Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Drittmittelmanagement

Universität Bielefeld; Bielefeld; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine deutsche Universität in Bielefeld sucht eine*n Sachbearbeiter*in im Drittmittelmanagement. Die Position umfasst administrative Aufgaben und die Unterstützung von Forschungsprojekten. Bewerber*innen sollten ein abgeschlossenes Studium im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation vorweisen können. Flexible Arbeitszeiten und eine offene Arbeitsatmosphäre werden geboten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsangebote

Qualifikationen

• Strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten wird erwartet.
• Engagement für Beratungs- und Kommunikationsaufgaben.
• Sicherer Umgang mit haushalts- und zuwendungsrechtlichen Bestimmungen.

Aufgaben

• Administrative Begleitung von Drittmittelprojekten.
• Prüfung von Projektanträgen.
• Erstellung von Verwendungsnachweisen.

Kenntnisse

Analytisches Denken

Kommunikationsfähigkeit

Lösungsorientiertes Arbeiten

Ausbildung

Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium in Verwaltungswissenschaften oder vergleichbaren Bereichen

Tools

SAP-CO/PS

MS Office

Jobbeschreibung

Overview

Im Dezernat Forschungsförderung und Transfer (FFT) ist die folgende Position zu besetzen: Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Drittmittelmanagement Kennziffer: Tech25235

• Start: 01.10.2025
• Vollzeit/Teilzeit bis zu 100 %
• Vergütung nach E9b TV-L mit Perspektive auf E10 TV-L
• befristet

Das Dezernat Forschungsförderung und Transfer (FFT) ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Universität Bielefeld, die ein breit gefächertes Dienstleistungsangebot rund um die Einwerbung und Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie zum Wissens- und Innovationstransfer bietet. Das Dezernat FFT berät Hochschulangehörige in jeder Phase des Prozesses der Einwerbung und Umsetzung von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten. Wir bieten Ihnen anspruchsvolle und vielseitige Aufgaben sowie attraktive Rahmenbedingungen im dynamischen Umfeld einer erfolgreichen Forschungs- und Bildungseinrichtung. Die Tätigkeit findet in einem sehr guten und offenen Betriebsklima statt. Wissenschaft und Verwaltung arbeiten an der Universität Bielefeld traditionell eng und vertrauensvoll zusammen.

Ihre Aufgaben

• administrative Begleitung der Abwicklung von nationalen und internationalen Drittmittelprojekten inklusive Bewirtschaftung der Projekte in SAP-CO/PS sowie Prüfung der Einhaltung haushalts- und zuwendungsrechtlicher Vorschriften, in Einzelfällen auch Klärung von arbeits-, steuer- und wettbewerbsrechtlichen Fragestellungen (30 %)
• Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Projektanträgen für nationale und internationale Forschungsförderprogramme (25 %)
• Erstellung und Prüfung von Verwendungsnachweisen sowie Vorbereitung und Begleitung von Rechnungsprüfungen (20 %)
• Entgegennahme und Vorprüfung von Forschungs- und Entwicklungsverträgen (10 %)
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Abläufe, Strukturen und Dienstleistungen in der Drittmittelsachbearbeitung (10 %)
• Erstellung von Auswertungen und Statistiken zu Drittmitteln (5 %)

Unser Angebot

• Vergütung nach E9b TV-L mit Perspektive auf E10 TV-L
• befristet im Umfang von 75 % zunächst für die Dauer des Mutterschutzes der Stelleninhaberin, längstens bis zum 29.01.2026 (ggf. mit sich anschließender Elternzeit) sowie zusätzlich 25 % (gem. § 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG)
• Vollzeit/Teilzeit bis zu 100 %

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
• Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund), gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• abwechslungsreiche Tätigkeiten

Ihr Profil / Das erwarten wir

• abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (z. B. Bachelor) verwaltungswissenschaftlicher, rechtswissenschaftlicher, betriebswirtschaftlicher oder vergleichbar geeigneter Ausrichtung
  alternativ: Qualifikation als Verwaltungsfachwirt*in oder Absolvent*in des H2-Qualifizierungslehrgangs
• strukturiertes, sorgfältiges und lösungsorientiertes Arbeiten
• überdurchschnittliche Kommunikationskompetenz und Kooperationsfähigkeit
• ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und hohe Serviceorientierung
• besonderes Interesse am Umgang mit haushalts- und zuwendungsrechtlichen Bestimmungen sowie ausgeprägte Neigung zum Umgang mit Zahlen
• sichere Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
• sichere EDV-Anwendungskenntnisse in Bürokommunikationssoftware (MS Office, insbesondere Tabellenkalkulation)

Das wünschen wir uns

• Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
• Kenntnisse in Finanzsoftware (SAP)

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 15.10.2025

Kontakt

Dr. Inga Marin
0521 106-3963
[e-mail]

Anschrift
Universität Bielefeld
Dezernat Personal und Organisation
Julia Harz
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeitvorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.