Sachbearbeiter (m/w/d) für Kanzleimanagement

Nieke Arendt; Wallrabenstein; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen in der Kanzleiberatung sucht einen Sachbearbeiter für Kanzleimanagement. In dieser Rolle sind Sie für die Steuerung interner Workflows, die Kommunikation mit Mandanten und die Unterstützung des Organisationsteams verantwortlich. Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer attraktiven Vergütung und verschiedenen Weiterbildungsmöglichkeiten. Teamgeist wird aktiv gefördert, und es gibt zahlreiche zusätzliche Vorteile wie eine betriebliche Altersvorsorge und Kindergartenbeihilfen.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

28 Urlaubstage pro Jahr

Flexible Arbeitszeiten & mobiles Arbeiten

Moderne Ausstattung

Kindergartenzuschuss

Cafeteria-Modell

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einem strukturierten, digital geprägten Arbeitsumfeld.
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit DATEV vorteilhaft.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeit.

Aufgaben

• Überwachung interner Workflows und Sicherstellung der fristgerechten Bearbeitung.
• Kommunikation mit Mandanten zur Anforderung fehlender Unterlagen.
• Vorbereitung der Faktura und Unterstützung der Kanzleileitung.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Struktur

Organisation

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Rechtsanwaltsfachangestellte:r

Tools

MS Office

DATEV

Jobbeschreibung

PERSONALCHECKIhre externe PersonalabteilungMITARBEITER FINDEN, BINDEN UND QUALIFIZIEREN

PERSONAL CHECK ist Full-Service Partner für alle HR-Fragen. Wir bieten strategische Personalarbeit zur Gewinnung, Qualifizierung und Bindung von Mitarbeitern. Menschen und Unternehmen zusammenbringen und zum gemeinsam Erfolg führen ist dabei unser oberstes Ziel.

Unser Mandant - Taxwerk - ist eine familiengeführte Kanzlei mit Sitz in Hünstetten und über 25 Jahren Erfahrung in der steuerlichen Betreuung von Privatpersonen sowie Unternehmen aus Dienstleistung, Handwerk und Landwirtschaft. Rund 15 Mitarbeitende sorgen mit persönlicher Beratung, digitalen Prozessen und einem partnerschaftlichen Umgang auf Augenhöhe für eine moderne und verlässliche Mandantenbetreuung.

Aktuell suchen wir für unseren Auftraggeber einen

Sachbearbeiter (m/w/d) für Kanzleimanagement
in Voll- oder Teilzeit (mindestens 25 Wochenstunden)

Ihre Aufgaben:

• Workflow-Steuerung: Sie überwachen die internen Workflows der Kanzlei und stellen sicher, dass Mandantenaufträge strukturiert vorankommen und fristgerecht bearbeitet werden
• Termintreue: Sie behalten alle wichtigen Fristen wie Jahresabschlüsse, Steuererklärungen oder andere Termine im Blick und sorgen dafür, dass diese eingehalten werden
• Kommunikation mit Mandanten: Sie unterstützen die fachlichen Ansprechpartner, indem Sie fehlende Unterlagen bei Mandanten anfordern, nachhaken oder bei Bedarf Fristverlängerungen initiieren
• Abstimmung mit der Kanzleileitung und dem Orga-Team: Sie berichten im wöchentlichen Jour fixe über den aktuellen Stand der Aufträge und besprechen in den quartalsweisen Meetings die vorausschauende Auftragsplanung
• Fakturavorbereitung: Sie unterstützen die Kanzleileitung bei der Abrechnung, ordnen Aufwendungen den jeweiligen Aufträgen zu und stellen eine saubere Dokumentation der Zeiten sicher
• Zentrale Schnittstelle: Sie arbeiten eng mit der Kanzleileitung, dem Orga-Team und den fachlichen Ansprechpartnern zusammen und sorgen für reibungslose Abläufe im Kanzleialltag

Ihr Profil:

• Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder in einem vergleichbaren Bereich. Auch Quereinsteiger:innen mit ausgeprägtem Organisationstalent sind willkommen
• Berufserfahrung: Sie bringen mindestens drei Jahre Erfahrung aus einem strukturierten, digital geprägten Arbeitsumfeld mit – idealerweise mit organisatorischem Schwerpunkt
• IT-Kenntnisse: Sie arbeiten sicher mit MS Office. Erste Erfahrungen mit DATEV oder digitalem, papierlosem Arbeiten sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Kommunikationsstärke & Teamfähigkeit: Sie treten offen und verbindlich auf, kommunizieren klar mit Mandanten, Kolleg:innen und Führungskräften und schätzen die Zusammenarbeit im Team
• Struktur & Organisation: Sie arbeiten gewissenhaft, denken vorausschauend und haben Freude daran, Abläufe effizient zu gestalten. Termine und Fristen behalten Sie zuverlässig im Blick

Das können Sie erwarten:

Die DNA: In der Kanzlei wird Teamgeist aktiv gelebt. Gemeinsame Mittagessen, eine offene Atmosphäre im Alltag und feste Teamevents fördern den Zusammenhalt. Das Organisationsteam besteht aus vier engagierten Kolleg:innen, die sich auf Unterstützung freuen. Gute Kommunikation, ein wöchentliches Teammeeting und echtes Miteinander sorgen dafür, dass der Kanzleialltag strukturiert und zugleich lebendig bleibt.

• Attraktive Vergütung: Es werden 12 Gehälter gezahlt – je nach Erfahrung und Qualifikation liegt das Vollzeitgehalt zwischen 36.000 und 48.000 Euro
• Urlaub: 28 Urlaubstage pro Jahr bieten ausreichend Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten & mobiles Arbeiten: Kernarbeitszeit ist Montag bis Donnerstag von 9:00 bis 16:00 Uhr, freitags von 9:00 bis 14:00 Uhr. Gleitzeit ist ab 7:00 Uhr möglich. Homeoffice ist an bis zu zwei Tagen pro Woche möglich
• Moderne Ausstattung: Im Büro und im Homeoffice stehen identisch ausgestattete Arbeitsplätze mit moderner Technik und Tools zur Verfügung
• Betriebliche Altersvorsorge: Die Kanzlei bezuschusst Ihre Altersvorsorge – über den gesetzlichen Rahmen hinaus mit bis zu 150 Euro monatlich
• Weiterbildung: Fachliche und persönliche Weiterentwicklung wird aktiv gefördert – intern, digital oder in Präsenz
• Zusatzversicherungen: Es besteht Anspruch auf eine private Krankenzusatzversicherung sowie eine betriebliche Unfallversicherung, die auch im privaten Bereich gilt
• Kindergartenzuschuss: Unterstützung bei den Betreuungskosten Ihrer Kinder durch einen Kindergartenzuschuss
• Cafeteria-Modell: Wahlmöglichkeit aus verschiedenen Zusatzleistungen – auch ein Firmenwagen zur privaten Nutzung ist möglich
• Praktische Extras: Kostenlose Parkplätze direkt am Haus sowie freie Getränke stehen zur Verfügung

So kommen wir zusammen:

Klingt das interessant für Sie? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung. Für weitere Rückfragen stehen wir Ihnen unter 0172-6247888 gerne zur Verfügung. Wir prüfen Ihre Unterlagen und melden uns innerhalb von einer Woche für ein Erstgespräch bei Ihnen. Wenn alles gut läuft, führen Sie danach innerhalb von 8-10 Tagen ein Gespräch bei Taxwerk vor Ort.

PERSONAL CHECK Nieke Arendt www.personalcheck.info