Team Assistenz (m/w/d)

TEICON Engineering GmbH; Dortmund; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Ingenieurbüro in Dortmund sucht eine Assistenz zur Unterstützung der Bereichsleitung Engineering. Verantwortlich für die Terminverwaltung, Besprechungsorganisation und Reisemanagement, idealerweise verfügen Sie über eine Ausbildung im Büromanagement und mehrjährige Erfahrung. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Englischkenntnisse auf C1-Niveau sind Voraussetzung. Das Unternehmen bietet zukunftsorientierte Zusatzleistungen und eine wertschätzende Unternehmenskultur.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Dienstrad Nutzung

Kompetente Rundum-Betreuung

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Erfahrung in einem international aufgestellten Konzern von Vorteil.
• Selbstmanagement und Engagement für die Aufgaben.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Bereichsleitung Engineering.
• Terminverwaltung, Besprechungsorganisation, Reisen management.
• Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen.

Kenntnisse

MS-Office-Anwendungen

Englisch C1

Organisatorisches Talent

Kommunikationsstärke

Teamgeist

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement

Ausbildung zur Fremdsprachenkorrespondentin

Tools

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

IHRE VORTEILE

• Zukunftsorientierte Zusatzleistungen: Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung durch Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die Möglichkeit, ein Dienstrad zu nutzen.
• Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
• Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
• Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter.
• Ein wertschätzendes Miteinander: Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Anerkennung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

• In Ihrer Rolle als Assistenz übernehmen Sie die umfassende administrative Unterstützung der Bereichsleitung Engineering.
• Sie verantworten die Terminverwaltung und -koordination, organisieren interne und externe Besprechungen sowie das gesamte Reisemanagement inklusive Visabeschaffung, Reiseabrechnungen, Konferenz-Calls, Workshops und Veranstaltungen – von der Raum- und Verpflegungsbuchung bis hin zum Zeitmanagement.
• Sie wirken aktiv an der Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten, Konzepten, Auswertungen sowie Präsentationen und Besprechungsunterlagen mit.
• Sie arbeiten eng mit angrenzenden Fachbereichen wie beispielsweise dem Bereich Human Resources Management zusammen.
• Sie fungieren innerhalb der Abteilung als zentrale Ansprechperson für die Büroorganisation und koordinieren die administrativen Abläufe eigenverantwortlich.

IHR PROFIL

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/Industriekaufmann oder Kauffrau/Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement erfolgreich absolviert und verfügen über mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion; zusätzliche Qualifikationen sind von Vorteil.
• Alternativ verfügen Sie über eine Ausbildung zur Fremdsprachenkorrespondentin/zum Fremdsprachenkorrespondenten oder eine vergleichbare Qualifikation mit ausgeprägtem organisatorischem Bezug.
• Idealerweise haben Sie bereits in einer ähnlichen Funktion innerhalb eines international aufgestellten Konzerns gearbeitet.
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Excel, PowerPoint und Word) mit; Kenntnisse in ERP-Systemen sind von Vorteil.
• Für die tägliche Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld beherrschen Sie die englische Sprache sicher in Wort und Schrift auf mindestens C1-Niveau.
• Sie arbeiten organisiert, strukturiert und eigenverantwortlich, verfügen über ein hohes Maß an Selbstmanagement und zeigen großes Engagement.
• Ihr Auftreten ist freundlich, sicher und serviceorientiert; zudem überzeugen Sie durch ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamgeist und Kooperationsfähigkeit.
• Auch in anspruchsvollen oder zeitkritischen Situationen bleiben Sie gelassen und treffen überlegte Entscheidungen mit klarer Priorisierung.