenberg.de oder bewerben Sie sich direkt auf unserer Homepage über das Online Bewerbungsformular.

Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung