Sekretariat - Backoffice (m/w/d)

Goldmantax; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Klare Strukturen und Prozesse

Attraktive Vergütung

Sicherer Arbeitsplatz

Hochmodernes Büro

Digitale Arbeitswelt

Job summary

Goldmantax in Düsseldorf sucht eine/n Mitarbeiter/in Sekretariat - Backoffice (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Kanzleialltag. Sie koordinieren Termine, verwalten Dokumente und unterstützen Rechnungswesen sowie Projektmanagementsysteme.

Zu Ihren Aufgaben gehören Datenpflege in DATEV, E-Mails, Korrespondenz, Travel- und Meeting-Organisation sowie proaktives Fristenmanagement in einem modernen, digitalen Arbeitsumfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Outlook, PowerPoint, Excel)
• Sicherer Umgang mit digitalen Ablagestrukturen; DATEV-Erfahrung von Vorteil
• Sehr gute Ausdrucksform in Wort und Schrift; hohes Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, vorausschauende und sorgfältige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Teamorientierung; souverän auch in dynamischen Situationen

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben
• Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender Tätigkeiten (z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Belege erfassen, Büroorganisation)
• Datenanlage und -pflege in unserem Rechnungswesen-Programm (DATEV)
• Datenanlage und -pflege in unserem Projektmanagementsystem
• Sichtung und Priorisierung der Posteingänge sowie digitale Ablage und Verteilung
• Termin- und Fristenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Schreiben und Formatieren von E-Mails, Geschäftsbriefen, Schriftsätzen, Gutachten und Präsentationen
• Organisation von Geschäftsterminen und Reisebuchungen
• Unterstützung des Event-Managements (Organisation von Reisen, Veranstaltungen, Seminaren, Mitarbeiterevents)
• Kommunikation mit Kollegen und Mandanten über verschiedene Medien
• Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen
• Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen
• Übernahme von weiteren Sekretariats- und Assistenztätigkeiten

Skills

MS Office

Teamfähigkeit

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

Projektmanagementsystem

Job description

Deine Karriere als Mitarbeiter/in Sekretariat - Backoffice (m/w/d)

Wir suchen neue Mitarbeiter (m/w/d) für unser Backoffice im Steuerbereich, die uns mit ihrer fachlichen Expertise unterstützen. Du möchtest in einer der führenden Steuerkanzleien in Düsseldorf tätig sein und möchtest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Themen unterstützen?

Wir suchen Mitarbeiter/in Sekretariat - Backoffice (m/w/d), die unsere Partner und das Team in der Organisation, Koordination und Kommunikation im Kanzleialltag zuverlässig unterstützen.

Während der Einarbeitung lernst du unsere digitale Arbeitsweise sowie die Fristenkontrolle, das Dokumentenmanagement, die Faktura und die Mandatsbetreuung.

Deine täglichen Aufgaben:

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben
• Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender Tätigkeiten (z. b. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Belege erfassen, Büroorganisation)
• Datenanlage und -pflege in unserem Rechnungswesen-Programm (DATEV)
• Datenanlage und -pflege in unserem Projektmanagementsystem
• Sichtung und Priorisierung der Posteingänge sowie digitale Ablage und Verteilung
• Termin- und Fristenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Schreiben und Formatieren von E-Mails, Geschäftsbriefen, Schriftsätzen, Gutachten und Präsentationen
• Organisation von Geschäftsterminen und Reisebuchungen

Zusätzliche Aufgaben (je nach Erfahrung)

• Unterstützung des Event-Managements (Organisation von Reisen, Veranstaltungen, Seminaren, Mitarbeiterevents)
• Kommunikation mit Kollegen und Mandanten über verschiedene Medien
• Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen
• Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen
• Übernahme von weiteren Sekretariats- und Assistenztätigkeiten

Vorteile, auf die du dich freuen kannst:

• Klare Strukturen und Prozesse: Bei uns findest du eine eindeutige Aufgabenverteilung, standardisierte Abläufe und dokumentierte Prozesse. Du erhältst praxisbewährtes Fachwissen und kannst dich auf eine planbare Einarbeitung verlassen. Aufstiegsmöglichkeiten sind klar definiert und nachvollziehbar.
• Attraktive Vergütung: Du erhältst von Beginn an ein überdurchschnittliches, festes Gehalt. Zusätzlich gibt es je nach Stelle transparente und messbare Bonusregelungen für besonders gute Leistungen.
• Professionelle Mandate: Du arbeitest in einer der führenden Kanzleien in Düsseldorf und hilfst bei der Betreuung von renommierten Mandanten. Du arbeitest mit strukturierten und professionellen Mandanten aus dem Mittelstand und aus etablierten Branchen. Dadurch hast du ein stabiles, planbares Umfeld in deiner täglichen Arbeit.
• Sicherer Arbeitsplatz Jede Person, die wir einstellen, soll langfristig mit uns wachsen. Wir haben nur unbefristete Arbeitsverträge in Vollzeit. Durch unser kontinuierliches Wachstum und die stabile Auftragslage bieten wir dir eine langfristige Perspektive mit hoher Arbeitsplatzsicherheit.
• Hochmodernes Büro: Du arbeitest bei uns in einem voll verglasten Büro mit atemberaubender Aussicht über Düsseldorf und mit den neuesten Geräten. Unser Büro ist klar strukturiert, technisch auf dem neuesten Stand und bietet dir eine ruhige, professionelle Arbeitsatmosphäre mit Blick über den Rhein und Medienhafen.
• Digitale Arbeitswelt: Wir arbeiten vollständig digital, sind von DATEV als Digitale Kanzlei ausgezeichnet und nutzen automatisierte Prozesse, damit du dich auf deine Kernaufgaben konzentrieren kannst. Wir sind eine innovative Kanzlei im Bereich Digitalisierung.

Eckdaten zur Stelle:

• Gehalt: 42.000-45.600 Euro (brutto) Jahresgehalt
• Aufstiegsmöglichkeiten: vorhanden
• Einarbeitungsphase: in der Regel 2–4 Monate

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Outlook, PowerPoint, Excel)
• Sicherer Umgang mit digitalen Ablagestrukturen; DATEV-Erfahrung von Vorteil
• Sehr gute Ausdrucksform in Wort und Schrift; hohes Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, vorausschauende und sorgfältige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Teamorientierung; souverän auch in dynamischen Situationen