Team-Assistenz der Abteilung Recht & Compliance (befristet bis 30.11.2027) (m/w/d)

F. Hoffmann-La Roche Gruppe; Grenzach; Vor Ort; EUR 55.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Gesundheitsorganisation sucht einen engagierten Mitarbeiter für die Unterstützung der internen Abläufe und das Vertragsmanagement. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Organisation von Projekten, die Erstellung von Kommunikationsmaterialien und die Durchführung von Workshops. Ihre Fähigkeiten in der Kommunikation und im Projektmanagement sind entscheidend, um die Effizienz im Team zu steigern. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Ihre Karriere in der Gesundheitsbranche voranzutreiben.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer Kanzlei oder einem Unternehmen.
• Erfahrung im Management größerer Projekte/Workstreams.

Aufgaben

• Mitarbeit bei der Organisation und Steuerung interner Abläufe.
• Eigenverantwortliche Bearbeitung administrativer Vorgänge.

Kenntnisse

Englisch

Projektmanagement

Kommunikation

Analytisches Denken

Lösungsorientierung

Tools

G-Suite

MS-Office

agile Tools

Jobbeschreibung

At Roche you can show up as yourself, embraced for the unique qualities you bring. Our culture encourages personal expression, open dialogue, and genuine connections, where you are valued, accepted and respected for who you are, allowing you to thrive both personally and professionally. This is how we aim to prevent, stop and cure diseases and ensure everyone has access to healthcare today and for generations to come. Join Roche, where every voice matters.

The Position

Aufgaben:

Organisation und Zusammenarbeit:

• Zu deinen Aufgaben gehört die Mitarbeit bei der Organisation und Steuerung der internen Abläufe. Dies umfasst die Erstellung von Präsentationen, Kommunikationsmaterialien und Entscheidungsvorlagen, die Planung und Durchführung von Projekten sowie die Organisation von Workshops, Teamterminen und Reisen.

• Du unterstützt das Team, indem du die innerbetriebliche Zusammenarbeit organisierst und steuerst. Dazu zählen die Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sowie die Planung und Durchführung von Projekten und die Koordination von Terminen.

Vertragsmanagement:

• Die Prüfung von Vertragsanpassungen mit Partnern im Gesundheitswesen in Abstimmung mit den Rechtsanwälten der Abteilung fällt in deinen Aufgabenbereich.

• Du übernimmst die Implementierung, Pflege und Aktualisierung von Vertragsvorlagen.

Administrative und operative Vorgänge:

• Ein wichtiger Teil deiner Rolle ist die selbstständige Bearbeitung komplexer administrativer und operativer Vorgänge, insbesondere die Erstellung von Schriftsätzen für Gerichte, Rechtsanwälte, Staatsanwälte und Behörden. Zudem bearbeitest du eigenverantwortlich Haftungsfälle und bereitest Unterlagen für Versicherungen und Kanzleien auf.

• Du bearbeitest selbstständig und eigenverantwortlich komplexe administrative und operative Vorgänge, einschließlich Schriftsätze mit externen Parteien. Die Bearbeitung von Haftungsfällen und die Aufbereitung von Unterlagen für Versicherungen und Kanzleien gehören ebenfalls zu deinem Verantwortungsbereich.

Unternehmensprojekte und Compliance:

• Du übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben in größeren Unternehmensprojekten, wie z.B. crossfunktionale Workshops zum Risikomanagement, und führst selbstständig Aufgaben im Compliance Monitoring sowie Untersuchungen bei Business Ethics Incident (BEI) Fällen in Abstimmung mit dem Compliance Officer durch.

• Die eigenverantwortliche Übernahme von Aufgaben in Unternehmensprojekten und die Durchführung von Compliance-Aufgaben sind wesentliche Bestandteile deiner Tätigkeit. Dies beinhaltet unter anderem die Leitung von Workshops zum Risikomanagement sowie die Mitarbeit im Compliance Monitoring und bei der Untersuchung von BEI-Fällen.

Personalprozesse und Kommunikation:

• Die eigenständige Durchführung von Ein- und Austrittsprozessen von Mitarbeitenden der Abteilung Recht & Compliance gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.

• Du gestaltest und pflegst das gesamte Kommunikations- und Online-Angebot von Recht & Compliance, insbesondere die Erstellung von Infomaterialien sowie die Implementierung und Nutzung von Softwaretools.

Anforderungsprofil:

• Du bringst mehrjährige (mindestens 3 Jahre) Berufserfahrung in einer Kanzlei oder einem Unternehmen mit.

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Du besitzt umfassende Systemkenntnisse (G-Suite, MS-Office oder andere Projektmanagement-Tools) und hast Erfahrung im Umgang mit agilen Tools und Methoden (z.B. Scrum).

• Du hast Erfahrung im Management größerer Projekte/Workstreams

• Sehr gute Fähigkeiten zur selbstständigen Planung und Organisation administrativer und logistischer Aufgaben zeichnen dich aus, ebenso wie deine ausgeprägte Lernbereitschaft.

• Du verfügst über eine hohe Kommunikationsfähigkeit und arbeitest analytisch sowie lösungsorientiert.

• Eine schnelle Auffassungsgabe gehört zu deinen Stärken.

• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein hohes Maß an Eigeninitiative sind für dich selbstverständlich.

• Es ist uns sehr wichtig, dass du gerne im Team arbeitest, aktiv mitdenkst und Dein selbstständiges Handeln von Pragmatismus und Lösungsorienterung geprägt ist.

Die Position ist auf 2 Jahre befristet.

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