Sekretär (m/w/d)

Landkreis Spree Neisse; Forst (Lausitz); On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD 5

Jahressonderzahlungen

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

PKW-Stellplätze

ÖPNV Zuschuss

Weiterbildung

Job summary

Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa sucht eine/n Sekretär/in (m/w/d) im Dezernat I, Fachbereich Bau und Planung. Die Stelle ist dauerhaft in Vollzeit zu besetzen, mit Übergang zu 35 Wochenstunden ab dem 01.01.2028 und der Option auf Vollzeit.

Zu den Aufgaben gehören Sekretariats- und Organisationsaufgaben, Koordination der Arbeitsabläufe, Vor- und Nachbereitung von Ausschüssen sowie die Pflege der digitalen Akten.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbar
• Sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
• Gültiger Führerschein Klasse B
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2)
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Belastbarkeit

Responsibilities

• Sekretariatsaufgaben im Fachbereich Bau und Planung
• Koordination von Arbeitsabläufen zwischen Leitungen, Sachgebieten und externen Stellen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung
• Bearbeitung der Korrespondenz und Dokumentenverwaltung
• Haushalts- und Berichtsübersichten erstellen und aktualisieren

Skills

Deutschkenntnisse C2

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Eigeninitiative

Education

Ausbildung Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbar

Tools

Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Sekretär (m/w/d)

Im Dezernat I, Fachbereich Bau und Planung ist eine Stelle als Sekretär (m/w/d) ab sofort dauerhaft zu besetzen.

Die Stelle ist bis zum 31.12.2027 in Vollzeit und ab dem 01.01.2028 mit 35 Wochenstunden, mit der Option auf eine Beschäftigung in Vollzeit, zu besetzen.

Aufgabenbereiche

• Sekretariatsaufgaben im Fachbereich Bau und Planung einschließlich Koordinierungs- und Organisationsaufgaben
• Koordinierung und Organisation
  • Koordinierung der Arbeitsabläufe zwischen Fachbereichsleitung, den Sachgebiets- und Teamleitungen sowie internen und externen Beteiligten
  • Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung der Aufgabenerledigung
  • Ansprechperson für organisatorische Angelegenheiten gegenüber Behörden, Gemeinden, Planungsbüros und sonstigen externen Stellen
• Beratungs- und Ausschussmanagement
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Arbeitsberatungen einschließlich Protokollführung, Dokumentation und Kontrolle der Umsetzung gefasster Festlegungen
  • Vor- und Nachbereitung von Ausschüssen (u.a. Deko, Ausschüsse, Kreistag), einschließlich Organisation der Terminabläufe, redaktioneller Prüfung und Korrektur von Informations- und Beschlussvorlagen bis zur Unterschriftsreife sowie Einstellung der Unterlagen und Beschlussvorlagen in das Sitzungsmanagementsystem Session
• Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung
  • Koordinierung, Zusammenführung und Endbearbeitung der Zuarbeiten aller Sachgebiete bis zur unterschriftsreifen Vorlage
  • Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Schrift- und E- Mailverkehr), einschließlich Entwurf von Schreiben nach inhaltlichen Vorgaben sowie formale und sprachliche Prüfung
  • Pflege und Organisation der digitalen Akten- und Dokumentenverwaltung einschließlich Optimierung der Ablagestrukturen
• Verwaltung, Controlling und Prozessunterstützung
  • Erstellung von Übersichten, Statistiken, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen nach fachlichen Vorgaben
  • Pflege von Haushaltsübersichten, einschließlich Aktualisierung der Prognosezahlen, Aufbereitung der Vorjahresabrechnungen sowie Fortschreibung der Produktbeschreibungen
  • Mitwirkung bei der Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsabläufen sowie Unterstützung bei der Einführung digitaler Prozesse im Fachbereich
  • Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung von Standards (Vorlagen, Checklisten, Verfahrensanweisungen und digitalen Ablagestrukturen)
• Service- und Verwaltungsaufgaben
  • Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Vorbereitung, Dokumentation und Abrechnung der leistungsorientierten Bezahlung (LOB)
  • Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten, einschließlich Erstellung von Dienstreiseaufträgen sowie Prüfung und Vorbereitung der Reisekostenunterlagen
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial einschließlich Pflege der Inventarübersichten

Wir bieten Ihnen

• angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
• attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) – Entgeltgruppe 5
• Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
• Kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
• sicherer Arbeitsplatz in der Region

Wir erwarten von Ihnen

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär/in oder Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen
• sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
• gültiger Führerschein Klasse B
• anwendungsbereite PC-Kenntnisse im Bereich Office-Programme (Word, Excel und PowerPoint)
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C2)
• persönliche Integrität, Vorbildcharakter, Lernbereitschaft, Leistungsbereitschaft, Eigenmotivation, Selbstmanagement, Belastbarkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit
• erfolgreich abgeschlossener A I Lehrgang an einem Studieninstitut für kommunale Verwaltung

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.

Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.

Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.

Bei Fragen zum Verfahren steht Herr Vietz als Ansprechpartner telefonisch unter der Nummer [phone] zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Frau Schröter Auskunft, telefonisch zu erreichen unter [phone].