Senior Workplace Experience Partner (x/f/m)

Doctolib; Berlin; Vor Ort; EUR 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket gesponsert

28 Urlaubstage + 1 Tag pro vollem Jahr

Betriebliche Altersvorsorge (40% Zusch

bAV Zuschuss

Zusammenfassung

Doctolib sucht in Berlin eine/n Senior Workplace Experience Partner:in zur Verantwortung eines großen Portfolios von Gebäuden, inkl. Zentrale in Berlin und weiteren Niederlassungen in Deutschland.

Du sicherst, dass Büros Wohlbefinden und Effizienz der Mitarbeitenden fördern, koordiniert Lieferantenbeziehungen, Compliance und operative Prozesse in der neuen Berliner Zentrale. Zu Deinen Aufgaben gehört die Betriebsführung der Hauptniederlassung, Steuerung externer Dienstleister, Entwicklung von

Qualifikationen

• Mindestens 4–5 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Bereich Workplace Management, Facility Management oder Office Operations.
• Verwaltung von Bürostandorten über mehrere Standorte hinweg sowie im Projektmanagement
• Erfahrung im Bereich HSE (Health, Safety, Environment)
• Erfahrung in Vendor Management und Contract Management – ideal Fuhrparkmanagement
• Lösungsorientiert, detailorientiert; schnelle Reaktion auf Prioritätenwechsel
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich

Aufgaben

• Verantwortung für Betrieb/Instandhaltung der Hauptniederlassung in Berlin und Unterstützung weiterer Standorte (9 Niederlassungen).
• Steuerung externer Dienstleister und Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen
• Aufbau und Pflege strategischer Lieferantenbeziehungen für Services (Empfang, Office Amenities, Fuhrpark, Reisemanagement)
• Verantwortung für Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsbearbeitung in Zusammenarbeit mit Finance
• Vorantreiben von HSE-Standards und Implementierung von QHSE-Prozessen
• Enge Zusammenarbeit mit IT, Real Estate, Finance; Stakeholder-Kommunikation über Ländergrenzen
• Projektmanagement: Entwicklung pragmatischer Lösungen und datengetriebene Optimierung der Arbeitsumgebung

Kenntnisse

Arbeitsplatzmanagement

Facility Management

Office Operations

Vendor Management

Contract Management

Budget Management

HSE-Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten DE/EN

Jobbeschreibung

Wir suchen Dich alsWorkplace Experience Partner:in als Unterstützung für das Workplace Experience Team in Berlin.

Als Senior Workplace Experience Partner:in übernimmst Du die Verantwortung für ein großes und schnell wachsendes Portfolio von Gebäuden, einschließlich unserer Zentrale in Berlin und weiteren Niederlassungen in ganz Deutschland. Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können. Du koordinierst strategische Lieferantenbeziehungen, Compliance-Prozesse und verantwortest die operativen Prozesse in unserer neuen Berliner Zentrale.

Wir suchen Dich alsWorkplace Experience Partner:in als Unterstützung für das Workplace Experience Team in Berlin.

Als Senior Workplace Experience Partner:in übernimmst Du die Verantwortung für ein großes und schnell wachsendes Portfolio von Gebäuden, einschließlich unserer Zentrale in Berlin und weiteren Niederlassungen in ganz Deutschland. Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können. Du koordinierst strategische Lieferantenbeziehungen, Compliance-Prozesse und verantwortest die operativen Prozesse in unserer neuen Berliner Zentrale.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung unserer Hauptniederlassung in Berlin und unterstützt unsere Standorte in Deutschland ( 9 regionale Niederlassungen)


• Du steuerst externe Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher


• Du entwickelst und pflegst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsdienste, Office Amenities, Fuhrpark & Reisemanagement) und überwachst KPIs/SLAs. Im Bereich Car Fleet Management verantwortest du die Steuerung und das Management des externen Dienstleisters, inklusive Performance-Kontrolle und Eskalationsmanagement.


• Du übernimmst die Verantwortung für die zugewiesenen Budget Bereiche, PO-Management und Rechnungsbearbeitung in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team


• Du treibst die Einhaltung von HSE-Standards voran und implementierst QHSE-Prozesse


• Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Ansprechpartnern zusammen und steuerst die Stakeholder-Kommunikation über verschiedene Länder hinweg (Deutschland, gelegentlich die Niederlande)


• Projekt Management: Du entwickelst pragmatische Lösungen für strategische und operative Herausforderungen und optimierst kontinuierlich die Arbeitsumgebung durch datengetriebene Ansätze

Dein Profil

Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht? Dann ermutigen wir Dich, Dich zu bewerben. Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen!

Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit:

• Du bringst mindestens 4-5 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Bereich Workplace Management, Facility Management oder Office Operations mit


• Du hast nachweisbare Erfahrung in der Verwaltung von Bürostandorten über mehrere Standorte hinweg sowie im Projektmanagement


• Du verfügst über erste bis fortgeschrittene Erfahrung im Bereich HSE (Health, Safety, Environment)


• Du hast Erfahrung in Vendor Management und Contract Management - Vorzugsweise Fuhrpark Management


• Du bist lösungsorientiert, detailorientiert und reagierst schnell auf wechselnde Prioritäten


• Du hast exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch und kannst eine überzeugende Vision sowohl mündlich als auch schriftlich formulieren

Besonders interessant sind für uns außerdem:

• Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Gespür für Budget- und Kostenmanagement.

Was wir Dir bieten

• Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro arbeitest


• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)


• Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit individuellen Zusatzleistungen (u.a. Zahnreinigung u.v.m.)


• Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40 % (15 % während der Probezeit)


• Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth


• Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält


• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner


• Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine


• Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club


• Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet

Der Interviewprozess

• Interview mit dem Recruiter


• Interview mit der Hiring Managerin


• On-site Termin


• Final Interview

Job Details

• Festanstellung


• Vollzeit


• Arbeitsort: Berlin


• Startdatum: Ab sofort


• Büro Baisert Arbeitsweise

Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider. Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert.

Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können. Deshalb laden wir Dich ein, Dich bei uns zu bewerben, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung.

Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen. Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren!

Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte hier .

Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com.