Sekretär*in / Teamassistent*in (m/w/d) AG 13 / Centrum für Translationale Medizin und Therapie

TN Germany; Bielefeld; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen im Bereich der translationalen Medizin sucht eine engagierte Sekretär*in / Teamassistent*in. In dieser spannenden Rolle unterstützen Sie die Organisation und Verwaltung von Forschungsprojekten sowie die administrative Abwicklung klinischer Studien. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und koordinieren Termine sowie Veranstaltungen. Mit einem unbefristeten Vollzeitvertrag und flexiblen Arbeitszeiten bietet diese Position eine hervorragende Möglichkeit, in einem modernen Arbeitsumfeld zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation und Kommunikation haben, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

Unbefristete Vollzeitstelle

Fort- und Weiterbildungen

Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangebote

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Optionen

Betriebliche Zusatzversorgung (VBL)

Modernes Arbeitsumfeld

Vielfältige Einrichtungen vor Ort

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsbezogenen Beruf oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung bei Verwaltung & Planung von Forschungsprojekten.
• Büroorganisation, Mitgliederverwaltung und Aktenführung.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Zeitmanagement

Flexibilität

Selbstständigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsbezogenen Beruf

Vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung

Tools

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

Sekretär*in / Teamassistent*in (m/w/d) AG 13 / Centrum für Translationale Medizin und Therapie, Bielefeld

Bielefeld, Germany

Ihre Aufgaben

Im Centrum für Translationale Medizin und Therapie (60 %) übernehmen Sie Verantwortung in der Organisationsentwicklung und unterstützen die administrative Abwicklung der klinischen Studien inkl. interner Finanzüberwachung. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zum Dekanat der Medizinischen Fakultät OWL:

• Unterstützung bei Verwaltung & Planung von Forschungsprojekten, z. B. Ermittlung des Finanzbedarfs & der verfügbaren Mittel, Erstellung von Ausgabenübersichten, Projektanträgen & -berichten sowie Verwendungsnachweisen, inklusive Mittelüberwachung
• Büroorganisation, Mitgliederverwaltung des CTMT, Gestaltung & Pflege des Webauftritts, Planung von Lehrveranstaltungen, Aktenführung (teilweise in Englisch), Bearbeitung von Post, Telefonaten & E-Mails
• Terminkoordination & Veranstaltungsorganisation, z. B. Planung des jährlichen Symposiums und Organisation einer CTMT Seminarserie (z. B. Reservierung von Tagungsräumen & Unterkünften, Raumvorbereitung, Reisekostenabrechnung, Versand von Einladungen & Flyern)
• Empfang & Betreuung von Gästen
• Bestellung von Büro- & Labormaterialien über SAP SRM

Im Bereich der AG Translationale Pharmakologie (40 %) umfassen Ihre Aufgaben:

• Büroorganisation, Post- und E-Mail-Bearbeitung
• Terminkoordination, Aktenführung (teilweise in Englisch), Kontaktpflege
• Unterstützung bei Lehrveranstaltungen (z. B. Foliengestaltung, Pflege des digitalen Lernraums, Raumreservierung, Vorlesungsverzeichnis)
• Gestaltung & Pflege des Webauftritts & des Digital Signage Systems
• Schreib-, Korrektur- & Layoutarbeiten, insbesondere für wissenschaftliche Anträge & Veröffentlichungen in Deutsch & Englisch
• Internetrecherche, Literaturarbeiten
• Bestellung von Büro- & Labormaterialien über SAP SRM

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r) oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Sehr gute Deutsch- & Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Serviceorientierung, freundliches Auftreten
• Organisationstalent, Zeitmanagement
• Schnelle Auffassungsgabe, Souveränität, lösungsorientiertes Arbeiten
• Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität
• Sichere Beherrschung gängiger Bürosoftware (MS Office), idealerweise SAP
• Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns:

• Erfahrung in Hochschulverwaltung
• Erfahrung in Teamassistenz / Office Management
• Kenntnisse in Finanzplanung, Ressourcenüberwachung, förderrechtliche Bestimmungen
• Internationale Erfahrung / Umgang mit internationalen Kund*innen
• Excel-Kenntnisse für Statistiken und Auswertungen
• Kenntnisse im Umgang mit Homepages & SAP

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• Unbefristete Vollzeitstelle
• Fort- und Weiterbildungen
• Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangebote
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Sicherer Arbeitsplatz
• Standort Bielefeld, keine Reisetätigkeit
• Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice-Optionen
• Gute Verkehrsanbindung
• Betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• Modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• Vielfältige Einrichtungen vor Ort (Mensa, Cafeteria, etc.)