Sachbearbeiter/-in, Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d)

Hanse- und Universitätsstadt Rostock; Rostock; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock sucht eine/n Sachbearbeiter/in für das Kulturamt, unbefristet in Vollzeit. Zu den Aufgaben gehört Büroorganisation, Dokumentenmanagement, und Öffentlichkeitsarbeit. Sie sollten eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Medien- und Informationsdienste oder Verwaltungsfachangestellten haben sowie Erfahrungen in der Kommunikation mit Bürgern. Es werden sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten sowie eine betriebliche Altersvorsorge angeboten.

Leistungen

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

betriebliche Altersvorsorge

Jahresurlaub 30 Arbeitstage

Qualifikationen

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem relevanten Bereich.
• Kenntnisse über Datenschutz- und Archivgesetzgebung.
• PC-Kenntnisse in Standardsoftware erforderlich.

Aufgaben

• Büroorganisation und Bearbeitung von Dokumenten.
• Terminmanagement und Protokollführung bei Sitzungen.
• Öffentlichkeitsarbeit und Pflege des Online-Contents.

Kenntnisse

Büroorganisation

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Ausbildung Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste oder Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

Dokumentenmanagementsystem

Verzeichnungssoftware

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter/-in, Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d) Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die o.g. Planstelle im Kulturamt, Abteilung Stadtarchiv unbefristet in Vollzeitbeschäftigung (39 Wochenstunden) zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitfähig bis maximal 35 Wochenstunden. Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist. Wir suchen eine/ einen Mitarbeiter/-in für folgende Aufgaben: Büroorganisation Bearbeiten des Post- und Email-Ein- und Ausgangs Terminmanagement Führen der Ablage von Geschäftsvorgängen/ Unterlagen Bearbeiten organisatorischer Vorgänge (Urlaubsplan, Archivstatistik, Bestellung von Büroverbrauchmaterialien, Schadens- und Reparaturmeldungen u.ä.) Organisieren und Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen, Führen der Protokolle, Vorbereiten von Tagungsunterlagen, Sicherstellen der Bewirtung bei Veranstaltungen, Recherchieren von Themen, Zusammenstellen von Materialien Beantwortung von allgemeinen Anfragen, ggf. Weiterleitung an die/ den zuständigen Bearbeiter/-in Ordnungs- und Erschließungsarbeiten an Sammlungsgut Übernahme, Verwaltung und Pflege von Personenstands- und Meldeunterlagen, inklusive Fachrecherchen (unter Anleitung) Erteilung einfacher Auskünfte aus Melde- und Personenstandsunterlagen Unterstützung bei der Digitalisierung Betreuung des Dokumentenmanagementsystems (d.3), digitale Vorgangsbearbeitung und Aktenführung sowie Unterstützung bei der Nutzung und Pflege der Archivsoftware AugiasArchiv Erstellung von Findhilfsmitteln mit AugiasArchiv Öffentlichkeitsarbeit Mitarbeit in der Pflege des Online-Contents des Stadtarchivs auf städtischen Webseiten und Social Media Unterstützung bei der Erstellung und Gestaltung von Informationen für die Öffentlichkeit Organisieren und Vorbereiten von Presseterminen und Interviews Voraussetzungen, die Sie mitbringen: abgeschlossene dreijährige Ausbildung zur/zum Fachangestellten (m/w/d) für Medien- und Informationsdienste oder zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder zur/ zum Kauffrau/ Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement/ -kommunikation oder ein abgeschlossener AI-Lehrgang Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) Erfahrungen in der Kommunikation mit Bürger/-innen sowie in der telefonischen Beratung Kenntnisse der Datenschutzgesetzgebung, Archivgesetzgebung einschließlich Archivsatzung, Benutzerordnung und Archivgebührensatzung Grundkenntnisse des Schutzes von Kulturgut im Prozess reprografischer Arbeiten PC-Kenntnisse in Standard-Software Erfahrungen mit Verzeichnungssoftware für Bibliotheken oder Archive wünschenswert Umfassende Kenntnisse der DIN 5008 und der deutschen Rechtschreibung Serviceorientierung und Kommunikationsstärke Teamfähigkeit Selbständigkeit und Umsicht Belastbarkeit und Ausdauer Entgelt: Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 6 bewertet. Zudem bieten wir: • sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten • betriebliches Gesundheitsmanagement • Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA) • Jahresurlaub 30 Arbeitstage • betriebliche Altersvorsorge (ATV-K) • DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%) • Standortsicherheit Rostock • Dienstrad-Leasing Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular. Ein respektvoller Umgang miteinander und ein offenes Arbeitsumfeld sind uns sehr wichtig. Wir glauben an den Erfolg divers aufgestellter Teams und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/ Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugtberücksichtigt werden. Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der RegionRostockwenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten,Jobperspektiven für den mitziehende/n Partner/in, Freizeitaktivitäten und vieles mehr. WELCOME-REGION-ROSTOCK.DE

Bewerbungsfrist 31.08.2025 Tätigkeitsaufnahme zum nächstmöglichen Zeitpunkt Vertragsart Vollzeit, unbefristet Ansprechpartner Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne! Bärbel Seemann Tel. [phone] Bewerbungsunterlagen, die bis zum Ende der Bewerbungsfrist unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben. Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren werden nicht erstattet.