Sekretariat Senior (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) sucht einen Senior-Sekretär (m/w/d) für das Zentrum für Onkologie. Die Position umfasst administrative Aufgaben in einem interdisziplinären Team, das sich mit translationaler Krebsforschung beschäftigt. Neben der Koordination von Terminen und dem Schriftverkehr erwartet die Stelle auch Organisation und Unterstützung bei Personalangelegenheiten. Der Arbeitsplatz bietet eine attraktive Bezahlung sowie zahlreiche Benefits.

Leistungen

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Strukturierte Einarbeitung

Umfangreiche Fortbildungsprogramme

Zuschüsse zum Deutschlandticket

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Gesundheits- und Präventionsangebote

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in ähnlichen administrativen Positionen.
• Englischkenntnisse von Vorteil, Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.
• Hohe Leistungsbereitschaft und handwerkliches Geschick.

Aufgaben

• Bearbeitung der Posteingänge und Terminkoordination.
• Erstellung von Unterlagen und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache.
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten.

Kenntnisse

Büroorganisationskenntnisse

MS Office Kenntnisse

Team- und Kommunikationsfähigkeit

wirtschaftliches Handeln

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung

(Zahn-) Medizinische Fachangestellte:r

Jobbeschreibung

Abteilung/Aufgabengebiet

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Sekretariat Senior (all genders) im Zentrum für Onkologie

Sie werden Teil eines interdisziplinären Teams unter der Leitung von Prof. Dr. Meike Saul. Die Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit translationalen Forschungsprojekten in der Krebsforschung, insbesondere mit der Rolle von microRNAs als Biomarker für personalisierte Therapieansätze bei verschiedenen Tumorentitäten. Weiterhin werden Mechanismen der zellulären Kommunikation im Tumormikromilieu über extrazelluläre Vesikel (EVs, auch Exosomen genannt) untersucht und daraus neue Therapieansätze abgeleitet. Hierzu werden in der Arbeitsgruppe modernste mikroskopische Methoden, zellbiologische, mikrobiologische und immunologische Techniken eingesetzt. Ein besonderer Schwerpunkt der Arbeitsgruppe liegt auf RNA-basierten Methoden und der Charakterisierung von EVs auf Einzelvesikel-Ebene.

Zu Ihren Tätigkeiten zählen:

• Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
• Terminkoordination, -planung und –überwachung (z.B. Gesprächstermine)
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache
• Unterlagen und Präsentationen nach Vorgabe erstellen und aufarbeiten (Format, optische Gestaltung, Layout usw.)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z.B. Ausfüllen von Personalanträgen)
• Weiterleitung und Überwachung von Anträgen der Mitarbeiter:innen (z.B. Dienstreisen, IT)
• Beschaffungsangelegenheiten (z.B. Büromaterial, IT-Beschaffungen, Invest-Anträge)
• Drittmittelüberwachung, Finanzverwaltung
• IT-Angelgenheiten wie Koordination der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche
• Organisation und Abwicklung von Besprechungen und Veranstaltung (z.B. Promotionsprüfungen, Seminar)

Die Position ist befristet in Teilzeit, mit 50 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit, bis zum 30.09.2028 zu besetzen. Eine Verlängerung ist angestrebt.

Profil/Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung: kaufmännische Ausbildung, (Zahn-) Medizinische Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in ähnlichen administrativen Positionen - idealerweise in der Betreuung einer Forschungsprofessur
• Büroorganisationskenntnisse, EDV-Organgisationskenntnisse, MS Office Kenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse
• Wünschenswert: Abrechnungskenntnisse, Drittmittelverfahrenskenntnisse, Personalrechtskenntnisse, Personalwesen-Kenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse
• Englisch Kenntnisse von Vorteil
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Leistungsbereitschaft, Team- und Kommunikationsfähigkeit, Engagement, handwerkliches und organisatorisches Geschick, wirtschaftliches Handeln und Zuverlässigkeit.

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Stellenangebot und Perspektiven

• Attraktive Bezahlung nachTVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände