Secretary Administrator (m/w/d)

Rolls-Royce; Friedrichshafen; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tarifbindung Metall- und Elektro工业

Krankenkasse BKK MTU

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Betriebliche Altersvorsorge

Berufsunfähigkeitsversicherung

JobTicket

Jobrad

Corporate Benefits Programm

Résumé du poste

Rolls-Royce Power Systems in Friedrichshafen sucht eine Assistenzkraft zur eigenständigen Terminplanung, Reiseorganisation und Büroverwaltung. Sie unterstützen bei Vorlagen, koordinieren Besprechungen und bereiten Unterlagen für Präsentationen vor.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie Deutsch- und Englischkenntnisse. Das Unternehmen bietet Tarifbindung, betriebliche Krankenversicherung, Gesundheitsmanagement, Altersvorsorge,

Qualifications

• Kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen.
• Berufserfahrung im Assistenzbereich eines mittelständischen Konzerns/Unternehmens wünschenswert.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und IT-Affinität.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung.
• Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise.
• Interesse an fachübergreifenden und finanzwirtschaftlichen Themen.

Responsabilités

• Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen in MS-Office
• Eigenständige Terminplanung, -steuerung und -verwaltung von internen und externen Besprechungen, Veranstaltungen und Workshops
• Steuerung und Koordination offener Aufgaben und Maßnahmen insbesondere Sicherstellung der frist- und sachgerechten Erledigung durch konsequente Nachverfolgung
• Organisation und Durchführung von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland inklusive Planung, Überwachung, Organisation und Reisekosten-Abrechnung
• Koordination von Reisetätigkeiten innerhalb der Abteilung
• Anlegen und Nachverfolgenden von Bestellungen und Büromanagement
• Arbeitszeitkorrekturen und Zeitbeauftragtenaufgaben
• Erfassung und Verarbeitung fachspezifischer Informationen, z.B. Erstellung von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen
• Administrative Mitarbeit bei typischen Sachgebietsaufgaben und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen, inklusive Erteilung einfacher Fachauskünfte
• Nutzung abteilungsspezifischer Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente
• Strukturierte Einrichtung und Verwaltung von physischen und digitalen Ablagen /Sharepoints für spezielle Arbeitsgebiete (z.B. Projekte), Dokumentenklassifizierung und Ablage
• Bearbeitung und Priorisierung der Eingangspost sowie Information der Betroffenen
• Überprüfung der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandvorbereitung und ggf. Einholung von Unterschriften

Connaissances

MS Office Kenntnisse

IT-Affinität

Durchsetzungsvermögen

Flexibilität

Teamorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Formation

Kaufmännische Berufsausbildung

Outils

SharePoint

Description du poste

Job Description

Aufgaben - Das erwartet Sie bei uns:

• Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen in MS-Office
• Eigenständige Terminplanung, -steuerung und -verwaltung von internen und externen Besprechungen, Veranstaltungen und Workshops
• Steuerung und Koordination offener Aufgaben und Maßnahmen insbesondere Sicherstellung der frist- und sachgerechten Erledigung durch konsequente Nachverfolgung
• Organisation und Durchführung von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland inklusive Planung, Überwachung, Organisation und Reisekosten-Abrechnung
• Koordination von Reisetätigkeiten innerhalb der Abteilung
• Anlegen und Nachverfolgenden von Bestellungen und Büromanagement
• Arbeitszeitkorrekturen und Zeitbeauftragtenaufgaben
• Erfassung und Verarbeitung fachspezifischer Informationen, z.B. Erstellung von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen
• Administrative Mitarbeit bei typischen Sachgebietsaufgaben und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen, inklusive Erteilung einfacher Fachauskünfte
• Nutzung abteilungsspezifischer Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente
• Strukturierte Einrichtung und Verwaltung von physischen und digitalen Ablagen /Sharepoints für spezielle Arbeitsgebiete (z.B. Projekte), Dokumentenklassifizierung und Ablage
• Bearbeitung und Priorisierung der Eingangspost sowie Information der Betroffenen
• Überprüfung der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandvorbereitung und ggf. Einholung von Unterschriften

Qualifikationen - Was wir uns wünschen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich eines mittelständischen Konzernes/Unternehmens
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie eine IT-Affinität
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung
• Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
• Interesse an fachübergreifenden und finanzwirtschaftlichen Themen

Warum Rolls-Royce Power Systems - Das bieten wir Ihnen:

• Gesunde und faire Arbeitsbedingungen durch Tarifbindung (Metall- und Elektroindustrie)
• Betriebseigene Krankenkasse BKK MTU für unsere Mitarbeitenden und Familienangehörigen
• Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement inklusive Firmenfitnessprogramm (EGYM Wellpass)
• Attraktive betriebliche Altersvorsorge - Mit uns für das Alter sparen!
• Berufsunfähigkeitsversicherung - Absicherung für alle Fälle!
• Mobilitätsunterstützung im Alltag - JobTicket und Jobrad
• Corporate Benefits Programm - Attraktive Mitarbeiterrabatte auf zahlreiche starke Marken

Wir sind ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit einsetzt. Wir setzen uns für die Entwicklung einer vielfältigen Belegschaft und eines integrativen Arbeitsumfelds ein. Wir glauben, dass Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Kulturen uns unterschiedliche Perspektiven geben. Und je mehr Perspektiven wir haben, desto erfolgreicher werden wir sein. Durch den Aufbau einer Kultur des Respekts und der Wertschätzung geben wir jedem, der hier arbeitet, die Möglichkeit, sein volles Potenzial auszuschöpfen.

Ihr Ansprechpartner

Mirnes Jusic

[e-mail]

Type of Contract

Permanent