Sachbearbeiterinnen / Sachbearbeiter (w/m/d) Reisekostenstelle

Karlsruher Institut für Technologie; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Karlsruher Institut für Technologie sucht einen Sachbearbeiter für die Reisekostenstelle, um die Bearbeitung komplexer Auslandsdienstreisen zu unterstützen. Sie werden Teil einer angesehenen Institution mit exzellenten Arbeitsbedingungen und internationalen Projekten. Engagierte Mitarbeiter erwartet ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm sowie flexible Arbeitszeitmodelle und zahlreiche Angebote zur Weiterqualifikation.

Leistungen

Zuschuss zum Jobticket BW

flexible Arbeitszeitmodelle

vielfältige Freizeitangebote

Qualifikationen

• Erfahrung im Landesreisekostengesetz BW wünschenswert.
• Gute Englischkenntnisse erforderlich.
• Langjährige Berufserfahrung im Büromanagement.

Aufgaben

• Bearbeitung von Auslandsdienstreisen mit komplexen Abrechnungen.
• Beratung zu nationalen und internationalen Reisekostenregelungen.
• Freigabe von Dienstreiseabrechnungen prüfen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Strukturiertes Arbeiten

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Sachbearbeiterinnen / Sachbearbeiter (w/m/d) Reisekostenstelle

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Personalservice (PSE)

Ihre Aufgaben

• Komplexe Auslandsdienstreisen: Bearbeitung von Auslandsdienstreisen mit komplexen Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Abrechnung von Auslandsdienstreisen. Sie legen erstattungsfähige Reisekosten unter Abwägung, Prüfung und Berücksichtigung der Vielzahl der Regelungen und Vorschriften fest. Sie bearbeiten komplizierte Abrechnungen bei verschiedenen Ländern in einer Dienstreise bzw. mehreren zusammenhängenden Dienstreisen. Sie arbeiten mit dem Reisebüro bei Buchungen zusammen und prüfen Vorschüsse.
• Reisestornierungen: Sie beachten, dass alle Beförderungsmittel und Unterkünfte rechtzeitig storniert werden.
• Beratung: Sie unterstützen die Reisenden ausführlich hinsichtlich der vielfältigen nationalen und internationalen Bestimmungen im Reisekostenrecht, der zu beachtenden Sonderregelungen je Reiseland und stellen sicher, dass notwendige VISA im Zusammenhang mit Flugbuchungen vorliegen.
• Dienstreiseabrechnungen: Sie prüfen und geben Dienstreiseabrechnungen frei.

Eintrittstermin

Ausbildung: Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement mit langjähriger Berufserfahrung mit.

Kenntnisse: Sie sind vertraut mit den gängigen MS-Office Programmen, verfügen über gute Englischkenntnisse und haben idealerweise bereits Erfahrung im Landesreisekostengesetz BW.

Kompetenzen: Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig, haben Freude an komplexeren Vorgängen und können sich gut organisieren. Sie arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld, sind serviceorientiert und der Kontakt zu Kunden bereitet Ihnen Freude.

Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

EG 9a TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

unbefristet

Bewerbungsfrist bis

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Kölmel, Tel. [phone].

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer1198/2025.

Ausschreibungsnummer: 1198/2025

Bei gleicherEignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

gemeinsam einzigartig

Sachbearbeiterinnen / Sachbearbeiter (w/m/d) Reisekostenstelle

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Personalservice (PSE)

Ihre Aufgaben

• Komplexe Auslandsdienstreisen: Bearbeitung von Auslandsdienstreisen mit komplexen Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Abrechnung von Auslandsdienstreisen. Sie legen erstattungsfähige Reisekosten unter Abwägung, Prüfung und Berücksichtigung der Vielzahl der Regelungen und Vorschriften fest. Sie bearbeiten komplizierte Abrechnungen bei verschiedenen Ländern in einer Dienstreise bzw. mehreren zusammenhängenden Dienstreisen. Sie arbeiten mit dem Reisebüro bei Buchungen zusammen und prüfen Vorschüsse.
• Reisestornierungen: Sie beachten, dass alle Beförderungsmittel und Unterkünfte rechtzeitig storniert werden.
• Beratung: Sie unterstützen die Reisenden ausführlich hinsichtlich der vielfältigen nationalen und internationalen Bestimmungen im Reisekostenrecht, der zu beachtenden Sonderregelungen je Reiseland und stellen sicher, dass notwendige VISA im Zusammenhang mit Flugbuchungen vorliegen.
• Dienstreiseabrechnungen: Sie prüfen und geben Dienstreiseabrechnungen frei.

Eintrittstermin

01.09.2025

Ihre Qualifikation

Ausbildung: Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement mit langjähriger Berufserfahrung mit.

Kenntnisse: Sie sind vertraut mit den gängigen MS-Office Programmen, verfügen über gute Englischkenntnisse und haben idealerweise bereits Erfahrung im Landesreisekostengesetz BW.

Kompetenzen: Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig, haben Freude an komplexeren Vorgängen und können sich gut organisieren. Sie arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld, sind serviceorientiert und der Kontakt zu Kunden bereitet Ihnen Freude.

Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Entgelt

EG 9a TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

unbefristet

Bewerbungsfrist bis

18.07.2025

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Kölmel, Tel. [phone].

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer1198/2025.

Ausschreibungsnummer: 1198/2025

Bei gleicherEignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau Kehrer
Telefon: [phone],

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe

zurück Bewerben