Sachbearbeiter (m/w/d)

vhs stuttgart; Stuttgart; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Weiterbildungseinrichtung in Stuttgart sucht einen Sachbearbeiter (m/w/d) für den Programmbereich Deutsch und Integration. Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, die Beratung von Teilnehmenden und die Verwaltung von Sprachkursen. Ein kollegiales Team und gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie werden geboten. Der Arbeitsplatz befindet sich mitten in der Stuttgarter City, mit Fortbildungsmöglichkeiten und einem kostenfreien Deutschlandticket für den ÖPNV.

Leistungen

Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung

Kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV

Vielfältiges Fortbildungsangebot

Qualifikationen

• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Sekretariatsbereich.
• Erfahrungen im Kundenkontakt und Umgang mit fremden Kulturen.
• Kenntnisse im Rechnungswesen.

Aufgaben

• Büroorganisation und allgemeine Korrespondenz.
• Organisation und Abrechnung von Prüfungen.
• Dokumentation und Pflege der Teilnehmerakten.

Kenntnisse

Sicherer Umgang mit Bürosoftware (MS Office)

Gute Englischkenntnisse

Interkulturelle Kompetenzen

Flexibilität

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Jobbeschreibung

Mit einem Jahresprogramm von rund 5.000 Veranstaltungen ist die volkshochschule stuttgart die größte in Baden-Württemberg und gehört zu den größten Volkshochschulen in Deutschland. Als öffentliche von der Landeshauptstadt Stuttgart geförderte Weiterbildungseinrichtung stellt sie ein breit gefächertes, auf die Stadt und die Bildungsbedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger bezogenes Bildungsangebot mit engen Verknüpfungen zu Kultur und Sozialem bereit.

Die Kurse, Seminare, Lehrgänge, Einzelveranstaltungen und Veranstaltungsreihen in den Programmbereichen allgemeine und politische Bildung, kulturelle Bildung, Gesundheitsbildung, Sprachen, Deutsch und Integration, berufliche Fort- und Weiterbildung sowie Grundbildung und Schulabschlüsse werden jährlich von mehr als 200.000 Menschen besucht. Die Teilnehmenden können zwischen Präsenz- und Online-Kursen sowie hybriden Formaten wählen.

Die volkshochschule stuttgart sucht für den Programmbereich Deutsch und Integration zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen qualifizierten Sachbearbeiter (m/w/d) in Teilzeit (75% / 29,25 Stunden)

Der Programmbereich Deutsch und Integration gehört zum Geschäftsbereich Programmentwicklung & Digitales Lernen und ist mit einem Umfang von jährlich über 45.000 Unterrichtsstunden der größte Bereich an der vhs stuttgart. Das vielfältige Sprachkursangebot richtet sich an Neuzugewanderte, um sie beim Erlernen der deutschen Sprache und der Integration in die Gesellschaft zu unterstützen.

Den Schwerpunkt im Programmbereich bilden, neben den Integrationskursen, spezielle Angebote zur beruflichen Sprachförderung, Vorbereitung auf Sprachprüfungen und Unterstützung bei der Integration in den Arbeitsmarkt. Zentrale Aufgaben des Bereichs umfassen Beratung und Einstufung der Teilnehmenden, Organisation und Durchführung von zertifizierten Sprachprüfungen sowie Umsetzung der staatlichen Regularien zur Sprachförderung der Neuzugewanderten.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Büroorganisation/allgemeine Korrespondenz
• Information und organisatorische Beratung von Teilnehmenden/persönliche und telefonische Sprechzeiten
• Erfassung der Kursdaten im Haussystem
• Verwaltung und Organisation von Deutschkursen, Unterrichtsräumen und Projekten
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung der Kurse
• Erstellung von Kursempfehlungen und Teilnahmebescheinigungen in den Kursen
• Organisation und Abrechnung von Prüfungen
• Dokumentation und Pflege der Teilnehmerakten
• Bestellung und Verwaltung von Unterrichtsmaterialien (Korrespondenz mit Verlagen)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und der Auswertung von Statistiken

Ihr Profil

• kaufmännische Berufsausbildung sowie Berufspraxis von mindestens 1 Jahr im Sekretariatsbereich
• Erfahrungen im Kundenkontakt und im Umgang mit fremden Kulturen
• gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse in mindestens einer weiteren Fremdsprache
• Kenntnisse im Rechnungswesen
• sicherer Umgang mit Bürosoftware (MS Office) und digitalen Medien

Persönliche Fähigkeiten

• strukturiertes, genaues und selbständiges Arbeiten, hohes Organisationsvermögen
• Flexibilität, Teamfähigkeit und großes Engagement
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen
• interkulturelle Kompetenzen
• hohe digitale Affinität und Interesse an KI

Unser Angebot

• eine sinnstiftende und vielseitige Tätigkeit
• einen wert(e)vollen Arbeitsplatz mitten in der Stuttgarter City
• ein kollegiales Team
• gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
• vielfältiges Fortbildungsangebot im eigenen Haus
• Jahresguthaben von jährlich 660 EUR, das nach persönlichem Interesse für Kurse aus dem Programm der vhs stuttgart genutzt werden kann

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD. Die Stelle ist zunächst befristet auf 1 Jahr.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen) bis zum 02.11.2025 unter Angabe der Kennzahl 025/2025/PD über unser Online-Bewerbungsportal.