Sales Administration mit KI-Affinität (m/w/d)

SelectLine Software GmbH (DE); Magdeburg; Remote; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Weiterbildungsangebote

JobRad

Deutschlandticket

Job summary

SelectLine Software GmbH sucht eine Sales Administration, die den kaufmännischen Vertriebsprozess von Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung steuert und das Team operativ unterstützt. Sie pflegt Daten in CRM/ERP, erstellt Wartungs- und Vertragsrechnungen und optimiert Prozesse mit KI-Unterstützung.

Sie arbeiten remote, bringen 3–5 Jahre Erfahrung mit und beherrschen Deutsch auf C1-Niveau sowie Excel sicher. Flache Hierarchien, 30 Tage Urlaub und Weiterbildung gehören zum Angebot.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und 3–5 Jahre Berufserfahrung im Vertriebsinnendienst.
• Sicherer Umgang mit CRM-/ERP-Systemen; Erfahrung mit Lizenz- und Wartungsmodellen wünschenswert.
• KI-affin: Bereits Einsatz von Claude, ChatGPT oder Copilot im Alltag.
• Strukturiertes, sorgfältiges und zuverlässiges Arbeiten bei mehreren parallelen Vorgängen.
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Kunden.
• Deutschkenntnisse mindestens C1; gute Excel-Kenntnisse.

Responsibilities

• Vertriebsprozess von Angebotserstellung bis Rechnungsstellung steuern.
• Accounts Executives operativ unterstützen und Administrative Arbeit abnehmen.
• Kunden-, Vertrags- und Lizenzdaten im CRM/ERP pflegen.
• Wartungs- und Vertragsrechnungen eigenverantwortlich erstellen.
• Vertragslaufzeiten, Verlängerungen und Kündigungsfristen überwachen.
• Kunden, Partner und Kolleg:innen telefonisch und schriftlich betreuen.
• KI-Tools im Vertriebsalltag einsetzen und Automatisierungen entwickeln.
• Schnittstellen zu Vertrieb, Buchhaltung, Support und Produktmanagement abstimmen.

Skills

CRM/ERP-Systeme

Excel

Deutsch C1

Kundenorientierung

Eigeninitiative

Prozessoptimierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

CRM-Software

ERP-Systeme

Job description

Du sorgst dafür, dass aus einem Angebot reibungslos ein Auftrag wird, und denkst dabei immer einen Schritt weiter: Wie lassen sich wiederkehrende Aufgaben mit KI schlanker, schneller und besser machen? Zur Unterstützung unseres Vertriebs bei SelectLine und DATALINE, unseren Marken für ERP-Software und Lohnabrechnung, suchen wir eine Sales Administration, die Struktur in Prozesse bringt und neue Technologien im Arbeitsalltag selbstverständlich nutzt.

Dein Verantwortungsbereich

• Du steuerst den kaufmännischen Vertriebsprozess von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungsstellung und Lizenzverwaltung.
• Du unterstützt unsere Account Executives und das Vertriebsteam operativ und nimmst ihnen administrative Arbeit ab, damit sie mehr Zeit für Kunden haben.
• Du pflegst Kunden-, Vertrags- und Lizenzdaten im CRM- und ERP-System und sorgst für saubere, aktuelle Daten.
• Du erstellst eigenverantwortlich Wartungs- und Vertragsrechnungen und überwachst Vertragslaufzeiten, Verlängerungen und Kündigungsfristen.
• Du betreust Partner und Kunden telefonisch und schriftlich bei administrativen Fragen rund um Angebote, Aufträge und Lizenzen.
• Du erstellst Vertriebsreportings und analysierst Kennzahlen, um Abläufe zu optimieren und Potenziale sichtbar zu machen.
• Du setzt KI-Tools im Vertriebsalltag ein, zum Beispiel für Angebotstexte, Zusammenfassungen, Datenpflege und Reportings, und entwickelst gemeinsam mit uns Automatisierungen und Prozessverbesserungen weiter.
• Du stimmst dich eng mit Vertrieb, Buchhaltung, Support und Produktmanagement ab und hältst die Schnittstellen zusammen.

Dein Profil

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in Vertriebsinnendienst, Sales Administration, Auftragsabwicklung oder einer vergleichbaren Position.
• Du bist sicher im Umgang mit CRM- und ERP-Systemen und bringst idealerweise Erfahrung mit Software-Lizenz- und Wartungsmodellen mit; Grundkenntnisse in Buchhaltung sind von Vorteil.
• Du bist KI-affin: Du nutzt Tools wie Claude, ChatGPT oder Copilot bereits im Arbeitsalltag oder bist neugierig, sie souverän einzusetzen, und hinterfragst Ergebnisse kritisch.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick.
• Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und hast Freude am Umgang mit Kunden, Partnern und Kolleg:innen.
• Du ergreifst Eigeninitiative und denkst in Prozessen und Verbesserungen.
• Du sprichst und schreibst sicher Deutsch (mindestens C1); gute Excel-Kenntnisse setzen wir voraus.

Was dich erwartet

Ein sicherer, unbefristeter Arbeitsplatz in einer zukunftsstarken Unternehmensgruppe

100 % Remote-Arbeit mit flexiblen Arbeitszeiten und modernem Equipment

Abwechslungsreiche Aufgaben mit Raum für Eigeninitiative, eigene Ideen und aktive Mitgestaltung beim Thema KI

30 Tage Urlaub, Weiterbildungsangebote, JobRad und Deutschlandticket

Ein motiviertes Team mit offener Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen

Wir freuen uns auf dich.

Bei der SelectLine Group heißen wir alle Menschen willkommen – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Behinderung oder Alter. Wir sind die SelectLine Group – eine innovative Unternehmensgruppe, die leistungsstarke Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Unser Ziel: KMU fit machen für die digitale Zukunft. Seit über 30 Jahren gestalten wir Geschäftsprozesse effizienter – von Warenwirtschaft und Produktion bis hin zu Personal- und Lohnabrechnung. Unsere Lösungen sind durchdacht, benutzerfreundlich und flexibel, ob On‑Premise oder in der Cloud. Doch bei uns geht es um mehr als Software: Wir setzen auf Teamgeist, Expertise und echten Mehrwert – für unsere Kund:innen und unser Team. Werde Teil der SelectLine Group – und gestalte mit uns die digitale Zukunft des Mittelstands!