Team Assistant

Citywire; München; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

A leading financial media company in Munich is seeking a proactive Team Assistant to support office administration. This varied role involves managing supplies, handling invoices, coordinating travel, and assisting with research. Ideal candidates will be fluent in German and English, highly organized, and comfortable with Microsoft Office and learning new tools. The position offers a friendly work environment and opportunities for professional growth.

Leistungen

Generous holiday entitlement: 30 days per annum

Flexible working options

Annual allowance for wellness activities

Eye-test and glasses allowance

Deutschlandticket

Qualifikationen

• Some prior experience in a team assistant or administrative role.
• Reliable and detail-oriented, able to prioritize tasks.
• Comfortable with using technology and willing to learn.

Aufgaben

• Ensure the office is well-stocked and functional.
• Handle incoming invoices and liaise with authorities.
• Manage travel arrangements for the team.
• Support the Managing Director with desk research.

Kenntnisse

Fluent in German and English

Organizational skills

Communication skills

Problem-solving

Attention to detail

Tools

Microsoft Office

HubSpot

Jobbeschreibung

Team Assistant - Munich

We’re looking for a proactive and highly organised Office Administrator / Team Assistant to join our growing team in Germany. You’ll play a key role in keeping the office running smoothly, while supporting the wider team with a range of administrative, research, and coordination tasks.

This is a varied and hands-on role, perfect for someone who enjoys taking ownership of their work, solving problems, and being a helpful presence in the day-to-day life of a busy office. You’ll be working closely with colleagues across departments, so collaboration, communication, and attention to detail are essential.

What you’ll be doing :

• Ensuring the office is well-stocked, tidy, and functional – including ordering supplies, managing breakfast and refreshments, and handling basic landlord communication.
• Handling incoming invoices, organising correspondence with German authorities (e.g. social security), and liaising with HR and accounting teams in London when needed.
• Managing travel arrangements for the team, including BahnCard setup, bookings, loyalty schemes, and reimbursements.
• Coordinating website changes with our London team and helping with translations or updates for new topics and team members.
• Supporting the Managing Director and team with desk research (e.g. new markets, investor types, asset classes) and contributing to internal presentation preparation.
• Setting up internal strategy days and offsites.
• Assisting with the setup of marketing emails, you'll be trained on HubSpot and help prepare event pages to support event launches and invitation mailouts.
• Providing reliable, flexible support across projects and tasks as needed - from desk plans to light data entry.

What we’re looking for :

Experience : Some prior experience in a team assistant, administrative or office coordination role.

Languages : Fluent in German and English (spoken and written) is essential.

Organisation : Reliable and detail-oriented, with the ability to prioritise tasks and juggle multiple deadlines.

Technical Proficiency : Comfortable with Microsoft Office and open to learning tools like HubSpot.

Communication : A clear communicator who’s confident working with different teams and managing external correspondence.

Initiative : A self-starter who notices what needs doing and gets on with it.

Meet Citywire

We cover - and connect - all sides of the $100 trillion global asset management industry - through our news, events and insights.

At Citywire, we uphold a culture rooted in honesty, integrity , and fairness , where every voice is valued and heard. Our culture promotes constructive dialogue and collaboration on a global scale.

Join the team at the Heart of Wealth.

Our perks :

Generous holiday entitlement : 30 days per annum in addition to public holidays.

Flexible working options.

540 annual allowance for well-being activities or gym memberships, with assistance available for monthly or annual costs.

Eye-test and glasses allowance.

Deutschlandticket

Citywire is an equal opportunities employer.

Teamassistenz - München

Wir suchen eine proaktive und gut organisierte Teamassistenz für unser wachsendes Team in Deutschland. Du spielst eine wichtige Rolle dabei, den reibungslosen Ablauf im Büro zu gewährleisten, und unterstützt das gesamte Team bei einer Vielzahl von Verwaltungs-, Recherche- und Koordinationsaufgaben.

Es handelt sich um eine abwechslungsreiche und praxisorientierte Tätigkeit, die perfekt für jemanden geeignet ist, der gerne Verantwortung übernimmt, Probleme löst und sich im Arbeitsalltag eines geschäftigen Büros als hilfreiche Kraft einbringt. Du arbeitest eng mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammen, daher sind Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Liebe zum Detail unerlässlich.

Aufgaben :

Sicherstellen, dass das Büro gut ausgestattet, aufgeräumt und funktionsfähig ist – einschließlich der Bestellung von Verbrauchsmaterialien, der Organisation von Frühstück und Erfrischungen sowie der grundlegenden Kommunikation mit dem Vermieter.

Bearbeitung eingehender Rechnungen, Organisation der Korrespondenz mit deutschen Behörden (z. B. Sozialversicherung) und bei Bedarf Zusammenarbeit mit den Personal- und Buchhaltungsteams in London.

Reisevorbereitungen für das Team, einschließlich BahnCard-Einrichtung, Buchungen, Treueprogrammen und Erstattungen.

Koordination von Website-Änderungen mit unserem Team in London und Hilfe bei Übersetzungen oder Aktualisierungen für neue Themen und Teammitglieder.

Unterstützung des Geschäftsführers und des Teams bei der Sekundärrecherche (z. B. neue Märkte, Investortypen, Anlageklassen) und Mitwirken bei der Vorbereitung interner Präsentationen

Organisation interner Strategietage und Offsite-Meetings sowie Unterstützung bei der Verwaltung der HubSpot-Veranstaltungsseiten und E-Mail-Marketingkampagnen.

Zuverlässige und flexible Unterstützung bei Projekten und Aufgaben nach Bedarf

Was wir suchen :

Erfahrung : Einige Erfahrungen in einer Position als Teamassistenz oder Bürokoordinator.

Sprachen : Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) sind unerlässlich.

Organisation : Zuverlässigkeit und Detailorientierung, mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und mehrere Termine unter einen Hut zu bringen.

Technische Kompetenz : Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft, sich in Tools wie HubSpot einzuarbeiten.

Kommunikation : Klare Kommunikation, selbstbewusstes Arbeiten mit verschiedenen Teams und Management der externen Korrespondenz.

Initiative : Selbständiges Arbeiten, Erkennen von Aufgaben und deren Umsetzung.

Lernen Sie Citywire kennen

Wir berichten über alle Bereiche der 100 Billionen Dollar schweren globalen Vermögensverwaltungsbranche und verbinden sie miteinander – durch unsere Nachrichten, Veranstaltungen und Recherchen.

Bei Citywire pflegen wir eine Kultur, die auf Ehrlichkeit, Integrität und Fairness basiert und in der jede Stimme geschätzt und gehört wird. Unsere Kultur fördert den konstruktiven Dialog und die Zusammenarbeit auf globaler Ebene.

Unser Angebot :

Urlaubsanspruch : 30 Tage pro Jahr zusätzlich zu den gesetzlichen Feiertagen.

Sehr flexible Arbeitsmöglichkeiten.

540 € jährliche Zulage für Wellness-Aktivitäten oder Fitnessstudio-Mitgliedschaften, mit Unterstützung für monatliche oder jährliche Kosten.

Zulage für Augenuntersuchungen und Brillen.

Deutschlandticket

Citywire ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.