Shared Personal Assistant To CLT (m/w/d)

Imperial Brands PLC; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Imperial Brands PLC in Hamburg sucht eine erfahrene Assistenz/Koordination zur Organisation der Büroinfrastruktur und Unterstützung des Market Leadership Teams Germany sowie des DACH Clusters im Tagesgeschäft.

Sie arbeiten eng mit internen Stakeholdern zusammen, managen Budgetprozesse, planen Meetings und reisen national/international. Deutsche und englische Sprachkenntnisse sind erforderlich; MS Office, SAP R/3, SRM und Baswarekenntnisse von Vorteil. Bewerbungen mit Lebenslauf werden erbeten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion.
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ein professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Themen.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP R/3, SRM und Basware sind von Vorteil.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, hohe Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe.
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für das Cluster Leadership Team DACH sowie interne und externe Stakeholder.
• Koordination und Steuerung administrativer und organisatorischer Prozesse im Tagesgeschäft.
• Planung und Organisation von Meetings, Workshops, Offsites und Konferenzen.
• Koordination von Terminen, Fristen und Prioritäten für das Leadership Team.
• Eigenverantwortliche Organisation und Abrechnung nationaler und internationaler Geschäftsreisen.
• Erstellung von Präsentationen und Protokollen sowie Bearbeitung administrativer Aufgaben (u. a. Rechnungen, Zeiterfassung und Dokumentenprüfung)

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Eigeninitiative

Serviceorientierung

Diskreter Umgang

Englisch/Deutsch Kommunikation

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

SAP R/3

SRM

Basware

Job description

Verantwortung für die Organisation der Büroinfrastruktur sowie die Unterstützung des Market Leadership Teams Germany und des DACH Clusters bei administrativen und organisatorischen Themen im Tagesgeschäft.

Sicherstellung hoher Service-Standards für interne Stakeholder sowie Verantwortung für Projektbudgets und die Steuerung der dazugehörigen Prozesse.

Standort: Hamburg, Deutschland

Hauptaufgaben

• Zentrale Ansprechperson für das Cluster Leadership Team DACH sowie interne und externe Stakeholder
• Koordination und Steuerung administrativer und organisatorischer Prozesse im Tagesgeschäft
• Planung und Organisation von Meetings, Workshops, Offsites und Konferenzen
• Koordination von Terminen, Fristen und Prioritäten für das Leadership Team
• Eigenverantwortliche Organisation und Abrechnung nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen und Protokollen sowie Bearbeitung administrativer Aufgaben (u. a. Rechnungen, Zeiterfassung und Dokumentenprüfung)

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ein professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Themen
• Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in SAP R/3, SRM und Basware sind von Vorteil
• Ausgeprägte Serviceorientierung, hohe Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld

Interessiert?

Interessierte Bewerber sollten sich mit ihrem Lebenslauf bewerben und ihre Eignung für die Stelle mit ein paar Sätzen teilen.

Was wir bieten

Als Gegenleistung für Ihren Beitrag zum Aufbau unserer Zukunft erhalten Sie ein umfassendes Vergütungspaket mit Gehalt, Bonusprogramm und weiteren Leistungen sowie inspirierende Orte zum Arbeiten und zur zielgerichteten Zusammenarbeit. Hier bei Imperial bieten wir Ihnen die Möglichkeit, zu wachsen und zu lernen, schnell Innovationen voranzutreiben und Teil unseres Ziels zu werden, den Weg in eine gesündere Zukunft zu ebnen und unseren Verbrauchern Momente der Entspannung und des Vergnügens zu bieten.

Jeder gehört dazu

Jeder gehört zu Imperial. Wir sind stolz darauf, ein wirklich inklusives Unternehmen zu sein. Wir fördern und begrüßen Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Ethnizität, Nationalität, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion oder Überzeugungen und neurologischen Divergenzen. Wir behandeln alle unsere Bewerber*innen fair und gleich. Bitte kontaktiere uns [e-mail],um uns zu informieren, ob wir dir beim Abschluss einer Bewerbung und/oder der Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch helfen können.

Über uns

Wir sind ein besonders international ausgerichtetes Unternehmen, das viertgrößte in unserer Branche und wir sind in 119Ländern tätig. Wir führen ein inklusives, innovatives globales FMCG-Unternehmen mit 25.000Mitarbeitenden. Wir haben ein neues Kapitel aufgeschlagen, in dem wir wachsen und uns weiterentwickeln. Unsere Arbeitsweise und unsere Kultur sind von einem starken Kampfgeist geprägt. Wir hinterfragen immer wieder den Status quo und ermutigen einander, das Beste zu geben. Unsere Flexibilität und Zusammenarbeit treiben unsere Ambitionen, Innovationen und Erfolge voran. All dies wird durch unsere preisgekrönten Entwicklungsprogramme unterstützt, die interessante und bereichernde Karrieremöglichkeiten für alle schaffen. Wir fördern Inklusion direkt vor Ort und unterstützen überall auf der Welt ein sich entwickelndes und starkes Programm zur Förderung von Vielfalt. Wir setzen uns voll und ganz dafür ein, ein Umfeld zu schaffen und zu pflegen, in dem Unterschiede gefeiert und respektiert werden.

Als Teil unserer Unternehmensrichtlinie fordert Imperial Tobacco oder eines der Tochterunternehmen niemals eine Zahlung im Rahmen eines Bewerbungsprozesses.