(Senior) Office Manager(m/w/d)

diva-e; Berlin; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein digitales Unternehmen in Berlin sucht eine motivierte Person für das Office Management in Teilzeit. Sie sind die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Gäste, organisieren Besprechungen und unterstützen bei der Planung interner Events. Erfahrungen im Office Management sind von Vorteil, genaue MS Office Kenntnisse und fließendes Deutsch sind erforderlich. Das Umfeld bietet eine positive Unternehmenskultur und spannende Aufgaben.

Qualifikationen

• Erfahrung in kaufmännischen Rollen, besonders im Empfang und Office Management von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Strukturiertes, sorgfältiges und flexibles Arbeiten.

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner am Empfang.
• Koordination externer Dienstleister und Einkauf von Büromaterialien.
• Planung und Organisation von Dienstreisen für Kollegen.

Kenntnisse

Kundenorientierung

Organisationstalent

Teamarbeit

Eigeninitiative

MS Office Kenntnisse

Fließend Deutsch

Gutes Englisch

Jobbeschreibung

Arbeitgeber

Unser Office Management-Team besteht aus acht engagierten Leuten an den Standorten Berlin, München, Karlsruhe, Leipzig, Hamburg und Jena. In Berlin bist du die zentrale Ansprechperson vor Ort. Du sorgst dafür, dass unsere Kunden und Geschäftspartner sich in unseren Offices rundum wohlfühlen. Gemeinsam mit dem gesamten Office-Management-Team stellst du mit effizienten Prozessen reibungslose Abläufe sicher. Mit Leidenschaft gestaltest du den Berliner Standort zu einem motivierenden Arbeitsplatz, an dem unsere Mitarbeitenden gerne zusammenkommen.
Die Position wird in Teilzeit besetzt, mit max. 24 Stunden die Woche.

Aufgaben

• Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner: vom Empfang über Anrufe bis hin zu Post- und Kuriermanagement sowie der Organisation unserer Besprechungsräume.
• Du sorgst dafür, dass unsere Offices stets gut organisiert und sauber sind, koordinierst externe Dienstleister und kümmerst dich um den Einkauf von Büromaterialien und Getränken.
• Du planst, buchst und organisierst Dienstreisen für unsere Kolleg:innen , damit jede Reise reibungslos abläuft.
• Grillabend oder Office Day - du unterstützt bei der Planung und Durchführung unserer internen Events.
• Du setzt Arbeitssicherheitsmaßnahmen um und unterstützt unsere Teams in Marketing, Finance oder HR bei Projekten, Recherchen und besonderen Aufgaben.

Anforderungen

• Du bist ein echter Teamplayer, dienstleistungsorientiert und bringst Eigeninitiative sowie Lust auf Weiterentwicklung mit.
• Du hast Erfahrung in kaufmännischen Rollen; Kenntnisse im Empfang und Office Management sind ein Plus, aber kein Muss.
• Du gehst sicher mit MS Office um (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und bist offen für neue Technologien, z. B. KI-gestützte Admin-Prozesse.
• Dein Organisationstalent und Koordinationsgeschick helfen dir, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und flexibel, übernimmst Verantwortung und sprichst fließend Deutsch sowie gutes Englisch.

Unternehmen

diva-e hilft Unternehmen, in einer zunehmend digitalen Welt erfolgreich zu wachsen. Mit über 20 Jahren Erfahrung im digitalen Raum wissen wir, wie man Erlebnisse schafft, die Kunden begeistern und Unternehmen voranbringen. Unser Antrieb? We put the passion in transaction! Rund 800 Mitarbeitende an unseren 10 Standorten in Deutschland, Bulgarien (Sofia) und den USA (Cincinnati) arbeiten an spannenden Projekten für Kunden wie FC Bayern München, Carl Zeiss, EDEKA, E.ON, Lieferando und Ravensburger. Besonders stolz sind wir auf unsere Unternehmenskultur: Respekt, Vertrauen und Verantwortung prägen unser tägliches Miteinander – auch über den Arbeitsplatz hinaus.

Ansprechpartner

Michael Böhme