Sachbearbeitung für den Besucherempfang / Front-Office-Manager (m/w/d)

Staatliche Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Mannheim; Gießen; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein renommiertes Technologieunternehmen sucht eine engagierte Sachbearbeitung für den Besucherempfang. In dieser Teilzeitstelle sind Sie das freundliche Gesicht des Unternehmens und kümmern sich um die Telefonvermittlung sowie die Betreuung von Besuchern. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld, das die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördert. Mit flexiblen Arbeitszeiten und einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung bietet diese Position eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Kundenservice einzubringen. Werden Sie Teil eines familienfreundlichen Unternehmens, das Wert auf eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre legt.

Leistungen

Gesundheitsförderung

Kostenfreies Jobticket

Fahrrad-Leasing

Jährliche Mitarbeiter-Gespräche

Strukturierte Einarbeitung

Offene Unternehmenskultur

Familiäre Arbeitsatmosphäre

Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten

Umfangreiche Sozialleistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Ausbildung in der Verwaltung oder einem kaufmännischen Beruf erforderlich.
• Erfahrung am Besucherempfang und in der Büroorganisation von Vorteil.

Aufgaben

• Verantwortlich für Telefonvermittlung und Besucherempfang.
• Verwaltung des Besucherbuchs und allgemeine Verwaltungsaufgaben.

Kenntnisse

Verwaltungsausbildung

Erfahrung am Besucherempfang

Umgang mit Telefonanlage

Kenntnisse in SAP

Freundliches Auftreten

Kommunikationsfähigkeit

Selbständige Arbeitsweise

PC-Kenntnisse

Führerschein Klasse B

Ausbildung

Ausbildung in der Verwaltung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Für unseren Unternehmensbereich "Zentrale Dienste" suchen wir eine

Sachbearbeitung für den Besucherempfang / Front-Office-Manager (m/w/d)

Der Einsatz soll an unserer Geschäftsstelle in Gießen erfolgen. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 25 Stunden wöchentlich. Die Arbeitszeit ist im wöchentlichen Wechsel vor- und nachmittags zu erbringen. Bei urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheiten des Empfangspersonals ist eine Aufstockung auf Vollzeit notwendig.

Die ekom21

Die ekom21 ist ein renommiertes Technologie-unternehmen im Bereich IT-Komplettlösungen für den öffentlichen Dienst. Als das größte BSI-zertifizierte IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen, mit einem umfassenden Produkt- und Dienstleistungsportfolio, betreuen wir über 500 Kunden mit 29.000 Anwenderinnen und Anwendern. Unsere über 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unseren Standorten in Gießen, Kassel, Fulda und Darmstadt haben im Jahr 2023 einen Umsatz von über 315 Millionen Euro erwirtschaftet. Das Lösungsportfolio der ekom21 reicht von Hardware- und Softwarelösungen bis hin zu maßgeschneiderten Beratungsleistungen.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Sie sind zuständig für die Telefonvermittlung am Besucherempfang
• Sie verwalten das Besucherbuch, erstellen Besucherinnen-Ausweise, empfangen die Besucherinnen und leiten sie an die zuständigen Ansprechpartnerinnen im Haus weiter
• Sie kümmern sich um den Posteingang (Verteilung in die entsprechenden Postfächer) und um den Postausgang
• Sie sind zuständig für die Büromaterialausgabe
• Allgemeiner Schriftverkehr und Verwaltungsaufgaben gehören zu Ihren Tätigkeiten
• Sie betreuen die Auszubildenden im Bereich des Besucherempfangs
• Sie erledigen grundlegende Verwaltungsaufgaben, wie die Abrechnung der Fahrtenbücher des Fuhrparks
• Sie führen Aufgaben nach Weisung der Team- und Fachbereichsleitung aus

Die Höhe der Bezahlung orientiert sich an einem Entgelt bis zu EG 6 TVöD (VKA) und wird vorbehaltlich einer endgültigen individuellen Bewertung und der persönlichen Qualifikation erfolgen.

Ihre Bewerbung

Die ekom21 – KGRZ Hessen gewährleistet die berufliche Gleichstellung von allen Geschlechtern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. ekom21 – KGRZ Hessen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Wir bitten Sie, Ihre Bewerbung mit vollständigen Unterlagen bis zu 08.05.2025 über unsere Karriereseite vorzunehmen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Wir möchten Sie zudem im Vorfeld darüber informieren, dass das Auswahlverfahren voraussichtlich am 23.05.2025 in Gießen stattfinden wird.

Arbeiten bei ekom21

Als familienfreundliches Unternehmen steht der Mensch im Mittelpunkt unseres Handelns. ekom21 unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten realisiert werden. Einen hohen Stellenwert nimmt auch unser umfangreiches betriebliches Gesundheits- sowie Weiterbildungsmanagement ein.

Was Sie mitbringen

• Ausbildung in der Verwaltung oder einem kaufmännischen Beruf
• Erfahrung am Besucherempfang und in der Büroorganisation
• Gut im Umgang mit der Telefonanlage (Vermittlungsplatz)
• Kenntnisse in SAP sind vorteilhaft
• Freundliches Auftreten und Kundenfreundlichkeit
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Strukturierte, selbständige Arbeitsweise und ausgeprägte Serviceorientierung
• PC-Kenntnisse und Beherrschung von Standardsoftware
• Führerschein Klasse B

Das bieten wir Ihnen

• Maßnahmen zur Gesundheitsförderung
• Kostenfreies Jobticket
• Fahrrad-Leasing über die ekom21
• Jährlich verbindliche Mitarbeiter-Gespräche
• Strukturierte Einarbeitung
• Eine offene Unternehmenskultur
• Eine vertrauensvolle, familiäre Arbeitsatmosphäre
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
• Umfangreiche Sozialleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge über die ZVK

Ihre Ansprechpartnerin

Bei Fragen zum organisatorischen Ablauf wenden Sie sich bitte an:
Frau Nicole Brendicke
ekom21 – KGRZ Hessen
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Robert-Bosch-Straße 13
64293 Darmstadt
nicole.brendicke[AT]ekom21.de
[phone]

Wir weisen darauf hin, dass Bewerbungen, die nicht über das Bewerberportal B-ITE bei uns eingehen, sondern per Post oder E-Mail an uns gerichtet sind, von uns auf elektronischem Wege gespeichert und bearbeitet werden. Sofern Sie hiermit nicht einverstanden sind, ist es erforderlich, mittels einer persönlich unterschriebenen Erklärung dieser Speicherung zu widersprechen. Uns per E-Mail zugehende diesbezügliche Erklärungen erfüllen nicht das Kriterium einer rechtsverbindlich abgegebenen Willenserklärung. Die gespeicherten Daten werden 90 Tage nach erfolgter Absage gelöscht.

Die ekom21 – KGRZ Hessen ist zertifiziert nach ISO 27001 auf der Basis von IT Grundschutz durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.