(Senior) Manager:in Administration – Finanzen & Personal (m/w/d)

Teach First Deutschland gemeinnützige GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 30.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub + 5 Tage Bildungsurlaub

Betriebliche Altersvorsorge 20%

Zusammenfassung

Teach First Deutschland gemeinnützige GmbH in Berlin sucht eine Managing Administration, die hauptverantwortlich Finanz- und Personalprozesse steuert und zentrale Anlaufstelle für Fellows, Team sowie Leitungsebene wird.

Du optimierst Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Lohnabrechnung, sorgst für Transparenz und effiziente Prozesse. Flexible Arbeitszeiten, Remote-Modelle und gute Weiterbildungsangebote gehören dazu.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Praktische Erfahrung mit Vorbereitender Buchhaltung – idealerweise DATEV/DUO und vorbereitender Lohnbuchhaltung.
• Kenntnisse in Candis (Rechnungsprogramm) oder Personio (HR-System) sind ein Vorteil.
• Eigenverantwortung: selbstständiges Arbeiten, mehrere Themen gleichzeitig managen und pragmatische Lösungen.
• Lernbereitschaft: Weiterentwicklung und Einsatz moderner Automatisierungstools (KI) sind gefragt.

Aufgaben

• Finanzen & Controlling: Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung, Reisekostenabrechnung, Zahlungsverkehr, Analysen.
• Personal & Arbeitgeberrecht: Externe Lohnbuchhaltung steuern, Verträge, Zeugnisse, Ansprechpartner für Fellows, Team und Leitungsebene.

Kenntnisse

Vorbereitende Buchhaltung

DATEV/DUO Kenntnisse

Rechnungsverarbeitung

Reisekostenabrechnung

Zahlungsverkehr

Arbeitsrecht

Personaladministration

Eigenverantwortung

Lernbereitschaft

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Candis

Personio

DATEV/DUO

Jobbeschreibung

Vollzeit oder Teilzeit (80% - 100%) · ab sofort · in Berlin

zunächst befristet auf 2 Jahre mit guter Aussicht auf Verlängerung

Das ist deine Mission

Du wirst zum organisatorischen Rückgrat von Teach First Deutschland - dem Team, das Bildungsgerechtigkeit in die Realität umsetzt. Als Manager:in Administration führst du hauptverantwortlich alle administrativen Finanz- und Personalprozesse durch und wirst zur zentralen Anlaufstelle für unser Team, unsere Fellows und die Leitungsebene.

Du gibst Struktur, damit andere wirken können.

Das machst Du bei uns

Finanzen & Controlling

• Du verantwortest die Vorbereitende Buchhaltung (DATEV) und sicherst damit die finanzielle Transparenz – vom täglichen Rechnungseingang bis zum vorbereitenden Controlling
• Du optimierst die Rechnungsverarbeitung und Reisekostenabrechnung via Candis – dabei suchst du regelmäßig nach Effizienzgewinnen und sparst Zeit und Ressourcen
• Du verantwortest den Zahlungsverkehr
• Du begleitest den Leitungskreis mit inhaltlichen und rechtlichen Finanzanalysen

Personal & Arbeitgeberrecht

• Du bleibst fit in Arbeitsrecht und Personaladministration - erstellst Verträge, Zeugnisse und führst alle administrativen Prozesse durch, die ein moderner Arbeitgeber braucht
• Du steuerst die externe Lohnbuchhaltung und bist die Schnittstelle zu unserem Lohnbüro
• Du bist Ansprechperson in Personalfragen für Fellows, Team, Leitungsebene

Das wünschen wir uns von Dir

• Vorerfahrung: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. als Buchhalter:in, Personalsachbearbeiter:in) oder vergleichbare Berufserfahrung
• Fachexpertise: Praktische Erfahrung mit Vorbereitender Buchhaltung - idealerweise schon mit DATEV/DUO und vorbereitender Lohnbuchhaltung. Kenntnisse in Candis (Rechnungsprogramm) oder Personio (HR-System) sind ein Vorteil.
• Eigenverantwortung : Du arbeitest selbstständig, kannst eine Spannbreite von Themen gleichzeitig managen und findest pragmatische Lösungen.
• Lernbereitschaft : Du möchtest dich kontinuierlich fachlich und methodisch weiterentwickeln und siehst die Nutzung moderner Automatisierungstools (z.B. KI) als Chance.

Das bieten wir Dir

• Einen Job mit Sinn und kreativem Freiraum – deine Ideen sind willkommen und haben Impact.
• Flexibilität: Vertrauensarbeitszeit & Remote-Arbeitsmodelle
• 30 Tage Urlaub + 5 Tage Bildungsurlaub – weil deine Weiterentwicklung uns wichtig ist.
• Jahresende extra: 24.12. und 31.12. sind bei uns arbeitsfrei.
• Transparente Gehaltsbänder mit klaren Einstufungskriterien.
• Betriebliche Altersvorsorge mit 20% Arbeitgeberzuschuss.
• Ein engagiertes, motiviertes Team mit offener Kommunikation und flachen Hierarchien.
• Regelmäßige Weiterbildungen & Networking-Chancen.

Als Organisation mit Gerechtigkeitsanspruch, die gesellschaftliche Diversität erfolgreich mitgestalten will, freuen wir uns über Bewerber:innen, die selbst strukturelle Benachteiligung erfahren. Wir verstehen uns als Organisation, die sich auf den Weg zu mehr Diversitätssensibilität gemacht hat – dennoch möchten wir transparent machen, dass diesbezüglich noch einige Schritte vor uns liegen. Deine Motivation und dein Verständnis für unsere Arbeit sind ausschlaggebend.