Sachbearbeiter Assistenz Datenerfassung Jugendhilfe (m/w/d) (Remote / Mobil möglich)

Landkreis Spree Neisse; Forst (Lausitz); Remote; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) -

Jahressonderzahlungen

Vermögenswirksame Leistungen

Kostenlose PKW-Stellplätze

Zuschuss zum ÖPNV

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsangebote

Flexible Arbeitszeiten / mobiles Blät

Job summary

Der Landkreis Spree-Neiße sucht eine/n Sachbearbeiter/in Assistenz Datenerfassung Jugendhilfe (m/w/d) zur dauerhaften Besetzung. Zu den Aufgaben gehören die Pflege der Kosten- und Leistungs-Datenbank TOPqw, Sichtung und Archivierung von Unterlagen zu Vertragsabschlüssen sowie die Zuordnung von Kostendaten und deren Eingabe in das Formular.

Sie arbeiten eng mit dem Team Datenerfassung Jugendhilfe zusammen, überwachen Datenlieferungen, recherchieren Bevölkerungsdaten über das Portal Statistik

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Vorbildung mit einschlägiger Berufserfahrung bzw. AI-Lehrgang.
• Kenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Beschaffungswesen sowie Personalangelegenheiten.
• Gute PC-Kenntnisse (MS Office, Datenbanken) und Organisationstalent.
• Wünschenswert: Vorerfahrung im öffentlichen Dienst und Kenntnisse über Verwaltungsabläufe.
• Planungs- und Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und gute Kommunikation.
• Führerschein Klasse B; zeitliche Flexibilität gemäß dienstlicher Anforderungen.

Responsibilities

• Pflege der Kosten- und Leistungs-Datenbank TOPqw.
• Sichten, sortieren und scannen von Dokumenten im Zusammenhang mit Vertragsabschlüssen.
• Zuordnung der Kostendaten zu Kostenarten im Eingabeformular.
• Eingabe der Kostendaten in das Datenbank-Formular.
• Erstellung Archivplan und Archivierung der Schriftstücke.
• Mitwirkung bei Datenerfassung und Statistik.
• Überwachung der Datenlieferungen durch Kreise und Städte Brandenburg.
• Bedienung des Portals Statistik Berlin Brandenburg zur Recherche.
• Sitzungsdienst und Protokollführung bei Landesgremien.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Raumorganisation und Einladungserstellung.

Skills

PC-Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Eigeninitiative

Zeitliche Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung (Büromanagement/Bürokommunikation) oder Vorgängerberufe

A I Lehrgang an einem Studieninstitut für kommunale Verwaltung

Tools

MS Office

Datenbanken

Job description

Stellenbeschreibung

Beim Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa wurde zum 01. Juli 2016 eine „Serviceeinheit Jugend“ errichtet. Die Serviceeinheit übernimmt als Dienstleister für 18 Landkreise bzw. kreisfreie Städte des Landes Brandenburg im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe die Erfassung von Strukturdaten, Fallzahlen und Kosten, die Pflege und Weiterentwicklung einer Einrichtungs- und Leistungsdatenbank sowie die Organisation eines entsprechenden Fachaustausches für die örtliche Steuerung. Für 4 Landkreise bzw. kreisfreie Städte übernimmt die Serviceeinheit Jugend seit dem 01. Januar 2017 zusätzlich die Funktion der Beratung bei bzw. Durchführung von Entgeltverhandlungen nach § 78a ff. SGB VIII.
Im Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa, Dezernat III, Serviceeinheit Entgeltwesen ist eine Vollzeitstelle als

Sachbearbeiter Assistenz Datenerfassung Jugendhilfe (m/w/d)

ab sofort dauerhaft zu besetzen.
Wir suchen Sie für folgende Aufgabenbereiche:

• Pflege der Kosten- und Leistungs-Datenbank TOPqw
• sichten, sortieren und scannen der eigenen bzw. von den Kreisen und kreisfreien Städten übergebenen Dokumente im Zusammenhang mit Vertragsabschlüssen nach dem §§ 77 und 78a ff. SGB VIII (Betriebserlaubnisse, Konzeptionen, Verträge)
• unter Anleitung durch SB Datenerfassung Jugendhilfe: Zuordnung der Kostendaten (Personalkosten, Sachkosten, Investitionskosten) zu den Kostenarten im Eingabeformular
• Eingabe der Kostendaten in das Datenbank-Formular
• Erstellung Archivplan und Archivierung der schriftlichen Dokumente
• Mitwirkung bei der Datenerfassung und Statistik
• Überwachung der Datenlieferungen (Aufwendungen, Erträge, Fallzahlen für den gesamten Bereich der ambulanten, teilstationären und stationären Angebote der Jugendhilfe) durch die kreisfreien Städte und Landkreise des Landes Brandenburg
• Bedienung des Portals „Statistik Berlin Brandenburg“ zur Recherche von Bevölkerungszahlen und anderen Strukturdaten
• Geschäftsstelle Gremien auf Landesebene der Serviceeinheit Jugend
• Organisatorische Vorbereitung, Unterstützung sowie Nachbereitung der Sitzungen der Gremien auf Landesebene: Steuerungsgruppe Jugend, AG Jugend und entsprechende Unter-Arbeitsgruppen
• Erstellung von Tagesordnungen in Abstimmung mit dem Leiter der Serviceeinheit und den Gremienvorsitzenden
• Bearbeitung der Vorlagen, formelle und inhaltliche Prüfung der Unterlagen für die Gremien
• Sitzungsdienst mit Raumorganisation und Raumvorbereitung sowie Protokollführung
• Überwachung der termin- und sachgerechten Erstellung von Einladungen und Beschlussvorlagen
• Rechercheaufgaben
• Recherche von Beschlüssen der Schiedsstelle nach SGB VIII beim Ministerium für Bildung, Jugend und Sport des Landes Brandenburg
• Bedienung des juris-Portals zur Recherche von Urteilen und Beschlüssen der Landesverwaltungsgerichte und höherer Instanzen

Wir bieten Ihnen

• angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
• attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) - Entgeltgruppe 5
• Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
• Kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
• gute Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben (flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr (31 Tage ab 2027)
• sicherer Arbeitsplatz in der Region

Wir erwarten von Ihnen

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Vorgängerberufe (mit entsprechender Berufserfahrung) oder
• erfolgreich abgeschlossener A I Lehrgang an einem Studieninstitut für kommunale Verwaltung
• Kenntnisse im Bereich des Haushalts-, Kassen- und des Beschaffungswesens sowie der Personalangelegenheiten
• gründliche PC-Kenntnisse (MS Office und Datenbanken)
• wünschenswert: Berufserfahrung im öffentlichen Dienst sowie fundierte Kenntnisse über Verwaltungsabläufe
• wünschenswert: Kenntnisse über diverse Gremien auf Landesebene im Rechtskreis der Sozialgesetzbücher SGB VIII, SGB IX, SGB X und SGB XI
• Planungs- und Organisationstalent und hohes Maß an Eigeninitiative
• gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift
• zeitliche Flexibilität entsprechend der dienstlichen Anforderungen
• gültige Fahrerlaubnis Klasse B

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.
Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.
Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.