Sachbearbeiter Vertriebsinnendienst /Sales Assistant (m/w/d)

Westfield Outdoors GmbH; Krefeld; Vor Ort; EUR 34.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Westfield Outdoors GmbH sucht eine/n Vertriebsadministrator/in zur Unterstützung des Sales-Teams in einem internationalen Umfeld. Sie pflegen Kundendaten, bereiten Angebote vor, erfassen Aufträge und koordinieren Versand- und Debitorenprozesse.

Sie arbeiten eng mit Vertrieb, Logistik und Finanzen zusammen und verbessern so die Kundenzufriedenheit. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse sowie Grundkenntnisse in ERP-Systemen mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder äquivalenter Abschluss.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und Outlook.
• Grundkenntnisse in ERP-Systemen (z. B. NS)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1).
• Gute Organisations- und eigenständige Arbeitsweise.
• Führerschein Klasse B.
• Idealerweise Erfahrung im Handels-/Import/Export-Umfeld.
• Kenntnisse von NetSuite-Modulen im Order- und Logistikbereich w.*

Aufgaben

• Kaufmännische Vertriebsunterstützung: enge Zusammenarbeit mit Vertriebsleitern und Team bei Angeboten, Auftragsorganisation, Kundendatenpflege und täglichen Vertriebsaufgaben.
• Systembetrieb & Dokumentenverarbeitung: Aufträge, Lieferscheine und zugehörige Dokumente in NS/ ERP-Systemen erfassen.
• Logistik & Versandkoordination: Kommunikation mit Kunden, Lagern und Spediteuren für termingerechte Lieferungen.
• Debitorenbearbeitung: Zusammenarbeit mit der Finance-Abteilung zur Überwachung von Zahlungen und Forderungen.
• After-Sales-Support: Bearbeitung von Anfragen, Reklamationen und Rücksendungen; Ressourcen koordinieren.
• Allgemeine Administrative Unterstützung: weitere Aufgaben nach Bedarf (z. B. Terminplanung, Archivierung).

Kenntnisse

MS Office (Excel & Outlook)

Deutsch & Englisch (C1)

Organisationstalent

Büroerfahrung

NetSuite / NS-ERP

Führerschein Klasse B

Vertriebsunterstützung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau oder Industriekaufmann/-frau)

Tools

NS/NetSuite

Jobbeschreibung

Über uns

Die Westfield Outdoors GmbH ist die deutsche Niederlassung der chinesischen Muttergesellschaft HengFeng und verantwortet die Aktivitäten auf dem europäischen Markt. Als weltweit führendes Unternehmen im Bereich Outdoor- und Freizeitmöbel entwickeln, produzieren und vertreiben wir innovative Outdoor-Produkte speziell für den europäischen Markt. Unsere Kunden sind Groß- und Einzelhändler im B2B-Segment. Unser Fokus liegt auf hochwertigen, funktionalen Lösungen für Camping, Caravaning sowie Garten- und Freizeitmöbel.

Ihre Aufgaben / Job Responsibilities

• Sales Team Support: Work closely with sales managers and the sales team to assist with quotation preparation, contract organization, customer data management, and other daily sales administrative tasks.
• System Operation & Document Processing: Process and enter sales orders, shipping notices, and related documents in internal systems such as NS (NetSuite), ensuring data accuracy and timeliness.
• Logistics & Shipping Coordination: Maintain close communication with customers, warehouses, and logistics service providers to organize and arrange shipments, ensuring on-time delivery.
• Accounts Receivable Follow-up: Collaborate with the finance department to track customer payments, assist in collecting overdue amounts, and reduce financial risk.
• After-sales Service: Handle customer after-sales inquiries, complaints, and returns/exchanges, coordinate internal resources for quick response, and improve customer satisfaction.
• Other Administrative Support: Execute other tasks assigned by the company (e.g., meeting organization, document archival).

Ihr Profil / Qualifications

• Completed commercial vocational training (e.g., Bürokaufmann/-frau or Industriekaufmann/-frau) or equivalent educational background.
• Proficient in MS Office (especially Excel and Outlook).
• Basic ERP system experience (e.g., NS or similar systems).
• Excellent written and verbal communication skills in German and English (both at C1 level).
• Well-organized, independent, rigorous, and reliable, with a strong sense of responsibility.
• Holds a Class B driver's license (able to independently handle external errands).
• Preferred qualifications:
  • A. Experience in trading companies or import/export industry.
  • B. Familiar with NetSuite (NS) system order and logistics modules.
  • C. Cross-cultural team collaboration experience, comfortable working in a multicultural environment.
  • D. Basic financial knowledge (e.g., invoice verification, payment term management).

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position in einem innovativen Unternehmen
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein motiviertes Team mit einer offenen und kollegialen Unternehmenskultur