Sachbearbeitung (m/w/d) Verwaltungsdienst/Sekretariat

Land Niedersachsen; Oldenburg; Hybrid; EUR 33.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Institution in Oldenburg sucht eine/n Mitarbeiter/in für die Sachbearbeitung im Verwaltungsdienst/Sekretariat. Diese Position umfasst die Koordination des Servicepunktes, die Vergabe von Räumen und die Bearbeitung von Anfragen. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement und fundierte MS-Office Kenntnisse. Flexible Arbeitszeitmodelle sind möglich.

Leistungen

30 Tage Erholungsurlaub

Betriebliche Altersversorgung

Gesundheitsmanagement-Angebote

Qualifikationen

• Berufsausbildung im Büromanagement oder verwandten Bereichen.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einem relevanten Aufgabenbereich.
• Sichere Kenntnisse in MS-Office.

Aufgaben

• Koordination der Dienstleistungen im Servicepunkt.
• Vergabe von Räumlichkeiten an Nutzer.
• Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung Büromanagement

Jobbeschreibung

Overview

Im Dezernat 21 der Polizeidirektion Oldenburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein Arbeitsplatz in der Sachbearbeitung Verwaltungsdienst/Sekretariat (m/w/d) innerhalb der Hausverwaltung des Landesbehördenzentrums zu besetzen. Der zu besetzende Arbeitsplatz ist nach Entgeltgruppe 6 TV-L bewertet und grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Ihre zukünftigen Aufgaben

In der Hausverwaltung des Landesbehördenzentrum Oldenburg (LBZ) am Theodor-Tantzen-Platz 8 in 26122 Oldenburg sind die Erledigung unterschiedlicher Dienstleistungen für die Nutzer der Liegenschaft angesiedelt. Hierzu zählen u.a. der Vergabe von Räumlichkeiten, die Betreuung von Veranstaltungen (auch an Wochenenden) und die Koordination des Servicepoints (tägliche Postabwicklung, Erledigung von Kopieraufträgen, Büromaterialausgabe und der Empfang). Im Servicepoint werden aktuell 5 Mitarbeitende beschäftigt. Der Arbeitsplatz umfasst die Sachbearbeitung verschiedener Themen im Servicebüro sowie die Koordination aller anfallenden Aufgaben im Bereich des Servicepoints. Auf dem betreffenden Arbeitsplatz üben Sie u.a. die nachfolgenden Tätigkeiten aus:

• Tägliche Besprechungen mit der Leitung der Hausverwaltung zur Festlegung der Prioritäten für die o.a. Dienstleistungen
• Koordinationsaufgaben; insbesondere tägliche/wöchentliche Abstimmung der Arbeitsnotwendigkeiten mit den o.a. Mitarbeitenden (z.B. Vertretungsregelungen, zu erwartende Anlieferungen, Aufträge Druckerei bzw. Materialausgabe, Festlegung der Erholungsurlaubsvorplanung, Absprache der anstehenden Tätigkeiten und Erstellen eines Monats- oder Wochenarbeitsplans)
• Vergabe von Räumlichkeiten an interne und externe Nutzer inkl. Vertragsgestaltung
• Herrichten der Veranstaltungsräume und Betreuung von Veranstaltungen, auch an Wochenenden und in den Abendstunden
• Bearbeitung von Anfragen / Beschwerden; allg. Bürosachbearbeitung
• Koordination der Gebäudereinigung und Sonderleistungen
• Einpflegen von MA in das EDV-gestützte Zutrittskontrollsystems
• Inventarisierung, Bestandsverwaltung und Vorbereitung der Aussonderung von Geräten und Ausstattungsgegenständen der Hausverwaltung

Ihr Anforderungsprofil

Sie können sich bewerben, wenn Sie über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement mit der Spezialisierung „Verwaltung und Recht“ oder „Assistenz und Sekretariat“ verfügen. Sie können sich ebenfalls bewerben, wenn Sie eine für die Aufgabe einschlägige Büroausbildung (z.B. im Verwaltungsbereich) und eine auf die Aufgabe bezogene Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren oder eine Zusatzausbildung/-qualifikation im handwerklichen Bereich nachweisen können.

Idealerweise verfügen Sie über eine mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in dem beschriebenen Aufgabenfeld sowie über Kenntnisse in einer handwerklichen Ausbildung. Sichere Kenntnisse in der Handhabung der Anwendungssoftware MS-Office werden vorausgesetzt.

In besonderem Maße sollten Sie zudem über folgende persönliche und soziale Kompetenzen verfügen:

• Grundlegendes handwerkliches Geschick wünschenswert
• Körperliche Belastbarkeit (Bewegen von Tischen und Stühlen)
• Freundliches Auftreten und serviceorientiertes Verhalten
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsfähigkeit
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
• Organisationstalent, Spontanität und Entscheidungsfreudigkeit
• Strukturiertes Arbeiten
• Sicherer Umgang mit dem PC (insb. MS-Office)
• Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
• Bereitschaft zur anlassbezogenen Einsetzbarkeit (Wochenende und Abendstunden)

Der Führerschein der Klasse B ist erforderlich.

Beruf + Privatleben

Sie erhalten neben dem Regelgehalt der Entgeltgruppe 6 TV-L zum Jahresende eine Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersversorgung (VBL).

Der Erholungsurlaub beträgt 30 Tage pro Kalenderjahr (bei Leistung einer 5-Tage-Woche).

Es besteht ein gut ausgebautes betriebliches Gesundheitsmanagement, in dessen Rahmen verschiedene Gesundheitsangebote (Vorträge, Kurse etc.) aber auch die Teilnahme an verschiedenen Präventionssportangeboten im Rahmen der Arbeitszeit möglich ist.

Für nachhaltige und familienfreundliche Personalpolitik hat die niedersächsische Polizei das Dauerzertifikat zum „audit berufundfamilie“ erhalten. Sie setzt sich in diesem Zuge nachhaltig für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein und unterstützt individuelle und flexible Arbeitszeitregelungen bzw. -modelle.

Der hier ausgeschriebene Arbeitsplatz kann daher grundsätzlich auch in Teilzeit wahrgenommen werden. Es besteht zudem die Möglichkeit, den Arbeitsplatz -zumindest zeitweise- in Form der „Mobilen Arbeit“ wahrzunehmen, wobei der konkrete Umfang im Einzelfall geprüft wird.

Das ist uns noch wichtig!

Bei gleicher Eignung werden Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung nach Maßgabe der für sie einschlägigen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Bewerberinnen und Bewerber werden zur Wahrung ihrer Interessen gebeten, das Vorliegen einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung bereits im Bewerbungsschreiben mitzuteilen. Bei Bedarf kann der Kontakt zur Schwerbehindertenvertretung für entsprechende Rückfragen über die u.g. Erreichbarkeit hergestellt werden.

Bewerberinnen und Bewerber aller Nationalitäten sind herzlich willkommen.

Im Sinne des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes sind wir bestrebt, eine Erhöhung des unterrepräsentierten Geschlechts in allen Bereichen und Positionen zu erreichen. Bewerbungen von Männern werden daher besonders begrüßt.

Sind Sie neugierig geworden?

Ihre aussagekräftige Bewerbung senden Sie bitte mit Anschreiben sowie Lebenslauf und weiteren Nachweisen (Zeugnisse, Urkunden, Fortbildungsnachweise etc.) bis zum 15.10.2025 unter dem Stichwort „Hausverwaltung“ per E-Mail in einem einzigen PDF-Dokument mit einer Größe bis 4 MB an
[e-mail]

Sie können Ihre Bewerbung auch postalisch an uns senden:

Polizeidirektion Oldenburg
Theodor-Tantzen-Platz 8
26122 Oldenburg

Wir bitten Sie, uns in diesem Fall nur Kopien einzureichen, da wir diese aus Kostengründen nicht zurücksenden. Die zugesandten Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet. Sofern die Rücksendung der Unterlagen gewünscht wird, ist den Bewerbungsunterlagen ein frankierter und adressierter Rückumschlag beizufügen. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, wie bzw. wo Sie auf unsere Arbeitsplatzausschreibung aufmerksam geworden sind. Sind oder waren Sie bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt, erklären Sie bitte in Ihrer Bewerbung das Einverständnis zur Einsicht in Ihre Personalakte unter Nennung der Ansprechperson in der zugehörigen Personalstelle.

Für Fragen zum Arbeitsplatz können Sie Herrn Hodde (Dezernat 21 - Tel. [phone]) kontaktieren. Auskünfte zum Ausschreibungs- und Auswahlverfahren erteilt Ihnen gerne Frau Raasch aus dem Personaldezernat (Dezernat 13 - Tel. [phone]).

Zur Vorbereitung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden durch das Dezernat 13 der Polizeidirektion Oldenburg Ihre Daten erhoben. Nähere Informationen nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie unter
https://www.pd-ol.polizei-nds.de/aktuelles/stellenangebote/hinweise-zur-datenverarbeitung--113293.html

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Informationen

Dienststellen
Polizeidirektion Oldenburg 26122 Oldenburg

Einstellungsdatum
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Meldeaktenzeichen
13.35

Besoldungs-/Entgeltgruppe
E 6

Bewerbungsschluss
30.10.2025

Stellenumfang
1

Plätze
1

Befristung
unbefristet

Stellennummer
112511

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