Team Assistenz bei Focus Magazin (m/w/d)

BurdaVerlag Publishing GmbH; Berlin; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

30 Tage Urlaub

Mobiles Arbeiten

EU-Ausland Arbeitszeit bis 20 Tage/Jah

Job summary

BurdaVerlag Publishing GmbH sucht eine administrative Unterstützung in Berlin für zwei Jahre. Zu Ihren Aufgaben gehören allgemeine Büroaufgaben, E-Mail-Bearbeitung, Kalenderpflege, Terminabstimmung und Dokumentenverwaltung.

Sie koordinieren interne sowie externe Stakeholder, unterstützen bei Präsentationen und Berichten, verwalten Reisen und Logistik, organisieren Meetings und Veranstaltungen und sammeln Daten für Berichte.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position oder im Büromanagement.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Teamplayer:in mit Serviceorientierung.

Responsibilities

• Allgemeine Büroaufgaben, Annahme von Anrufen, E-Mails, Terminvereinbarungen und Dokumentenverwaltung.
• Organisation von Kalendern, Aufgabenlisten und Büromaterialien für das Team.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten.
• Koordination mit internen und externen Stakeholdern, Empfang und Weiterleitung von Nachrichten.
• Gästemanagement Podcast »Machtmenschen«.
• Reisebuchungen, Unterkünfte und logistische Anforderungen verwalten.
• Meeting-Koordination inklusive Agenda, Unterlagen und Protokollen.
• Veranstaltungsorganisation wie Konferenzen oder Team-Building-Aktivitäten.
• Datenverwaltung und Berichterstattung, Erstellung von Berichten und Präsentationen.

Skills

Organisation

Zeitmanagement

Kommunikation

Teamfähigkeit

Kundenorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung / vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Focus ist das zukunftsorientierte Nachrichtenmagazin, das durch eine hohe Kompetenz bei den Themen Politik, Wirtschaft, Technologie und Gesellschaft die öffentliche Diskussion in Deutschland prägt. Focus bietet jede Woche Themen hoher Aktualität sowie umfassende Orientierung und eröffnet konkrete Handlungsoptionen. Das reichweitenstarke Magazin ist eine Marke des BurdaVerlags. Dieser ist mit seinen Print- und Digitalmarken (u.a. Bunte, Netdoktor) das größte publizistische Unternehmen unter dem Dach von Hubert Burda Media.

Berlin, Vollzeit, befristet auf zwei Jahre

Was dich bei uns erwartet...

• Administrative Unterstützung: Allgemeine Büroaufgaben wie Anrufannahme, E-Mail-Bearbeitung,Terminvereinbarungen und Dokumentenverwaltung
• Organisation und Pflege von Kalendern, Aufgabenlisten und anderen relevanten Unterlagen sowie die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien für das Team
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten
• Kommunikation und Koordination: Effektive Kommunikation mit internen und externen Stakeholder:innen, einschließlich des Empfangs und der Weiterleitung von Nachrichten
• Gästemanagement Podcast "Machtmenschen"
• Verwaltung der Reisebuchungen, Unterkünften und anderen logistischen Anforderungen
• Koordination von Meetings, einschließlich der Vorbereitung von Agenda, Unterlagen und Protokollen
• Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen oder Team-Building-Aktivitäten
• Datenverwaltung und Berichterstattung: Sammeln und Verwalten von Daten für Berichte und Präsentationen
• Erstellung von Berichten und Präsentationen auf Grundlage der gesammelten Daten
• Sicherstellung der Einhaltung von Fristen bei Berichtserstellung

Was wir uns von dir wünschen...

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position oder im Büromanagement
• Exzellente organisatorische und Zeitmanagement-Fähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
• Proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise
• Teamplayer:in mit der Fähigkeit, gut mit verschiedenen Persönlichkeiten zusammenzuarbeiten

Was wir bieten...

• Flexibel arbeiten – so, wie es zu dir passt 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten geben dir Raum für eine individuelle Arbeitsgestaltung. Darüber hinaus hast du die Option, bis zu 20 Tage pro Jahr aus dem EU-Ausland zu arbeiten oder zusätzliche Urlaubstage zu erwerben.
• Entwickle dich weiter Ob Training, Weiterbildung oder Coaching: Wir unterstützen dich dabei, deine fachlichen und persönlichen Stärken weiterzuentwickeln und deinen nächsten Karriereschritt zu gehen.
• Mehr drin als nur dein Gehalt Profitiere von attraktiven Zusatzleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge, JobRad, Gesundheitsmanagement, Sabbaticals und einem bezuschussten Betriebsrestaurant in Offenburg und München.
• Deine Extras - Deine Wahl Mit unserer Wellpass-Mitgliedschaft, einem Zuschuss zum ÖPNV, attraktiven Corporate Benefits oder der Möglichkeit, unsere Zeitschriften als e-Paper oder in gedruckter Form zu beziehen, kannst du selbst wählen, was am besten zu dir passt.
• Zusammen mehr erleben Ob Fasching, Sommerfest oder die Aktionswochen "BurdaCares" – bei uns gibt es regelmäßig Gelegenheiten, Kolleg:innen auch abseits des Arbeitsalltags zu treffen und gemeinsam etwas zu erleben. Wer sich gerne bewegt, kann sich beim Burda Run Club, bei Firmenläufen oder beim Lunch Break Yoga sportlich austoben.
• Gemeinsam Verantwortung übernehmen Mit unseren Stiftungen und Initiativen wie "Burda bewegt" engagieren wir uns gesellschaftlich. Du möchtest dein eigenes Herzensprojekt unterstützen? Wir geben dir dafür Raum.

Vielfalt & Bewerbung...

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Join us!

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