Sekretär / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) 28.10.2026 FICHTNER GmbH & Co. KG Stuttgart

Sekretaria; Stuttgart; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket Zuschuss

Job-Rad-Leasing

30 Urlaubstage

Moderne digitale Infrastruktur

Job summary

Fichtner-Gruppe sucht eine engagierte Sekretärin bzw. Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Stuttgart. Sie koordiniert Termine, bearbeitet Korrespondenz DE/EN und unterstützt das Finanzsekretariat bei administrativen Aufgaben im Team.

Sie verfügen über eine Ausbildung als Wirtschafts- oder Fremdsprachenkorrespondent/in, beherrschen Deutsch und Englisch sicher und arbeiten selbständig sowie strukturiert mit moderner Kommunikationssoftware.

Qualifications

• Ausbildung im genannten Bereich oder gleichwertige Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Professioneller Umgang mit MS 365-Anwendungen und gängigen Kommunikationsmitteln.

Responsibilities

• Organisationstalent im Geschäftsführungssekretariat Finanzen: Zielorientierte Bearbeitung sämtlicher organisatorischer und administrativer Aufgaben.
• Korrespondenz & Dokumentenmanagement (DE/EN): Erstellung, Bearbeitung und Koordination notwendiger Unterlagen.
• Ablagesystem optimieren & pflegen: Weiterentwicklung des Dokumenten- und Ablagesystems.
• Meeting-Support: Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Terminkoordination.
• Termine & Reisen steuern: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen sowie Organisation von Dienstreisen.
• Informationsbeschaffung & Weitergabe: Beschaffung von Informationen und strukturierte Weiterleitung an zuständige Stellen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Eigenverantwortung

Teamfähigkeit

Education

Ausbildung als Wirtschafts- oder Fremdsprachenkorrespondent

Tools

MS Teams

Outlook

SharePoint

Job description

Sekretär / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Sekretär / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über uns:

Seit über 100 Jahren steht Fichtner als unabhängiges Familienunternehmen für Verlässlichkeit, Integrität und eine werteorientierte Unternehmenskultur.Als Ingenieur- und Beratungsunternehmen arbeiten wir an Lösungen für die großen Themen unserer Zeit - von Energie und Umwelt bis zur Digitalisierung. Unsere Projekte verbinden technische Exzellenz mit gesellschaftlicher Relevanz und bieten Ihnen die Möglichkeit, wirklich etwas zu bewegen.

Aufgaben:

• Organisationstalent im Geschäftsführungssekretariat Finanzen: Zielorientierte Bearbeitung sämtlicher organisatorischer und administrativer Aufgaben im Bereich Finanzen
• Korrespondenz & Dokumentenmanagement (DE/EN): Erstellung, Bearbeitung und eigenständige Koordination anfallender Korrespondenz sowie Bereitstellung relevanter Unterlagen in deutscher und englischer Sprache
• Ablagesystem optimieren & pflegen: Kontinuierliche Weiterentwicklung und Pflege des Dokumenten- und Ablagesystems für effiziente Abläufe
• Meeting-Support auf hohem Niveau: Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Termin-/Dokumentenkoordination
• Termine & Reisen professionell steuern: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen sowie Organisation von Dienstreisen
• Informationsbeschaffung & Weitergabe: Bedarfsgerechte Beschaffung von Informationen und Unterlagen sowie strukturierte Weiterleitung an die zuständigen Stellen
• Das Wichtigste: Sie haben Lust, an einem großen Projekt im Bereich Energie-Infrastruktur mitten in Berlin mitzuarbeiten und uns als Planungsbüro dabei tatkräftig zu unterstützen!
• Ausbildung als Wirtschafts- oder Fremdsprachenkorrespondent:in und/oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Geschäftsführungssekretariat
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort- und Schrift
• Routinierter Umgang mit modernen Kommunikationsmedien, vor allem mit MS Teams, Outlook und SharePoint
• Selbständig und strukturiert arbeitendes Organisationstalent
• Selbstbewusste und kommunikationsstarke Persönlichkeit
• Hohes Maß an Eigenmotivation, Flexibilität und Belastbarkeit
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität
• Damit Sie Ihr Potenzial im Projektumfeld von Fichtner voll entfalten können, bieten wir Ihnen:
• Langfristigkeit & Perspektive: Sie profitieren von der Stabilität und Verlässlichkeit eines unabhängigen Familienunternehmens sowie von langfristigen Perspektiven und individuellen Entwicklungsmöglichkeiten.
• Verantwortung & Flexibilität: In Ihrer Arbeit genießen Sie hohe Freiheitsgrade und Eigenverantwortung. Zudem bieten wir Ihnen ein flexibles Gleitzeitmodell und 30 Urlaubstage (bei Vollzeitanstellung).
• Modernes Arbeiten: Wir stellen Ihnen eine moderne digitale Infrastruktur für mobiles und flexibles Arbeiten zur Verfügung.
• Entwicklung & Lernen: Durch eine strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Weiterbildungsangebote fördern wir Ihre persönliche und fachliche Entwicklung gezielt.
• Mobilität: Wir unterstützen Ihre Mobilität mit einem Zuschuss zum Deutschlandticket, Job-Rad-Leasing sowie unseren gut erreichbaren Standorten.
• Gesundheit & Ausgleich: Ein E-Gym Wellpass sowie ein breites Angebot an Firmen- und Sportaktivitäten tragen zu Ihrer Gesundheit und Ihrem Ausgleich bei.
• Miteinander & Unternehmenskultur: An unserem Standort in Stuttgart können Sie unsere Betriebskantine nutzen, während wir an anderen Standorten digitale Essensangebote bereitstellen. Unsere regelmäßigen Team- und Firmenevents stärken den Zusammenhalt.

Unser Kontakt:

Yvonne Otto+49 711 89951533

Weitere Informationen:

Mit dem Absenden meiner Bewerbung habe ich die Datenschutzinformationen der Fichtner-Gruppe zur Kenntnis genommen. Um mehr über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ausübung Ihrer Rechte zu erfahren, klicken Sie bitte auf Datenschutzerklärung .