Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich

Tu Dortmund; Dortmund; Hybrid; EUR 36.000 - 48.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Mobiles Arbeiten bis zu 40%

Gesundheitsmanagement

Mensen- und Cafeterien-Vergünstigungen

Hochschulsport

Zusammenfassung

Technische Universität Dortmund sucht eine Sachbearbeiterin bzw. einen Sachbearbeiter im Sekretariatsbereich in der Fakultät Wirtschaftswissenschaften.

Sie unterstützen organisatorische Abläufe in Forschung, Lehre und Verwaltung und tragen zu verlässlichen Servicestrukturen für Studierende, Mitarbeitende und externe Ansprechpartner bei. Die Stelle ist unbefristet, 75 % der regulären Wochenarbeitszeit und nach Entgeltgruppe 8 TV-L vergütet.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung im Sekretariat und modernen Hochschulverwaltungsabläufen.

Aufgaben

• Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben inklusive Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Unterstützung bei Vorbereitung von Lehrveranstaltungen sowie Besprechungen und Veranstaltungen.
• Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Überwachung von Haushalts- und Drittmittelkonten.
• Vorbereitung von Personalmaßnahmen.
• Bearbeitung von Studierendenanfragen.
• Vertretung bzw. Unterstützung anderer Einrichtungen der Fakultät in Absprache.

Kenntnisse

MS Office

SAP

Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Englischkenntnisse

Ausbildung

kaufmännische oder administrative Ausbildung

Tools

SAP ESS SRM FI

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich

An den Professuren Unternehmensrechnung und Controlling sowie Management Science der Fakultät Wirtschaftswissenschaften unterstützen Sie als Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich die organisatorischen und administrativen Abläufe in Forschung, Lehre und Verwaltung. Durch Ihre Tätigkeit tragen Sie dazu bei, verlässliche Service- und Verwaltungsstrukturen für Studierende, Beschäftigte und externe Ansprechpersonen sicherzustellen. Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, kommunikativ sind und Freude an einem vielseitigen Hochschulumfeld haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stelle ist in der Fakultät Wirtschaftswissenschaften in den Professuren Unternehmensrechnung und Controlling sowie Management Science zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 8 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 75 % der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.

Das ist Ihre Aufgabe

• Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben inklusive der Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei der Vorbereitung von (Lehr-)Veranstaltungen sowie bei der Planung und Durchführung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen sowie die Überwachung der Haushalts- und Drittmittelkonten
• Vorbereitung von Anträgen für Personalmaßnahmen
• Bearbeitung von Studierendenanfragen
• Vertretung bzw. Unterstützung anderer Einrichtungen der Fakultät in Absprache zwischen Dekanat und den beteiligten Professuren/Einrichtungen

Darauf dürfen Sie sich freuen

• i nteressante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
• ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld sowie die Möglichkeit, bis zu 40 % mobil zu arbeiten
• verschiedene Angebote, z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement, Vergünstigungen in Mensen und Cafeterien und Teilnahme am Hochschulsport Was Sie darüber hinaus noch erwarten dürfen? – Hier finden Sie weitere Benefits der TU Dortmund .
• eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich oder gleichwertige nachgewiesene Kenntnisse und Berufserfahrung

Das bringen Sie idealerweise mit

• einen sicheren Umgang mit den MS Office-Anwendungsprogrammen sowie mit SAP (vorzugsweise ESS, SRM, FI)
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen im Sekretariat sowie Kenntnisse der Abläufe einer modernen Hochschulverwaltung
• Teamorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
• Organisationskompetenz gepaart mit einer selbstständigen und effizienten Arbeitsweise

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Überzeugen Sie uns mit Ihrer Persönlichkeit und Ihren Fachkenntnissen.

Bewerbungen von Frauen werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen bevorzugt behandelt.
Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.