Sachbearbeiter:in/Mitarbeiter:in Verwaltung im Dekanat der Medizinischen Fakultät (all genders)

JR Germany; Hamburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Universitätsklinikum sucht eine engagierte Person für die Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät. In dieser Rolle unterstützen Sie administrative Prozesse, von Berufungsverfahren bis zur Raumplanung. Ihre Fähigkeiten im Organisieren und Kommunizieren sind gefragt, während Sie in einem vielfältigen Team arbeiten, das sich für eine gesunde Zukunft einsetzt. Die Position bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre administrativen Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen wertvollen Beitrag zur akademischen Gemeinschaft zu leisten. Werden Sie Teil eines innovativen Umfelds, das Wert auf individuelle Lösungen und persönliche Entwicklung legt.

Leistungen

Zuschüsse zum Deutschlandticket

Dienstrad-Leasing

Kostenlose Ferienbetreuung

Fort- und Weiterbildungsprogramme

Gesundheits- und Sportangebote

Mitarbeitendenrestaurant

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Wertschätzendes Miteinander

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Hochschulabschluss im administrativen Bereich.
• Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung ist wünschenswert.

Aufgaben

• Unterstützung bei administrativen Prozessen rund um Berufungsverfahren.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

MS Office Anwendungen

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Verhandlungsgeschick

Ausbildung

Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmännische Ausbildung

Hochschulabschluss im administrativen Bereich

Tools

Rechnungswesen

Buchhaltung

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter:in/Mitarbeiter:in Verwaltung im Dekanat der Medizinischen Fakultät (all genders), hamburg

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung. Wir, ein vielfältiges Team, verantworten eine breite Palette administrativer Prozesse, von Berufungsverfahren über Struktur- und Budgetplanung bis hin zur Betreuung der akademischen Gremien unserer Fakultät. Auch im Gebäudemanagement, bei der Raumplanung und in der Koordination von IT-Projekten für Forschung und Lehre sind wir aktiv.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

• Bei den administrativen Prozessen rund um Berufungsverfahren für die Besetzung von Professuren leisten Sie wesentliche Unterstützung - von der Ausschreibung bis zur Besetzung. Dabei fallen Aufgaben wie die Strukturierung der Bewerbungsunterlagen, die Vor- und Nachbereitung von Ausschusssitzungen sowie die organisatorische Begleitung des Berufungsausschusses und der Dekanatsleitung in Ihr Aufgabenfeld. Zudem freuen wir uns auf Ihre Mitarbeit bei der Entwicklung und Einführung eines elektronischen Managementsystems, das diese Prozesse abbildet.
• Bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen können Sie Ihr Organisationstalent einsetzen. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen gehören zu Ihren Aufgaben.
• In der Raumplanung und dem Gebäudemanagement für unsere Hörsäle und Seminarräume sind Sie gefragt. Die Überwachung der jeweiligen Gebäudeausrüstung,die Planung von Instandhaltungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit unserer Technischen Abteilung sowie die Raumvermietung zählen hier zu Ihren Tätigkeiten.
• Bei der Erstellung von Kennzahlen und Rechenschaftsberichten und der Datenpflege in unseren elektronischen Systemen können Sie uns unterstützen.
• Als zuverlässiger Rückhalt für unsere Abteilungsleitung und unsere Referent:innen übernehmen Sie gerne weitere administrative Angelegenheiten.

Diese Position ist zunächst für zwei Jahre befristet zu besetzen.

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
• Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
• Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil.
• Gute Englischkenntnisse
• Gutes technisches Grundverständnis
• Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.
• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände