Assistent*in im Büro des Kanzlers

Technische Universität Dortmund; Dortmund; Vor Ort; EUR 45.000 - 58.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Inklusives Arbeitsklima

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Parkplätze

Zusammenfassung

Die Technische Universität Dortmund sucht eine unbefristete Vollzeitkraft im Rektorat, Personalentwicklungsstelle. Die Tätigkeit umfasst eigenständige Sekretariats- und Assistenzaufgaben in Deutsch und Englisch, Reiseabrechnung, Terminplanung und Vor-/Nachbereitung von Sitzungen.

Voraussetzung ist ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation; die TU Dortmund bietet Weiterentwicklungsmöglichkeiten und flexible Teilzeitoptionen.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation, z. B. Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement oder Verwaltungslehrgang II.
• Bereitschaft zur Weiterentwicklung, um fehlende Voraussetzungen zu erwerben.

Aufgaben

• Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Dienstreisen organisieren und abrechnen.
• Terminplanung und -koordination sowie Vorbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen.
• Recherche, Zusammenstellung und aufbereitete Unterlagen sowie Koordination der Zusammenarbeit im Rektorat.
• Organisation von Veranstaltungen wie Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen.

Kenntnisse

Sekretariat

Assistenz

Verwaltung

Ausbildung

Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation

Tools

MS Office

SAP (ESS/SRM/ FiorI)

Jobbeschreibung

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Diese Stelle ist im Rektorat zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 10 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Personalentwicklungsstelle. Bewerber*innen, die noch nicht die persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 10 TV-L erfüllen, sind bereit entsprechend notwendige Fort- und Weiterbildungen zu erbringen, um die persönlichen Voraussetzungen zu erwerben. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

IHRE AUFGABEN

• eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Terminplanung und -koordination sowie selbstständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen in Abstimmung mit der Koordinatorin des Kanzlers
• Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektorats
• Organisation von Veranstaltungen wie. bspw. Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen

IHRE QUALIFIKATION

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation, z. B. Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement, der Verwaltungsangestelltenlehrgang II, bzw. die Bereitschaft einen gleichwertigen Abschluss zu erlangen

WIR BIETEN

• ein inklusives, faires und motivierendes Arbeitsklima in einem kollegialen Team
• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet
• die aktive Unterstützung bei der Einarbeitung und beruflichen Weiterentwicklung
• ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.

Was Sie darüber hinaus noch erwarten dürfen? - Hier finden Sie weitere Benefits der TU Dortmund.

DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT

• erste Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung und der Führung eines Geschäftszimmers, gerne auch mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software und Kenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.)
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein gutes analytisches Verständnis
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freunde an der Zusammenarbeit im Team
• hohe Eigeninitiative, starke Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr