Sachbearbeiter/-in Büroassistenz(m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Gebäudemanagement eine/-n Sachbearbeiter/-in Büroassistenz (m/w/d)

Das Amt für Gebäudemanagement der Stadt Leipzig nimmt, im Auftrag der Fachämter und Eigenbetriebe, vielfältige Serviceleistungen für kommunal genutzte Liegenschaften und Gebäude, wie Schulen, Kindertagesstätten und Verwaltungsgebäude, wahr. Neben Neu- und Erweiterungsbauten sowie Sanierungen sind Bauunterhaltung, Energiemanagement, technischer Betrieb, Ver- und Entsorgung sowie Gebäudedienstleistungen die zentralen Leistungsbereiche.

Das erwartet Sie

• Unterstützung für die Abteilungsleitung bei der Büroorganisation sowie unterstützende Aufgaben für die Sachgebiete Werterhaltung, Energiemanagement und Betriebsführung/Technik
• Aktenführung nach Aktenplan im Sekretariat einschließlich Ablage, Wiedervorlage und Archivierung
• Post bearbeiten, eventuell scannen und verteilen - alle Kommunikationswege eingeschlossen, Informationen bündeln, Workflowbearbeitung in Allris
• Überwachung termingerechter Zuarbeiten, Nachhalten von Arbeitsaufträgen, auch in der elektronischen Vorgangsbearbeitung
• interne und externe Geschäftskorrespondenz erledigen
• redaktionelle Bearbeitung und nach fachlicher Vorgabe eigenständige Einstellung von Vorlagen im Allris
• Vorgänge dokumentieren und Protokolle führen bei allen erforderlichen Beratungen der Abteilung
• Erteilung von Auskünften zur Abteilung als Kunden- und Bürgerdienstleistungen
• Aufnahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Anliegen der Mitarbeiter/-innen
• Raumplanung für Beratungen einschließlich der jeweils erforderlichen Ausstattung des Raumes
• Unterstützung der Abteilungsleitung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann
• anwendungsbereite Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen
• Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit, Verantwortungsbereitschaft, Team- und Kooperationsfähigkeit, Zuverlässigkeit
• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und korrektes Auftreten im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern

Das bieten wir

• eine unbefristete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit
• ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 39.075 Euro und 43.325 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 6 TVöD
• einen Arbeitsplatz im Herzen einer von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägten Stadt mit mehr als 620.000 Einwohnerinnen und Einwohnern
• flexible Arbeitszeitmodelle
• Möglichkeit im Homeoffice oder mobil zu arbeiten
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
• eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe
• Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
• ein kollegial agierendes Team mit wertschätzenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Hinweise zu Ihrer Bewerbung

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben
• tabellarischem Lebenslauf
• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
• Kopien von qualifizierten Dienst-/Arbeitszeugnissen/Beurteilungen/Referenzschreiben

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 631 an. Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Christiane Hähle, Recruiterin, Telefon: 0341 123-2799.

Ausschreibungsschluss ist der 31. Januar 2025. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Unsere Arbeit ist von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln geprägt, das sich an unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit orientiert:

Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit