Sachbearbeitung „Geschäftsführung Planungsausschuss und Eventmanagement“ (m/w/d)

Stadt Aachen; Aachen; Vor Ort; EUR 45.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Stadt Aachen sucht eine/n Sachbearbeiter/in für die Geschäftsführung des Planungsausschusses und Eventmanagement. In dieser Vollzeitstelle unterstützen Sie die Abteilung Stadtentwicklung mit vielfältigen Verwaltungstasks. Sie bringen entweder eine Verwaltungsqualifikation oder ein Hochschulstudium in einem relevanten Bereich mit und haben Freude an der Organisation und Planung von Veranstaltungen.

Leistungen

Flexible Arbeitszeitmodelle

Jobticket für den ÖPNV

30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche

Weiterbildungsmöglichkeiten

Sicherer Arbeitsplatz

Qualifikationen

• Abgeschlossene Laufbahnausbildung oder Hochschulabschluss in einem relevanten Bereich.
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen.
• Erfahrung im Projekt- oder Eventmanagement von Vorteil.

Aufgaben

• Leitung des Planungsausschusses und Erstellung von Tagesordnungen.
• Teilnahme und Protokollierung von Sitzungen.
• Koordination von Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Konfliktfähigkeit

Moderationskompetenz

Ausbildung

Laufbahnbefähigung für den allgemeinen Verwaltungsdienst

Hochschulstudium im Bereich Eventmanagement

Diplom oder Bachelor in Verwaltungswissenschaften

Jobbeschreibung

Im Fachbereich Stadtentwicklung und Stadtplanung der Stadt Aachen ist in der Abteilung Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Sachbearbeitung „Geschäftsführung Planungsausschuss und Eventmanagement" (m/w/d) auf unbestimmte Zeit in Vollzeit zu besetzen. Die Stelle ist nach EG 10 TVöD / A 11 LBesO A NRW bewertet.Der Fachbereich Stadtentwicklung und Stadtplanung der Stadt Aachen ist für ein breites Aufgabenspektrum zuständig, das von informellen übergeordneten räumlichen Planungen über alle Ebenen der Bauleitplanung bis hin zu Stadterneuerungs- und Stadtgestaltungsprojektenund Aufgaben der Denkmalpflege und Stadtarchäologie reicht.Von den zukünftig rund 70 Mitarbeitenden haben bis zu 90% eine technische, planerische oder wissenschaftliche Ausbildung und sind mit entsprechenden Aufgaben betraut.Der Verwaltungsabteilung kommt in diesem Gefüge eine besondere Rolle zu. Sie unterstützt die Fachabteilungen mit der zentralen Wahrnehmung unterschiedlicher Verwaltungsaufgaben. Dies sind insbesondere die klassischen Querschnittsfunktionen wie die Zentralisierung sämtlicher Personal-, Organisations- und Haushaltsangelegenheiten, die Bündelung der IT-Aufgaben.Darüber hinaus obliegt der Abteilung das Ausschussmanagement für den entscheidenden politischen Auftraggeber des Fachbereichs, den Planungsausschuss. Zukünftig soll außerdem das Veranstaltungsmanagement für die an Bedeutung gewinnenden und zahlreichen Dialog- und Beteiligungsformate eine zentrale Aufgabe sein.Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Geschäftsführung Planungsausschuss, insbesondere fristgerechtes Erstellen von Tagesordnung, Einladung und Nachträgen in Absprache mit der Dezernentin sowie dem Ausschussvorsitz
• Vorbereitung der und Teilnahme an Sitzungen des Planungsausschusses sowie Abstimmen und Fertigen der Niederschriften
• Beantwortung von Anfragen aus Politik, Verwaltung und Bürgerschaft sowie Beratung in Angelegenheiten des Planungsausschusses
• Projekt- und Eventmanagement, insbesondere Koordinierung, Planung und Organisation sämtlicher Öffentlichkeits- und Fachverfahrensveranstaltungen des Fachbereichs und seiner Abteilungen
• Ausarbeitung von Reservierungsbestätigungen und Angeboten auf der Grundlage der mit den Fachabteilungen getroffenen Absprachen
• Überprüfen aller veranstaltungsrelevanten Aspekte vor und während des Veranstaltungsverlaufs inklusive Firstenüberwachung und Finanzabwicklung
• Nachbereitung und Prozessoptimierung

Das bringen Sie mit

• die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II oder einen vergleichbaren Studienabschluss (z.B. Diplom-Finanzwirt*in (m/w/d) bei der Finanzverwaltung, Diplom-Rechtspfleger*in (m/w/d) im Justizdienst, Bachelor oder Diplom im Bereich Verwaltungsmanagement)
• alternativ ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor/Diplom) aus den Bereichen Eventmanagement, Verwaltungswissenschaften, Rechtswissenschaften (z.B. 1. Oder 1. U. 2. Staatsexamen) oder einer vergleichbaren Fachrichtung. In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Verwaltungslehrgang II) erwartet.
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• selbständige Arbeitsweise
• hohe Auffassungsgabe und Freude am Umgang mit komplexen Sachverhalten
• Moderationskompetenz

Wünschenswert

• Erfahrungen im Umgang mit politischen Gremien und mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS
• Erfahrungen im Bereich Projekt- bzw. Eventmanagement

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.