Schulsekretärin (m/w/d)

Alfried Krupp von Bohlen und Halbach Krankenhaus; Essen; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Parkplätze

Bike-Leasing

Zentrale Lage

Job summary

Alfried Krupp Krankenhaus in Essen-Rüttenscheid sucht eine engagierte Schulsekretärin für das Sekretariat unserer Pflegeschule und Weiterbildungsstätte. Sie unterstützt Schulteam, Schulleitung und Auszubildende bei administrativen Abläufen und koordiniert Raum- und Terminorganisation.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, Erfahrung im Sekretariat, sicheren Umgang mit MS Office und eigenständige, zuverlässige Arbeitsweise.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung im Sekretariat oder Verwaltungsumfeld wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Bereitschaft zur Einarbeitung in schulische Verwaltungssoftware
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Verlässlichkeit
• Diskretion im Umgang mit personenbezogenen Daten

Responsibilities

• Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Schulsekretariat
• Erste Ansprechperson für Auszubildende, Lehrpersonen, Gäste und Kooperationspartner
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen und Weiterleitung relevanter Informationen
• Verwaltung und Pflege von Schul- und Teilnehmerdaten in digitalen Systemen (z. B. easySoft)
• Unterstützung bei Aufnahme- und Anmeldeverfahren für Bildungsangebote
• Bearbeitung von Fehlzeitenmeldungen sowie Unterstützung im Fehlzeitenmanagement
• Pflege und Bearbeitung von Dokumenten, Listen, Berichten und Unterlagen
• Unterstützung der Schulleitung und des Schulteams bei administrativen Aufgaben
• Organisation von Terminen, Räumen und Veranstaltungen
• Vorbereitung von Besprechungen, Prüfungstagen, Begrüßungsveranstaltungen und Abschlussfeiern

Skills

MS Office

Organisation

Teamfähigkeit

Discretion

Kommunikation

Kundensupport

Verlässlichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

easySoft

Job description

Schulsekretärin (m/w/d) für das Sekretariat unserer Pflegeschule und Weiterbildungsstätte

Management und Verwaltung

Befristung

Teilzeit, Vollzeit

Essen-Rüttenscheid

Mit 850 Betten und über 2.500 Mitarbeitenden an zwei Häusern in Essen, einem breiten Leistungsangebot in der Akutversorgung und medizinischer Versorgung auf höchstem Niveau ist das Alfried Krupp Krankenhaus ein Haus mit überregionaler Bedeutung. Es ist akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Duisburg-Essen und verfügt über 15 medizinische Kliniken sowie über 20 Zentren.

Höchste Ansprüche an Qualität, Hygiene und High-Tech Medizin machen das Alfried Krupp Krankenhaus, das als Stiftungskrankenhaus der Tradition der Familie Krupp verpflichtet ist, zu einem Ort, der durch Innovation und gelebtem Fortschritt mehr ist als nur ein Arbeitsplatz – und das seit 1870.

Vergütung und Zusatzleistungen

Neben einem zentral gelegenen Arbeitsplatz in Essen-Rüttenscheid und Essen-Steele, mit sehr guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel bieten wir Dir eine attraktive Vergütung, kostenfreie Parkplätze, Bike-Leasing und vieles mehr.

Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Bereits seit dem 19. Jahrhundert dürfen sich die „Kruppianer“ auf umfangreiche Unterstützung verlassen. Daher ist es für uns selbstverständlich, dass wir für Dich und Deine alltäglichen Herausforderungen da sind.

Gesundheit und Fitness

Wir wissen genau, wie wichtig körperliche und geistige Fitness ist. Damit Du Dich fit halten kannst haben wir die passenden Angebote für Dich.

Persönliche Entwicklung

Wir möchten Dich auf deinem Karriereweg bestmöglich begleiten und dich bei Deiner beruflichen und fachlichen Entwicklung mit einem umfangreichen Angebot unterstützen.

Unsere Pflegeschule ist ein zentraler Bildungsbereich für die Ausbildung und Entwicklung zukünftiger Pflegefachkräfte. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Fachkraft für das Sekretariat, die gemeinsam mit der Schulleitung und dem Schulteam für einen reibungslosen Ablauf der schulorganisatorischen Prozesse sorgt.

Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für unsere Auszubildenden, Bildungsteilnehmenden, Lehrpersonen sowie interne und externe Ansprechpartner*innen und tragen dazu bei, dass unsere Bildungsangebote professionell organisiert und umgesetzt werden.

Aufgaben

• Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Schulsekretariat
• Erste Ansprechperson für Auszubildende, Bildungsteilnehmende, Lehrpersonen, Gäste und Kooperationspartner
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Weiterleitung relevanter Informationen
• Verwaltung und Pflege von Schul- und Teilnehmerdaten in digitalen Verwaltungssystemen (z. B. easySoft)
• Unterstützung bei Aufnahme- und Anmeldeverfahren für Bildungsangebote
• Bearbeitung und Weiterleitung von Fehlzeitenmeldungen sowie Unterstützung im Fehlzeitenmanagement
• Pflege und Bearbeitung von Dokumenten, Listen, Berichten und schulorganisatorischen Unterlagen
• Unterstützung der Schulleitung und des Schulteams bei administrativen Aufgaben
• Organisation und Koordination von Terminen, Räumen und Veranstaltungen
• Vorbereitung von Besprechungen, Prüfungstagen, Begrüßungsveranstaltungen und Abschlussfeiern
• Organisation von Raumvorbereitungen, Bewirtung und Veranstaltungsabläufen
• Materialmanagement einschließlich Beschaffung, Verwaltung und Organisation von Arbeitsmitteln
• Bearbeitung von Posteingängen, Hauspost und allgemeinen Sekretariatsaufgaben
• Mitwirkung an Qualitätsmanagementprozessen und der Weiterentwicklung schulischer Verwaltungsabläufe

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariat, Verwaltungsbereich oder Bildungsumfeld wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Bereitschaft zur Einarbeitung in schulische Verwaltungssoftware und digitale Prozesse
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Selbstständige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Diskretion und Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Bildungsbereich
• Eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Pädagogik und anderen Fachbereichen
• Ein engagiertes und professionelles Team
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Möglichkeit zur Mitgestaltung von Verwaltungsstrukturen

Kontakt

Alfried Krupp Krankenhaus
Rüttenscheid
E-Mail

Malte Meier
Leitung der Pflegeschule
0201 805-1981

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