(Senior) Verwaltungsassistent (m / w / d)

Careforce; Bad Homburg vor der Höhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Pharmaunternehmen sucht einen (Senior) Verwaltungsassistenten zur Unterstützung der Vertriebsleitung. Diese Position erfordert regelmäßige Anwesenheit im Büro und umfasst organisatorische Aufgaben, Budgetverwaltung und Unterstützung bei Projekten. Der Vertrag ist zunächst auf 18 Monate befristet mit der Aussicht auf eine unbefristete Anstellung.

Leistungen

Flexibilität der Arbeitszeiten

30 Tage Jahresurlaub

Weiterbildungsprogramme

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Qualifikationen

• Sehr gute Deutschkenntnisse und sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift.
• Hohe Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent.
• Erfahrung in der funktionsübergreifenden Teamarbeit.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Vertriebsleiters.
• Organisation von internen Meetings und Veranstaltungen.
• Betreuung des internen und externen Internetauftritts.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Loyalität

Flexibilität

Selbständige Arbeitsweise

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Unser Mandant zähltmit weltweit über 34.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Im Auftrag besetzen wir zum nächstmöglichenZeitpunkt die Position

Senior) Verwaltungsassistent (m / w / d)

Unternehmenssitz : Region Frankfurt / Bad Homburg

regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich

Aufgaben :

• Administrative Unterstützung des Vertriebsleiters (Reise- und Terminplanung und -organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten, Akten und Organigrammen, prüfungsbezogene Dokumentation),
• Ansprechpartnerin für AD und Bezirksleiter
• Organisation von internen Meetings / Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen
• Zusammenstellung wöchentlicher E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings
• Mitarbeit bei / Übernahme von Vertriebsteilprojekten
• Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen
• Urlaubsvertretung der anderen Vertriebsassistenten
• Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen
• Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung
• Unterstützung bei der Budget- und Rechnungsverwaltung sowie bei der Betreuung unseres externen Anwaltsnetzwerks
• Unterstützung bei Aufgaben des Projektmanagements
• Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung,
• Allgemeine Bürotätigkeiten, Dokumentenmanagement

Anforderungen :

• Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten,
• Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten,
• Lösungsorientierte, agile Art mit offener, konstruktiver und ehrlicher Kommunikation,
• Hohes Maß an Loyalität und Diskretion,
• Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit,
• Perfekte Deutschkenntnisse, sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift,
• Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung,
• Schnelle Auffassungsgabe und genaues und zuverlässiges Arbeiten,
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook, Sharepoint)
• Humor, Freundlichkeit und Teamgeist,
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch,
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
• Schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation,
• Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Denken,
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und im Umgang mit modernen Medien

Darauf darfst Du Dich freuen :

• Ein angenehmes Arbeitsklima und freundliches Miteinander im Team
• Flexible Arbeitszeiten
• Eine spannende Aufgabe und neue Herausforderung
• Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Careforce – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
• 30 Tage Jahresurlaub
• Weiterentwicklung? Auch hier können wir Dichunterstützen! Mit exklusiven Weiterbildungsprogrammen ist das möglich
• Eine persönliche und individuelle Betreuung : von der Bewerbung bis zur Einstellung und darüber hinaus
• Der Einsatz ist zunächstbefristet auf 18 Monate