Sachbearbeiter (m/w/d) Spedition

Kellergroup; Deutschland; Remote; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktives Gehaltspaket

Betriebliche Altersvorsorge

zusätzliche Krankenversicherung

Kostenlose Parkplätze und optimale Anb

Ein motiviertes Team

Flache Hierarchien und kurze Entscheid

Zusammenfassung

Kellergroup in Baden-Württemberg sucht eine/n Mitarbeiter/in im Vertriebs- / Logistik-Backoffice zur ganzheitlichen Auftragsabwicklung. Sie übernehmen die End-to-End Betreuung von Kundenaufträgen, prüfen Daten, erfassen Transporte im TMS, erstellen Angebote und begleiten die Abrechnung.

Sie arbeiten eng mit Disposition, Kunden und Lieferanten zusammen, optimieren Prozesse und sichern pünktliche Rechnungsstellung. Eine strukturierte, kundenorientierte Arbeitsweise ist uns wichtig.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung in Logistik oder Spedition.
• Erfahrung in Auftragsabwicklung oder Customer Service.
• Kenntnisse in TMS-Systemen von Vorteil.
• Grundkenntnisse in der Abrechnung.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.
• Hohe Kundenorientierung und Kommunikationsstärke.
• Problemlösungskompetenz und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• End-to-end Betreuung von Kundenaufträgen: Annahme bis Abrechnung.
• Prüfung der Vollständigkeit von Daten und Transportdetails.
• Erfassung im TMS von Einzelaufträgen und Regeltransporten.
• Klärung von Rückfragen mit Kunden und Disposition.
• Preisbildung gemäß Tarifen oder Kundenvereinbarungen.
• Erstellung und Versand von Angeboten; Nachverfolgung.
• Dokumentation im TMS; Überwachung von Terminen.
• Vorbereitung der Rechnungsstellung; Datenqualität sichern.
• Unterstützung bei DATEV-basierten Abläufen.

Kenntnisse

Kundenkommunikation

Prozessoptimierung

Dispo-Systeme/Telematik

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (z. B. Spedition / Logistik / Büromanagement)

Tools

TMS Systeme

Jobbeschreibung

Dein Einstieg bei Kellergroup

Wir sind ein innovatives Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen mit über 170 begeisterten Professionals! Unsere Heimat in Baden-Württemberg prägt unsere Art, mit unseren Kunden und Partnern gemeinsam herausragende Projekte im Bereich Logistik und Transport zu realisieren.

Mit unserem expandierendem Geschäftsbereich Logistik Consulting bieten wir ganzheitliche Beratung für die Entwicklung und Umsetzung komplexer Logistik- und Neubaukonzepte, für Standortrestrukturierungen sowie die Konzeption von Unternehmensstrategien. Dabei bilden wir für unsere Klienten eine umfassende Bandbreite an Kompetenz ab und erarbeiten zukunftsorientierte Lösungen – national wie international!

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir tatkräftige Verstärkung für unsere Profi-Mannschaft!

Ziel der Position

Der Mitarbeiter ist verantwortlich für die end-to-end Betreuung von Kundenaufträgen – von der Annahme über die Angebotserstellung bis hin zur Überwachung des Transportes und Vorbereitung der Abrechnung.

Ziel ist es, eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen, eine fehlerfreie und vollständige Auftragsabwicklung zu gewährleisten sowie die fristgerechte Abrechnung (≤ 72 Stunden) vorzubereiten. Darüber hinaus soll eine digitale und effiziente Prozesskette, einschließlich der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, aktiv unterstützt werden.

Deine Mission

• Entgegennahme von Kundenaufträgen (E-Mail, Telefon, System) für Abteilung Eigenfuhrpark
• Prüfung der Vollständigkeit aller relevanten Daten und Transportdetails sowie Terminen
• Erfassung im TMS von Einzelaufträgen und durch Sales/Keyaccount vereinbarter Regeltransporte
• Klärung von Rückfragen mit Kunden
• Kalkulation von Preisen gemäß: Tarifen oder/und Kundenvereinbarungen
• Erstellung und Versand von Angeboten
• Nachverfolgung offener Angebote
• Dokumentation im TMS
• Laufende Überwachung der Transporte bzgl. Termineinhaltung, Abweichungen / Störungen
• Proaktive Kommunikation mit Kunden, Disposition und weiterer Eskalationsschemata
• Sicherstellung, dass alle Leistungen vollständig und korrekt erfasst sind
• Prüfung abrechnungsrelevanter Daten:Preise / Zuschläge;Zusatzleistungen
• Vorbereitung der Rechnungsstellung im TMS
• Sicherstellung der Voraussetzungen für: fristgerechte Rechnungsstellung (≤ 72h); E-Rechnung (ZUGFeRD-konforme Daten)
• Vollständige und strukturierte Datenpflege (z. B. Leistungsdatum, Steuersätze, Kundendaten)
• Übergabe sauber vorbereiteter Abrechnungsdaten
• Unterstützung bei Rückfragen zu Rechnungen
• Sicherstellung der Datenqualität für Buchhaltungssysteme (z. B. DATEV)

Kompetenzen

• Klärung von Standardfällen mit Kunden und Fahrern im Bezug auf Transportdokumente Weitergabe von Abweichungen und Eskalation an den Disponenten
• Vorschläge zur Optimierung von Abläufen und Prozessen
• Nutzung der Dispositions- und Telematik Systeme im definierten Umfang

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung (z. B. Spedition / Logistik / Büromanagement)
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung oder im Customer Service
• Kenntnisse in TMS-Systemen von Vorteil
• Grundkenntnisse in der Abrechnung
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Kundenorientierung
• Kommunikationsstärke
• Problemlösungskompetenz
• Teamfähigkeit

Was wir dir bieten

• Attraktives Gehaltspaket
• Betriebliche Altersvorsorge
• zusätzliche Krankenversicherung
• Kostenlose Parkplätze und optimale Anbindung an den Nahverkehr
• Ein motiviertes Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und spannende Tätigkeiten
• Weiterbildungsmöglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung