Sekretär:in Senior (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Job summary

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) sucht eine*n Sekretär*in Senior im Institut für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung. In dieser Rolle unterstützen Sie die Direktorin sowie das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, während Sie sich mit Themen der Infektionsforschung beschäftigen. Neben der telefonischen Korrespondenz sind Sie für die Terminverwaltung und das Personalmanagement verantwortlich.

Das UKE bietet einen krisensicheren Arbeitsplatz, attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA und vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kauffmann/Kauffrau im Gesundheitswesen oder vergleichbare Ausbildung.
• Kenntnisse zur selbstständigen Organisation eines Sekretariats.
• Gute MS Office Kenntnisse inklusive Outlook.

Responsibilities

• Telefonische Korrespondenz und Terminverwaltung.
• Unterstützung im Personalmanagement.
• Organisation von Dienstreisen und Fortbildungsveranstaltungen.

Skills

Selbstständige Organisation eines Sekretariats

Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache

MS Office Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsgeschick

Education

Berufsausbildung im Gesundheitswesen oder Büromanagement

Job description

Abteilung/Aufgabengebiet

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Sekretär:in Senior (all genders) im Institut für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung

In dieser Position unterstützen Sie, gemeinsam mit einer Kollegin, die Direktorin des Instituts für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung und ihr Team aus Ärzt:innen und Wissenschaftler:innen. Im Bereich der Forschung beschäftigen wir uns derzeit vor allem mit Fragestellungen im Themenbereich neu auftretende Viren und Infektionsforschung. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf die frühe Impfstoffentwicklung gegen neue Erreger und die Pathogenese von Viruserkrankungen. Das Institut koordiniert zudem den Sonderforschungsbereich 1648 „Emerging Viruses: Pathogenesis, Structure, Immunity“.

Ihre Aufgaben:

• Telefonische Korrespondenz, Terminverwaltung, Bearbeitung der Email-Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage und Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
• Unterstützung im Personalmanagement:
  • Verwaltung von Einstellungs-, Urlaubs- und Reiseanträgen, Vertragsänderungen und Abwesenheiten
  • Unterstützung beim Onboarding und Offboarding (u.a. Überprüfung der Checklisten, Organisation von Arbeitsmaterial (IT) und Vorbereitung von Arbeitsplätzen)
  • Terminierung von Mitarbeiter:innengesprächen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen, Raumbuchung, Catering
• Literatur- und Internetrecherche
• Postbearbeitung
• Datenpflege und –erfassung
• Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache
• Beschaffungsangelegenheiten
• Abwesenheitsvertretung eine:r Kolleg:in im administrativen Bereich

Die Position ist aufgrund einer Elternzeitvertretung zunächst bis zum 31.12.2028 befristet.

Profil/Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen / für Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Ausbildungen
• Kenntnisse zur selbstständigen Organisation eines Sekretariats sowie gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• MS Office Kenntnisse inklusive Outlook
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, Kooperationsfähigkeit, Diskretion
• Serviceorientiertes Auftreten sowie lösungsorientiertes Handeln

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z. B. Impfausweis) nachzuweisen.

Stellenangebot und Perspektiven

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände