Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m)

Doctolib GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 70.000 - 95.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket

Urlaub 28 Tage + 1 pro Jahr

Zusatzversicherung

betriebliche Altersvorsorge

DoctoGrowth

Parent Care Programm

Mental Health Sessions

Essensgutscheine

Urban Sports Club

flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Doctolib GmbH in Berlin sucht eine/n Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) zur Verstärkung des Workplace Experience Teams. Du übernimmst Verantwortung für ein wachsendes Gebäudportfolio, koordinierst Lieferantenbeziehungen und sorgst für den reibungslosen Betrieb der Standorte.

Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und Stakeholdern zusammen, entwickelst Strategien im Mobility-Bereich (Fuhrpark & Travel) und setzt HSE/QHSE-Standards um.

Qualifikationen

• Mindestens 3-4 Jahre Erfahrung in Workplace Management, Facility Management oder Office Operations.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Betreuung mehrerer Standorte sowie im Projektmanagement.
• Grundlegende bis fortgeschrittene Kenntnisse im Bereich HSE (Health, Safety, Environment).
• Erfahrung im Vendor Management, Contract Management und Fleet Management.
• Eine lösungsorientierte und detailorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, schnell auf wechselnde Prioritäten zu reagieren.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.

Aufgaben

• Du gewährleistest den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung unseres Hauptbüros in Berlin und unterstützt unsere Standorte in ganz Deutschland (9 Regionalbüros).
• Du steuerst externe Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher.
• Du entwickelst und pflegst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsservices, Office-Ausstattung, Fuhrpark- und Reisemanagement) und überwachst KPIs/SLAs.
• In Abstimmung mit dem Global Workplace Director entwickelst und verantwortest Du die Strategie für Deutschland im Bereich Mobility (Fuhrpark & Travel).
• Du steuerst den externen Dienstleister inklusive Performance-Monitoring und Eskalationsmanagement und übernimmst Verantwortung für zugewiesene Budgetbereiche.
• Du förderst die Einhaltung von HSE-Standards und implementierst QHSE-Prozesse.

Kenntnisse

Workplace Management

Facility Management

Office Operations

Budgeting

Kommunikationsfähigkeiten

Tools

Vendor Management

Contract Management

Fleet Management

Jobbeschreibung

Wir suchen Dich als Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) als Unterstützung für das Workplace Experience Team in Berlin.

Als Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) übernimmst Du die Verantwortung für ein umfangreiches und wachsendes Portfolio an Gebäuden – darunter unser Headquarter in Berlin sowie weitere Standorte in Deutschland. Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können. Du koordinierst strategische Lieferantenbeziehungen und Compliance-Prozesse, steuerst den operativen Betrieb an unserem neuen Berliner Headquarter und bist die zentrale Ansprechperson in Deutschland für alle Mobility-Themen (Fuhrparkmanagement und Travel Management).

Deine Aufgaben

• Du gewährleistest den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung unseres Hauptbüros in Berlin und unterstützt unsere Standorte in ganz Deutschland (9 Regionalbüros)
• Du steuerst externe Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher
• Du entwickelst und pflegst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsservices, Office-Ausstattung, Fuhrpark- und Reisemanagement) und überwachst KPIs/SLAs. In Abstimmung mit dem Global Workplace Director entwickelst und verantwortest Du die Strategie für Deutschland im Bereich Mobility (Fuhrpark & Travel), steuerst den externen Dienstleister inklusive Performance-Monitoring und Eskalationsmanagement und übernimmst Verantwortung für zugewiesene Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsverarbeitung in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team
• Du förderst die Einhaltung von HSE-Standards und implementierst QHSE-Prozesse
• Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Stakeholdern zusammen und steuerst die Stakeholder-Kommunikation über mehrere Länder hinweg (Deutschland, gelegentlich Niederlande)
• Du entwickelst pragmatische Lösungen für strategische und operative Herausforderungen und optimierst das Arbeitsumfeld kontinuierlich durch datengetriebene Ansätze

Dein Profil

Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht? Dann ermutigen wir Dich, Dich zu bewerben. Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen!

Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit:

• Mindestens 3-4 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Workplace Management, Facility Management oder Office Operations
• Nachgewiesene Erfahrung in der Betreuung von Bürostandorten an mehreren Standorten sowie im Projektmanagement
• Grundlegende bis fortgeschrittene Kenntnisse im Bereich HSE (Health, Safety, Environment)
• Erfahrung im Vendor Management, Contract Management und Fleet Management
• Eine lösungsorientierte und detailorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, schnell auf wechselnde Prioritäten zu reagieren
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich

Besonders interessant sind für uns außerdem:

• Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Gespür für Budget- und Kostenmanagement.

Was wir Dir bieten

• Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro arbeitest
• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)
• Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit individuellen Zusatzleistungen (u.a. Zahnreinigung u.v.m.)
• Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40 % (15 % während der Probezeit)
• Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth
• Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält
• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner
• Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine
• Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club
• Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet

Der Interviewprozess

• Interview mit dem Recruiter
• Interview mit der Hiring Managerin
• On-site Termin
• Final Interview

Job Details

• Festanstellung
• Vollzeit
• Arbeitsort: Berlin
• Startdatum: Ab sofort
• Büro Baisert Arbeitsweise

Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider. Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert.

Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können. Deshalb laden wir Dich ein, Dich bei uns zu bewerben, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung.

Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen. Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren!

Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte hier.

Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com.