LKSPN - Sekretär (m/w/d)

guben-tut-gut; Forst (Lausitz); On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD Entgeltgruppe 5

Jahressonderzahlungen

vermögenswirksame Leistungen

Kostenlose PKW-Stellplätze

Zuschuss ÖPNV

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Erholungsurlaub

Weiterbildungsangebote

Sicherer Arbeitsplatz

Job summary

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa sucht im Dezernat I, Fachbereich Bau und Planung eine/n Sekretär/in für Büroorganisation und Koordination. Die Stelle ist ab sofort dauerhaft zu besetzen, zunächst in Vollzeit bis 31.12.2027 und danach mit 35 Wochenstunden ab 01.01.2028, mit Option auf Vollzeit.

Zu den Aufgaben zählen die Organisation, das Termin‑ und Protokollmanagement, die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie die Erstellung von Berichten und Übersichten nach Vorgaben.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im genannten Bereich.
• Gute Kenntnisse in Büroorganisation und Dokumentenverwaltung.
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2).

Responsibilities

• Sekretariatsaufgaben im Fachbereich Bau und Planung.
• Koordination und Organisation zwischen Leitung, Sachgebiets- und Teamleitungen.
• Termin- und Wiedervorlagenmanagement, Protokollführung und Dokumentation.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Teamfähigkeit

Education

Kauffrau/Kaufmann Büromanagement

Kauffrau/Kaufmann Bürokommunikation

Sekretär/-in

Tools

Office-Programme

Job description

Der im Südosten Brandenburgs idyllisch gelegene Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa ist durch seine einzigartigen Naturräume und die gelebte Sprache und Kultur der Sorben/Wenden überregional bekannt. Wachsende Wirtschafts- und Industriestandorte sowie sichere Arbeitsplätze sind in dem zukunftsfähigen Landkreis eingebettet in bestehende moderne Infrastruktur. Aktiv trägt die Kreisverwaltung zum Ausbau und Erhalt der Attraktivität und Vielfalt von Spree-Neiße bei und begleitet langfristig die erfolgreiche Realisierung des Strukturwandelprozesses in der Lausitz.

Im Dezernat I, Fachbereich Bau und Planung ist eine Stelle als

ab sofort dauerhaft zu besetzen.

Die Stelle ist bis zum 31.12.2027 in Vollzeit und ab dem 01.01.2028 mit 35 Wochenstunden, mit der Option auf eine Beschäftigung in Vollzeit, zu besetzen.

Wir suchen Sie für folgende Aufgabenbereiche:
Sekretariatsaufgaben im Fachbereich Bau und Planung einschließlich Koordinierungs- und Organisationsaufgaben

• Koordinierung und Organisation
• Koordinierung der Arbeitsabläufe zwischen Fachbereichsleitung, den Sachgebiets- und Teamleitungen sowie internen und externen Beteiligten
• Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung der Aufgabenerledigung
• Ansprechperson für organisatorische Angelegenheiten gegenüber Behörden, Gemeinden, Planungsbüros und sonstigen externen Stellen
• Beratungs- und Ausschussmanagement
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Arbeitsberatungen einschließlich Protokollführung, Dokumentation und Kontrolle der Umsetzung gefasster Festlegungen
• Vor- und Nachbereitung von Ausschüssen (u.a. Deko, Ausschüsse, Kreistag), einschließlich Organisation der Terminabläufe, redaktioneller Prüfung und Korrektur von Informations- und Beschlussvorlagen bis zur Unterschriftsreife sowie Einstellung der Unterlagen und Beschlussvorlagen in das Sitzungsmanagementsystem Session
• Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung
• Koordinierung, Zusammenführung und Endbearbeitung der Zuarbeiten aller Sachgebiete bis zur unterschriftsreifen Vorlage
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Schrift- und E- Mailverkehr), einschließlich Entwurf von Schreiben nach inhaltlichen Vorgaben sowie formale und sprachliche Prüfung
• Pflege und Organisation der digitalen Akten- und Dokumentenverwaltung einschließlich Optimierung der Ablagestrukturen
• Verwaltung, Controlling und Prozessunterstützung
• Erstellung von Übersichten, Statistiken, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen nach fachlichen Vorgaben
• Pflege von Haushaltsübersichten, einschließlich Aktualisierung der Prognosezahlen, Aufbereitung der Vorjahresabrechnungen sowie Fortschreibung der Produktbeschreibungen
• Mitwirkung bei der Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsabläufen sowie Unterstützung bei der Einführung digitaler Prozesse im Fachbereich
• Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung von Standards (Vorlagen, Checklisten, Verfahrensanweisungen und digitalen Ablagestrukturen)
• Service- und Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Vorbereitung, Dokumentation und Abrechnung der leistungsorientierten Bezahlung (LOB)
• Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten, einschließlich Erstellung von Dienstreiseaufträge sowie Prüfung und Vorbereitung der Reisekostenunterlagen
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial einschließlich Pflege der Inventarübersichten

Wir bieten Ihnen:

• angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
• attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) - Entgeltgruppe 5
• Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
• Kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
• sicherer Arbeitsplatz in der Region

Wir erwarten von Ihnen:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär/-in oder
• erfolgreich abgeschlossener A I Lehrgang an einem Studieninstitut für kommunale Verwaltung
• Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen
• sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
• gültiger Führerschein Klasse B
• anwendungsbereite PC-Kenntnisse im Bereich Office-Programme (Word, Excel und PowerPoint)
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C2)
• persönliche Integrität, Vorbildcharakter, Lernbereitschaft, Leistungsbereitschaft, Eigenmotivation, Selbstmanagement, Belastbarkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.

Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.