Sachbearbeiter/-in Schulsachbearbeitung (m/w/d)

Land Brandenburg; Frankfurt (Oder); On-site; EUR 34,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersversorgung

Leistungsorientierte Bezahlung

Vermögenswirksame Leistungen

Jahressonderzahlung

31 Tage Erholungsurlaub

Firmenticket/Deutschlandticket Zuschus

Jährlicher Teamtag

Job summary

Stadt Frankfurt (Oder) sucht im Dezernat III, Sport- und Schulverwaltungsamt eine/n Sachbearbeiter/in Schulsachbearbeitung in Vollzeit (39 Std./Woche). Aufgaben umfassen Sekretariats-, Schreib- und Sachbearbeitungsaufgaben innerhalb der Schulverwaltung, inklusive An-/Abmeldungen, Schulbuchbestellung und Prüfungskoordination.

Die Stelle bietet eine tarifliche Vergütung nach dem TVöD in Entgeltgruppe 6, zusätzlich betriebliche Altersversorgung, leistungsorientierte Bezahlung sowie Urlaubs- und

Qualifications

• Team- und Organisationsfähigkeit, Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit.
• Bereitschaft zur kooperativen Zusammenarbeit im Schul- und Verwaltungsumfeld.
• Gute Umgangsformen, Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative (m/w/d).

Responsibilities

• Sekretariatsaufgaben: Post, E‑Mail, FAX, Telefon; Terminkoordination; Raumvergabe; Aktenverwaltung und Statistik.
• Schreib- und Kopierarbeiten für die Schulleitung (Einladungen, Protokolle, Zeugnisse).
• Sachbearbeitung: An-/Abmeldungen von Schülern; Schulbuchbestellung; Prüfungsorganisation; Informationsweiterleitung.

Skills

Teamfähigkeit

Organisation

Kommunikation

Education

Kauffrau/-mann für Büromanagement/ -kommunikation

Job description

Die kreisfreie Stadt Frankfurt (Oder) mit ca. 58.000 Einwohnern sucht für die aktive Gestaltung ihrer weiteren Entwicklung zielstrebige, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeiten. Für die Nutzung der besonderen Möglichkeiten und Potenziale der Stadt werden hohe Kreativität, Entscheidungsfreude und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft erwartet.

Im Dezernat III, Sport- und Schulverwaltungsamt (Amt 40), Abteilung Sport- und Schulstättenmanagement der Stadt Frankfurt (Oder) ist ab 01.03.2027 die Stelle

Sachbearbeiter/-in Schulsachbearbeitung (m/w/d)

Die Besetzung der Stelle erfolgt in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).

Die Stadt Frankfurt (Oder) fördert aktiv die Gleichstellung aller Bewerber/-innen (m/w/d). Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Der künftige Aufgabenbereich umfasst:

1.Sekretariatsaufgaben, darin

• Bürokommunikation (Post, E-Mail, FAX, Telefon), Postbuch führen,
• Terminkoordinierung und -überwachung,
• Raumplanung und -vergabe in Zusammenarbeit mit Amt 40 (nicht für Unterrichtsplanung),
• Bearbeitung von Bescheinigungen aller Art und Ausstellen von Schülerausweisen, Beglaubigungen für Zeugnisse,
• Bearbeiten von Anträgen für Dienstreisen, Sonderurlaub, Fortbildung, Bafög u.a.,
• Materialbestellungen (Büromaterial, Vordrucke, Zeugnisse)
• Aktenverwaltung (Aktenplan, Archivierung, Abgabe an Stadtarchiv, Kassation),
• Führen von Statistiken nach Vorgaben der Schulleitung und des Amtes 40,
• Ersthilfe im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen bei Verletzungen (Erstversorgung, Alarmierung),
• Registrierung/Weiterleitung von Unfallmeldungen und Krankmeldungen der Schüler,
• Annahme und Organisation der Aufbewahrung von Fundsachen,
• Wartung/Pflege Bürotechnik

2.Schreib- und Kopierarbeiten für die Schulleitung

(Einladungen, Protokolle, Aufnahme-/ Ablehnungsbescheide, Zeugnisse u.a.)

3.Sachbearbeitung, darin

• An- und Abmelden von Schülern, Akten anlegen, Schülerdatenerfassung,
• Mitarbeit bei Schulbuchbestellung,
• Terminvereinbarungen für schulärztliche Untersuchungen,
• Erstellung der Zuarbeiten an das staatliche Schulamt (u. a. Unfallanzeigen, Krank- / Gesundmeldungen)
• Auskünfte zu Bildungsgängen
• organisatorische und verwaltende Arbeiten im Rahmen von Prüfungen und Berufsabschlussprüfungen von Industrie- und Handelskammer (IHK) und Handwerkskammer (HWK),
• Weiterleitung von Informationen des Amtes und/oder der Schule an Eltern, Schüler,
• Unterstützung im Rahmen der Arbeitszeit bei schulischen Veranstaltungen,
• Überwachung Haushalt, Unterrichtsmittel (Planung und Jahresabschluss erfolgen im Amt 40),
• Erfassung/Nachweis des Anlagevermögens der Schule (körperliche Aufnahme vor Ort, Zu-/Abgänge aufnehmen, Verschrottung),
• Bearbeitung von Anträgen für Schulprojekte,
• Zuarbeiten zur Fahrkostenerstattung (Entgegennahme Anträge, Prüfung Vollständigkeit, Weiterleitung an Amt 40),
• Zeichnung der rechnerischen Richtigkeit aller eingehenden Rechnungen an der Schule,
• Zuarbeit zu Haushaltsplanung und Jahresabschluss nach Anforderung der zuständigen HH-Sachbearbeiter/-innen

• eine attraktive tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes in der Entgeltgruppe 6
• zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung, eine leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Jahressonderzahlung,
• 31 Tage Erholungsurlaub im Jahr sowie am 24.12. und 31.12. bezahlt frei
• monatliche Bezuschussung eines Firmentickets oder Deutschlandtickets
• einen jährlichen Teamtag

Wir erwarten:

• Abgeschlossene Ausbildung „Kauffrau/-mann für Büromanagement / -kommunikation“ (m/w/d) oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung
• Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses zur Prüfung der persönlichen Eignung nach § 72a des Achten Buches Sozialgesetzbuch (nachholbar)
• Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet.

Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung der Bewerbung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht berücksichtigte Bewerbungen nur gegen einen adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag zurückgesandt werden können. Ist dieser nicht beigefügt, werden die Unterlagen nach einem halben Jahr vernichtet.

Des Weiteren wird auf die Information für Bewerber*innen (m/w/d) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess verwiesen, die als Dokument auf der Homepage der Stadt Frankfurt (Oder) unter der Rubrik: „Karriere“ hinterlegt ist.