Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin (m/w/d) Vorlagenmanagement und Gremiendienst

JR Germany; Stadthagen; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung sucht einen Sachbearbeiter/in für das Vorlagenmanagement. Ihre Aufgaben umfassen die Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen der Beigeordneten-Konferenz sowie die Koordination von Vorlagen und die digitale Umsetzung. Dies erfordert eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie mehrjährige Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit. Der Arbeitsplatz bietet eine flexible Arbeitszeitgestaltung und ein attraktives Gehaltspaket.

Leistungen

Attraktives Gehaltspaket

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tagen Jahresurlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobile Work Optionen

Feedbackkultur

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Organisation von Gremien und Protokollerstellung.
• Kenntnisse in der Verwaltungsarbeit erforderlich.

Aufgaben

• Vor- und Nachbereiten der Sitzungen der Beigeordneten-Konferenz und Referentenrunde.
• Koordinieren der Jahresplanung der Vorlagen aus allen Geschäftsbereichen.
• qualitätssichernde Aufgaben im Vorlagenmanagement.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Kundenorientierung

Konfliktbewältigung

Ausbildung

Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung

Jobbeschreibung

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Location:

Job Category:

Other

-

EU work permit required:

Yes

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Job Views:

2

Posted:

09.06.2025

Expiry Date:

24.07.2025

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Job Description:

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Büro des Oberbürgermeisters zur befristeten Anstellung nach § 14 Abs. 1 TzBfG mit 28 Wochenstunden und ggf. der Option auf Verlängerung einen/eine

Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin (m/w/d) Vorlagenmanagement und Gremiendienst

Kennziffer: 901.000.35

Ihre Aufgaben

• Vor- und Nachbereiten der Sitzungen der Beigeordneten-Konferenz (BK) sowie der Referentenrunde inklusive Aufbereiten der Vorlagen, Begleiten der Sitzungen und Erstellen der Niederschrift mit Unterschrifteneinholung
• Aufbereiten der Tagesordnung für die BK im Ratsinformationssystem unter Beachtung des Entscheidens über die Aufnahme auf die Tagesordnung
• Koordinieren und Fortschreiben der Jahresplanung der Vorlagen aus allen Geschäftsbereichen und den Bereichen des Oberbürgermeisters
• Umsetzen und Mitwirken bei der Digitalisierung der BK und des Vorlagenmanagements
• Beraten der Geschäftsbereiche zum Vorlagenmanagement unter Berücksichtigung der Geschäftsordnung der Beigeordneten Konferenz (GO BK) sowie des Fristenmanagements
• Vor- und Nachbereiten der Sitzungen politischer Gremien sowie stetiges Kommunizieren mit den Fraktionen der Stadtverordnetenversammlung (SVV)
• Zuweisen von Anträgen, Anfragen und Beschlüssen der SVV an die Geschäftsbereiche sowie vorheriges Prüfen aller Vorlagen auf Kontext und Orthographie
• Übernehmen der Qualitätssicherung der Gremienarbeit für den Bereich des Oberbürgermeisters

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung sowie fundierte Kenntnisse in der Organisation von Gremien und der Protokollerstellung
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
• Routiniertes, engagiertes und gewinnbringendes Arbeiten im Team
• Fähigkeit, Konflikte konstruktiv zu bewältigen sowie sicherer Umgang mit hohen Belastungen und aufkommenden Problemen
• Hohe Kundenorientierung gepaart mit einer sehr guten Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• Bewusstes Umgehen, Einschätzen und Austauschen von relevanten Informationen an den Fachbereich

Unser Angebot

• Ein attrakives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9a TVöD (VKA)
• Eine jährliche Sonderzahlung nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen und bis zu 50 % Mobile Work
• Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 19.06.2025 online über unser Karriereportal.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Bielert aus dem Team Recruiting per Tel. [phone] als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.