Sachbearbeiter*innen Büro der Stadtverordnetenversammlung (m/w/d)

Magistrat der Stadt Offenbach am Main; Offenbach am Main; Vor Ort; EUR 48.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Jobticket RMV

Fahrradleasing

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Stadt Offenbach sucht zwei Sachbearbeiterinnen für die Geschäftsstelle der Stadtverordnetenversammlung. Die Aufgaben umfassen die Prüfung von Vorlagen, Vorbereitung von Sitzungen und Protokollunterstützung.

Sie arbeiten eng mit dem Magistrat und den Fraktionen zusammen. Es wird eine abgeschlossene Verwaltungs-Ausbildung oder kaufmännische Ausbildung erwartet; sichere Deutschkenntnisse, Neutralität und Diskretion sind wichtig.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich (Verwaltungsfachangestellte/-in) oder Kaufmann/-frau Büromanagement bzw. vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office (Outlook, Word) und Büroorganisationserfahrung
• Sicheres Auftreten, Teamfähigkeit und selbständige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Neutralität und Diskretion im Umgang mit Fraktionen und Stadtverordneten

Aufgaben

• Prüfung eingehender Magistratsvorlagen und Fraktionsanträge
• Vorbereitung der Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung und Ausschüsse
• Unterstützung bei Protokollierung
• Unterschriftsreife Anfertigung der Beschlüsse und Bearbeitung des Anfragewesens
• Terminorganisation, Einladungen und Grußworte recherchieren
• Archivpflege und Aktenführung der Stadtverordnetenversammlung
• Mitarbeit an Veranstaltungen, z.B. Kulturfest der Nationen
• Allgemeine Geschäftszimmeraufgaben und Vertretung

Kenntnisse

Teamarbeit

Organisation

Deutschkenntnisse

EDV-Kenntnisse

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/-in

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS Outlook

MS Word

Sitzungsmanagement

Dokumentenmanagement

Jobbeschreibung

Bei der Stadt Offenbach entwickeln rund 1.600 Kolleg\*innen die Zukunft einer Großstadt im Wandel. Bei uns erwarten Sie kurze Wege, zukunftsfähige Entscheidungen mit Herz und Mut für intelligente Lösungen. Werden auch Sie Teil des echt engagierten Teams, das pragmatisch bürokratisch das Zusammenleben in der Stadt gestaltet! Zur Stelle für Offenbach. Offenbar was für unser Team. Und dich!

Für die Stadtverordnetenversammlung und den Ausländerbeirat sorgt ein kleines engagiertes Team für einen reibungslosen Ablauf auf der politischen Bühne – eine wichtige Aufgabe in der Stadtgemeinschaft. Es vermittelt lösungsorientiert zwischen Politik, Verwaltung, Presse und Bürger\innen, berät mit kühlem Kopf überparteilich zum Politikbetrieb und gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Vorschriften. Für die Geschäftsstelle des Büros der Stadtverordnetenversammlung suchen wir zwei Sachbearbeiter\innen, die gemeinsam dafür sorgen, dass auf der politischen Bühne alles läuft.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Prüfung der eingehenden Magistratsvorlagen und Fraktionsanträge – einschließlich der Klärung der Öffentlichkeit oder Nichtöffentlichkeit mit den Dezernaten – und Aufnahme in den Geschäftsgang
• Vorbereitung der Sitzung der Stadtverordnetenversammlung und ihrer Ausschüsse: Tagesordnungen/Einladungen, Sitzungsunterlagen, öffentliche Bekanntmachung sowie Aufbereitung der Drucksachen für das politische (Rats)Informationssystem
• Teilnahme an den Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung und Unterstützung bei der Protokollierung
• Unterschriftsreife Anfertigung der Beschlüsse, Pflege der Beschlusslage und Bearbeitung des Anfragewesens der Stadtverordneten an den Magistrat
• Terminorganisation, Bearbeitung von Einladungen und Recherche für Grußworte sowie Verwaltung von Verfügungsmitteln
• Anordnung von Rechnungen, Aktenführung und Betreuung des Archivs der Stadtverordnetenversammlung
• Mitwirkung an Veranstaltungen, insbesondere am „Kulturfest der Nationen“
• Abwicklung allgemeiner Geschäftszimmeraufgaben und gegenseitige Vertretung

