Sekretärin (m/w/d) Abteilungsassistenz

UPSTAIRGOPERSONALDIENSTE GMBH - IT; Bayern; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein renommiertes Dienstleistungsunternehmen in München sucht eine engagierte Sekretärin (m/w/d) für die Abteilungsassistenz. Sie übernehmen die Verwaltung von Abwesenheitskalendern, unterstützen bei Reisevorbereitungen und erledigen administrative Aufgaben. Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung in der Assistenz. Die Stelle bietet ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit einem Gehalt von 22,66 € pro Stunde und einem hohen Maß an Verantwortung.

Leistungen

Übertarifliche Vergütung

Persönliche Betreuung

Volle soziale Absicherung

Intensive Einarbeitung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion von Vorteil.
• Erfahrung im Reisemanagement und in der Spesenabrechnung ist wünschenswert.

Aufgaben

• Verwalten der Abwesenheitskalender für die Bereichsleiter.
• Pflege von Abteilungswikis und internen Unternehmenswebsites.
• Unterstützung bei Reisevorbereitungen für Vorgesetzte.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten

Fließende Deutschkenntnisse

Fließende Englischkenntnisse

Kenntnisse in Microsoft Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Für unseren namhaften Kunden in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Sekretärin (m/w/d) Abteilungsassistenz!

Unser Angebot:

• Eigenverantwortliches Arbeiten in einem agilen, hochdynamischen Team
• Eine intensive Einarbeitung
• Übertarifliche Vergütung, zzgl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Persönliche Betreuung
• Volle soziale Absicherung

Ihre Aufgaben:

• Verwalten der Abwesenheitskalender und Tagesagenda für die Bereichsleiter/innen und die wichtigsten Teammitglieder
• Pflege von Abteilungswikis und interne Unternehmenswebsites
• Unterstützung bei Reisevorbereitungen und Verwalten der Spesenabrechnungen für Vorgesetzte
• Unterstützung des Teams bei täglichen Rückfragen und allgemeinen administrativen Aufgaben
• Organisation von Veranstaltungen der Abteilung (z. B. Meetings, Workshops und Feiern)
• Führen von Besprechungsprotokollen nach Bedarf
• Verfassen und Verwalten von offizieller Korrespondenz (z. B. Einladungen, Visumanträge)
• Bearbeiten von Zeiterfassung, Reisen und Urlaubsanträge für Vorgesetzte und der Abteilung
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter/innen (z. B. Einrichtung des IT-Zugangs, Verfolgung von Onboarding-Aufgaben)
• Entgegennahme von Waren aus dem Postbüro und Organisation der Verteilung an die Mitarbeiter
• Verfolgen und Verwalten der Abteilungsressourcen (z. B. PCs, und anderes IT-Equipment) und IT-Supportanfragen

Ihre Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit Liebe zum Detail und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen
• Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
• Teamplayer mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten
• Erfahrung im Reisemanagement und in der Spesenabrechnung ist von Vorteil
• Hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift auf Verhandlungsniveau)

Arbeitspensum: Vollzeit

Start Anstellung: ab sofort

Einsatzregion: München (Landkreis)

Mögliches Gehalt: 22,66 € pro Stunde

Ihr direkter Weg zu uns: Nutzen Sie den Jetzt bewerben-Button und senden Sie uns Ihre Bewerbung ganz unkompliziert mit nur ein paar Klicks!

Alternativ senden Sie uns Ihren Lebenslauf per E-Mail an [e-mail] oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter 07141/25822-20.

Bei Upstairgo setzen wir auf Vielfalt und Chancengleichheit. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Alle personenbezogenen Formulierungen in unseren Stellenanzeigen sind geschlechtsneutral zu verstehen.