Sachbearbeiter/in (m/w/d) Verwaltung Digitales Lern- und Arbeitszentrum

FACT Werbeagentur GmbH; Soest; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung in Nordrhein-Westfalen sucht eine/n Sachbearbeiter/in für das Digitale Lern- und Arbeitszentrum. In dieser unbefristeten Vollzeitstelle sind organisatorische Assistenz, Haushaltsführung und Öffentlichkeitsarbeit zentrale Aufgaben. Eine abgeschlossene Ausbildung und Fähigkeiten in Microsoft Office sind erforderlich. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice sind möglich.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice

Weiterbildungsangebot

Betriebliche Gesundheitsförderung

Fahrradleasing

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Affinität für Digitalisierungsthemen.

Aufgaben

• Organisatorische Assistenzarbeiten und Raummanagement.
• Erstellung des Haushaltsplans für das Folgejahr.
• Verwaltung und Überwachung bewilligter Fördermittel.
• Mitwirkung an der Organisation von Werbemaßnahmen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Stressresistenz

Eigeninitiative

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau

Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

In der Stadtverwaltung Soest gestalten die rund 540 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Zukunft von morgen: Sie greifen neue Herausforderungen wie Klimaneutralität und Smart City auf und behalten die klassischen Aufgaben einer Kommune im Blick. Wer Sinnvolles tun, sozial handeln und Sicherheit spüren möchte, ist bei der Stadt Soest genau richtig.

Die weitere Digitalisierung des Alltags, der Bildung und des Berufslebens stellt eine Herausforderung für alle dar. Die Stadt Soest hat daher das Konzept des DiLAS (Digitales Lern- und Arbeitszentrum Soest) entwickelt. Das DiLAS soll als Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger dienen, das Wirtschafts-und Arbeitsleben stärken, dem drohenden Fachkräftemangel vorbeugen und bei der Lösung von komplexen Problemen helfen.

Für die Umsetzung dieses Konzeptes sucht die Stadt Soest zum 01.10.2025 eine/n Sachbearbeiter/in (m/w/d) für die Verwaltung des DiLAS. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle im Umfang von 39 Wochenstunden, die nach Entgeltgruppe 8 TVöD VKA vergütet wird.

• Assistenz und Service:
  • Organisatorische Assistenzarbeiten und Raummanagement mit Koordination des Hausdienstes inklusive Einsatzpläne und Arbeitsanweisungen
  • Erfassung und Verwaltung von Veranstaltungs- und Projektdaten in entsprechender Software
  • Verwaltung von Verträgen und schriftlicher Kommunikation
  • Beschaffungsmanagement inkl. Durchführung von Bedarfsanalysen, Ermittlung der Anforderung und Auswertung von Angeboten sowie Auftragserteilung und abwicklung in Zusammenarbeit mit der DiLAS-Leitung
• Haushaltsführung, Kassen- und Rechnungswesen:
  • Erstellung des Haushaltsplans für das Folgejahr in Abstimmung mit der DiLAS-Leitung
  • Fertigung von Sitzungsvorlagen sowie Fortführung des Budgetberichts in Abstimmung mit der DiLAS-Leitung
  • Durchführung und Abwicklung von Controlling-Funktionen
  • Erstellung von Haushaltsvoranschlägen und bei Bedarf Nachtragshaushalten in Abstimmung mit der DiLAS-Leitung
• Fördermittelmanagement:
  • Aufbereitung von Drittmittelanträgen und Überwachung der Einhaltung von Rahmenbedingungen
  • Verwaltung und Überwachung bewilligter Fördermittel, einschließlich Abrechnungs- und Berichtswesen
• Öffentlichkeitsarbeit:
  • Mitwirkung an der Organisation und Gestaltung von Werbemaßnahmen in digitalen und gedruckten Medien
  • Pflege und Aktualisierung der Website und Social Media Accounts

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau (m/w/d) im Bereich Büro, Groß- und Außenhandel oder Industrie oder eine vergleichbare Qualifikation
• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) bzw. Verwaltungslehrgang I
• Affinität für Digitalisierungsthemen ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Produkten
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Zudem zeichnen Sie sich durch folgende Kompetenzen aus:

• Offenheit und Kommunikationsfähigkeit: Sie verfügen über die Fähigkeit, Informationen klar und verständlich zu vermitteln und haben Freude am Austausch mit anderen.
• Belastbarkeit und Stressresistenz: Sie können sich gut auf schnell wechselnde Tätigkeiten einstellen und bewahren auch in herausfordernden Situationen einen kühlen Kopf.
• Engagement und Eigeninitiative: Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Eigenmotivation aus und handeln proaktiv, um Ziele zu erreichen.
• Hohe Serviceorientierung und Interkulturelle Kompetenz: Sie setzen sich stets dafür ein, die Anliegen unserer Kunden sicher und freundlich zu bearbeiten. Dabei respektieren Sie kulturelle Unterschiede und gehen respektvoll mit Menschen aus anderen Kulturen um.

• Familienfreundlicher Arbeitgeber
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice
• Zusatzversorgung
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• Fahrradleasing

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Die Besetzung erfolgt unter Beachtung des Landesgleichstellungsgesetzes und des Gleichstellungsplanes der Stadt Soest.

Die Stadt Soest bemüht sich um die Einstellung Schwerbehinderter. Diese werden ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Für Rückfragen steht Ihnen die Leiterin der Abteilung Frau Plesser, unter der Rufnummer 02921/103-1300 gerne zur Verfügung.

Mit der Zusendung der Unterlagen erklären Sie sich damit einverstanden, dass wegen gesetzlicher Fristen die eingereichten Bewerbungsunterlagen für mindestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert und im Anschluss gelöscht werden.

Die Besetzung der Stelle kann auch in Teilzeit erfolgen.

Kontakt
Fragen zum Personalauswahlverfahren beantwortet Ihnen:
Frau Katharina Kämmerling, Telefon: [phone]

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns bis zum 31.08.2025 auf Ihre vollständige Online-Bewerbung.