Sie bringen mit:

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich (Verwaltungsfachangestellte\r, Verwaltungswirt\in) oder eine abgeschlossene Ausbildung zum\zur Kaufmann\frau für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Büroorganisation, bevorzugt mit Bezug zur öffentlichen Verwaltung
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office), insbesondere in den Programmen MS Outlook und MS Word sowie die Bereitschaft, sich in die eingesetzten Fachverfahren (Sitzungs- und Dokumentenmanagement, politisches (Rats)Informationssystem, Haushaltssoftware) einzuarbeiten
• Sicheres und verbindliches Auftreten sowie Freude an Teamarbeit
• Ausgeprägtes Planungs- und Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Befähigung zur Selbstorganisation und Gelassenheit, wenn vor Sitzungen mehrere (fristgebundene) Vorgänge gleichzeitig anliegen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein für den eigenen Arbeitsbereich sowie eine ausgeprägte Sensibilität und Diskretion
• Überparteilichkeit und Neutralität im Umgang mit allen Fraktionen und Stadtverordneten
• Zeitliche Flexibilität: Die Geschäftsstelle ist regelmäßig bis in den frühen Abend besetzt; an Sitzungstagen kann es vereinzelt später werden. Hinzu kommen wenige Veranstaltungen im Jahr, von denen üblicherweise nur das „Kulturfest der Nationen“ auf ein Wochenende fällt
• Interkulturelle Kompetenz und Genderkompetenz
• Sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (mind. Level C2 CEFR) sowie Sicherheit in Rechtschreibung und Ausdruck

Freuen Sie sich auf:

• Einen sicheren, vielseitigen und teils mobilen Arbeitsplatz in zentraler Lage
• 30 Tage Urlaub (ab 2027 31 Tage für Beschäftigte) plus einen Familientag, zusätzliche arbeitsfreie Tage (24.12. u. 31.12.) sowie Zeit-statt-Geld-Wahlmodell (Umwandlung der Jahressonderzahlung in bis zu drei zusätzliche Urlaubstage)
• Einstiegsgehalt ab 48.000 € jährlich bzw. eine faire und transparente Vergütung nach TVöD 8
• 39 Stunden pro Woche mit flexibler Arbeitszeit (Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto), damit der Job zum Leben passt
• Zwei Vollzeitstellen, die grundsätzlich auch teilbar sind. Aufgrund des Sitzungsdienstes ist jedoch eine regelmäßige Präsenz in den Abendstunden und gelegentlich am Wochenende erforderlich.
• Kostenloses Jobticket (gesamtes RMV-Gebiet inklusive Mitnahmeregelung)
• Fahrradleasing, gesicherte Fahrradstellplätze und Duschen im Rathaus
• Betriebliche Altersvorsorge bei der ZVK Darmstadt für Beschäftigte
• Entwicklungsförderung durch interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten sowie vielfältige Maßnahmen für eine gute Führungskultur
• Betriebliches Gesundheitsmanagement für körperliches und mentales Wohlbefinden
• Attraktive Rabattplattformen
• Einen Arbeitsplatz am Puls der Kommunalpolitik
• Unterstützung bei der Wohnungs- und Kitaplatzsuche
• Eine von Offenheit geprägte Arbeitskultur, die sich im täglichen Miteinander und unserem lösungsorientierten Handeln widerspiegelt
• Kostenlose Mitgliedschaft in der Stadtbibliothek

Ihr Kontakt zu uns:

Sie haben Fragen? Auskünfte erteilt Ihnen gerne Lucia Wirbelauer unter [e-mail] und/oder Tel. [phone].

Mehr über die Stadt Offenbach als Arbeitgeberin gibt’s hier zum Nachlesen.

Offenbach ist eine Stadt der Vielfalt, geprägt von Menschen mit verschiedenen Erfahrungen. Wir ermutigen Bewerber\*innen mit vielfältigen Biografien und Fachwissen, sich bei uns zu bewerben. Diese Perspektiven sind für uns unerlässlich, um unsere Stadtgesellschaft bestmöglich abzubilden und zu stärken.

Schwerbehinderte Menschen im Sinne des § 151 SGB IX werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.