Sachbearbeiter/-in Schulsachbearbeitung (m/w/d)

Stadt Frankfurt (Oder); Frankfurt (Oder); On-site; EUR 3,400 - 4,200; Full time

Benefits offered by this job

Tarifliche Vergütung nach dem TVöD Ent

Betriebliche Altersversorgung

Leistungsorientierte Bezahlung

Jahressonderzahlung

31 Tage Erholungsurlaub

Job summary

Stadt Frankfurt (Oder) sucht ab dem 01.03.2027 eine/n Sachbearbeiter/-in Schulsachbearbeitung (m/w/d) im Dezernat III, Sport- und Schulverwaltungsamt. Die Stelle ist in Vollzeit (39 Stunden/Woche) zu besetzen und bietet eine tarifliche Vergütung sowie zusätzliche Leistungen.

Sie unterstützen die Schulleitung im Sekretariat, koordinieren Termine, bearbeiten Anträge, führen Statistiken und kümmern sich um die Organisation von Schulveranstaltungen. Bewerbungen sind willkommen bis zum 21.10.2026.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbar.
• Erweiterte Führungszeugnisse zur Prüfung der persönlichen Eignung erforderlich.

Responsibilities

• Übernahme von Sekretariatsaufgaben (Post, E-Mail, Telefon) und Büroorganisation.
• Terminkoordinierung und -überwachung in Zusammenarbeit mit Amt 40.

Skills

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Education

Kauffrau/-mann für Büromanagement /-kommunikation

Job description

Die kreisfreie Stadt Frankfurt (Oder) mit ca. 58.000 Einwohnern sucht für die aktive Gestaltung ihrer weiteren Entwicklung zielstrebige, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeiten. Für die Nutzung der besonderen Möglichkeiten und Potenziale der Stadt werden hohe Kreativität, Entscheidungsfreude und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft erwartet.

Im Dezernat III, Sport- und Schulverwaltungsamt (Amt 40), Abteilung Sport- und Schulstättenmanagement der Stadt Frankfurt (Oder) ist ab 01.03.2027 die StelleSachbearbeiter/-in Schulsachbearbeitung (m/w/d) zu besetzen.

Die Besetzung der Stelle erfolgt in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).

Die Stadt Frankfurt (Oder) fördert aktiv die Gleichstellung aller Bewerber/-innen (m/w/d). Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Der künftige Aufgabenbereich umfasst:

• 1. Sekretariatsaufgaben, darin
• Bürokommunikation (Post, E-Mail, FAX, Telefon), Postbuch führen,
• Büroorganisation,
• Terminkoordinierung und -überwachung,
• Raumplanung und -vergabe in Zusammenarbeit mit Amt 40 (nicht für Unterrichtsplanung),
• Bearbeitung von Bescheinigungen aller Art und Ausstellen von Schülerausweisen, Beglaubigungen für Zeugnisse,
• Bearbeiten von Anträgen für Dienstreisen, Sonderurlaub, Fortbildung, Bafög u.a.,
• Materialbestellungen (Büromaterial, Vordrucke, Zeugnisse)
• Aktenverwaltung (Aktenplan, Archivierung, Abgabe an Stadtarchiv, Kassation),
• Führen von Statistiken nach Vorgaben der Schulleitung und des Amtes 40,
• Ersthilfe im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen bei Verletzungen (Erstversorgung, Alarmierung),
• Registrierung/Weiterleitung von Unfallmeldungen und Krankmeldungen der Schüler,
• Annahme und Organisation der Aufbewahrung von Fundsachen,
• Wartung/Pflege Bürotechnik
• 2. Schreib- und Kopierarbeiten für die Schulleitung (Einladungen, Protokolle, Aufnahme-/ Ablehnungsbescheide, Zeugnisse u.a.)
• 3. Sachbearbeitung, darin
• An- und Abmelden von Schülern, Akten anlegen, Schülerdatenerfassung,
• Mitarbeit bei Schulbuchbestellung,
• Terminvereinbarungen für schulärztliche Untersuchungen,
• Erstellung der Zuarbeiten an das staatliche Schulamt (u. a. Unfallanzeigen, Krank- / Gesundmeldungen)
• Auskünfte zu Bildungsgängen
• organisatorische und verwaltende Arbeiten im Rahmen von Prüfungen und Berufsabschlussprüfungen von Industrie- und Handelskammer (IHK) und Handwerkskammer (HWK),
• Weiterleitung von Informationen des Amtes und /oder der Schule an Eltern, Schüler,
• Unterstützung im Rahmen der Arbeitszeit bei schulischen Veranstaltungen,
• Überwachung Haushalt, Unterrichtsmittel (Planung und Jahresabschluss erfolgen im Amt 40),
• Erfassung/Nachweis des Anlagevermögens der Schule (körperliche Aufnahme vor Ort, Zu-/Abgänge aufnehmen, Verschrottung),
• Bearbeitung von Anträgen für Schulprojekte,
• Zuarbeiten zur Fahrkostenerstattung (Entgegennahme Anträge, Prüfung Vollständigkeit, Weiterleitung an Amt 40),
• Zeichnung der rechnerischen Richtigkeit aller eingehenden Rechnungen an der Schule,
• Zuarbeit zu Haushaltsplanung und Jahresabschluss nach Anforderung der zuständigen HH-Sachbearbeiter/-innen

Wir bieten:

• eine attraktive tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes in der Entgeltgruppe 6
• zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung, eine leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Jahressonderzahlung,
• 31 Tage Erholungsurlaub im Jahr sowie am 24.12. und 31.12. bezahlt frei
• monatliche Bezuschussung eines Firmentickets oder Deutschlandtickets
• ein jährlicher Teamtag

Wir erwarten:

• Abgeschlossene Ausbildung „Kauffrau/-mann für Büromanagement / -kommunikation“ (m/w/d) oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung
• Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses zur Prüfung der persönlichen Eignung nach § 72a des Achten Buches Sozialgesetzbuch (nachholbar)

Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet.

bis zum 21.10.2026

Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung der Bewerbung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht berücksichtigte Bewerbungen nur gegen einen adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag zurückgesandt werden können. Ist dieser nicht beigefügt, werden die Unterlagen nach einem halben Jahr vernichtet.

Des Weiteren wird auf die Information für Bewerber*innen (m/w/d) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess verwiesen, die als Dokument auf der Homepage der Stadt Frankfurt (Oder) unter der Rubrik: „Karriere“ hinterlegt ist.