Sachbearbeiter:in in der Studierendenverwaltung

Friedrich-Schiller-Universität Jena; Jena; Vor Ort; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena sucht zum 01.10.2025 oder baldmöglichst zwei Sachbearbeiter:innen in der Studierendenverwaltung. Die Vollzeitstellen bieten die Möglichkeit, an einer renommierten Universität in einer dynamischen Umgebung zu arbeiten, in der flexible Arbeitszeiten und ein umfassendes Fortbildungsangebot geboten werden. Die erfolgreiche Bearbeitung der Anträge sowie Teamarbeit und Serviceorientierung sind essentielle Aspekte dieser Position.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Umfangreiches Fortbildungsprogramm

30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Fähigkeiten.
• Kenntnisse in MS Office erforderlich, digitale Medienkenntnisse sind von Vorteil.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und anwendbare Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Bearbeitung von Anträgen auf Zulassung/Immatrikulation.
• Mitwirkung bei der Betreuung von Bewerberportalen.
• Unterstützung im Rahmen von Sonderaufgaben der Studierendenverwaltung.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Selbständigkeit

Konfliktfähigkeit

Freundlichkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich

Tools

MS Office

JIRA

Jobbeschreibung

Stellenausschreibung

Reg.-Nr. 119/2025
Fristende 11.07.2025

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Dezernat 1 – Studierende / Studierenden-Service-Zentrum sind zum 01.10.2025 bzw. zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Stellen als

Sachbearbeiter:in in der Studierendenverwaltung

jeweils in Vollzeit (100 % / 40 Wochenstunden) zu besetzen.

Die Einstellung auf der ersten Stelle erfolgt unbefristet. Die zweite ausgeschriebene Stelle ist zunächst befristet, längstens für die Dauer bis zum 30.06.2027. Bei Eignung und Bedarf ist eine unbefristete Weiterbeschäftigung möglich. Die Einstellung erfolgt befristet im Rahmen der Vertretung einer Langzeiterkrankung.

Das Studierenden-Service-Zentrum (SSZ) ist zuständig für die Verwaltungsangelegenheiten eines Großteils der Bewerbenden und Studierenden der Universität Jena. Entlang des Student Life Cycle begleitet das SSZ Bewerbende über die Zulassung und Immatrikulation als Studierende bis hin zur späteren Exmatrikulation im Rahmen verschiedener Verwaltungsvorgänge, die zu Beginn, im Verlauf oder zum Ende des Studiums anfallen.

Ihre Aufgaben:

• Sie bearbeiten Anträge auf Zulassung/Immatrikulation/Zweithörerschaften sowie alle weiteren Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Bewerbenden- und Studierendenadministration sowie der allgemeinen Studierendenverwaltung anfallen.
• Sie wirken bei der Betreuung und Bearbeitung der unterschiedlichen Antrags- und Bewerberportale für zulassungsfreie und zulassungsbeschränkte Studiengänge (u.a. Dialogorientiertes Serviceverfahren) einschließlich der Bewerbendenbearbeitung mit.
• Sie werden in die Telefon- und Tresendienste des Studierenden-Service-Zentrums eingebunden.
• Sie unterstützen bei der Erledigung von Sonderaufgaben im Rahmen der Studierendenverwaltung.

Ihr Profil:

• Sie besitzen eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare berufliche Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Sie beherrschen den Umgang mit der üblichen Bürosoftware – insbesondere MS Office (Word, Excel, Outlook) und sind bereit, sich in weitere Anwendungsprogramme einzuarbeiten.
• Idealerweise bringen Sie Kenntnisse in der Nutzung von digitalen Kommunikationsmedien (u.a. JIRA-Ticket) sowie Kenntnisse aus Campus-Management-Systemen mit.
• Vorausgesetzt werden ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie anwendungsbereite Englischkenntnisse zur Kommunikation mit Bewerbenden und Studierenden.
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Selbständigkeit, Konfliktfähigkeit, Kooperationsfähigkeit, Freundlichkeit und Weiterbildungsbereitschaft sowie eine besonders serviceorientierte Arbeitsweise einschließlich der Freude an der Kommunikation mit Bewerbenden, Studierenden und weiteren universitären sowie externen Stellen werden erwartet.
• Wir setzen voraus und erwarten, dass Sie einer zunehmend digitalen Verwaltungsbearbeitung aufgeschlossen gegenüberstehen.
• Erfahrungen in der Studierendenverwaltung bzw. in der Arbeit mit Publikumsverkehr wären von Vorteil.

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach**** Entgeltgruppe 8 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Die Chance, in einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität zukunftsweisende Entwicklungen auch im Studierendenservice mitzugestalten
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit und ggf. anteilig HomeOffice)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm / Wir unterstützen Sie bei individuellen Entwicklungs- und Qualifizierungsbedarfen
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung an, ob beide Stellen für Sie in Frage kommen bzw. welche Präferenzen Sie ggf. haben.

Es handelt sich jeweils um Vollzeitstellen. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, würde anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 11.07.2025 über unser Onlineformular.

Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter:Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen